実はメール返信にも対応している電話秘書

2016.11.13スタッフブログ
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電話秘書でも利用できるメール返信代行とは

かつては電話などの音声通信がコミュニケーション手段でしたが、今は主流ではありません。最も利用するのは文字情報ではないでしょうか。

ネットショップでの商品購入、各種サービスの申し込みや問い合わせなど、様々な場面において、文字情報によるやり取りが行われています。メールは電話以上に時間や場所に関わらず利用できます。

友達同士であれば、見たタイミングで返信すればいいのですが、仕事に関わるメールは対応スピードが重要視されます。

例えばネットショップへと送信されてくるメールの総数は、ショップを利用するユーザー数に比例して増加すると考えられます。その中には商品注文のメールだけでなく、質問やクレームなどのメールもお寄せいただくことがあります。サイトの利用方法に関する質問、商品に関しての質問、商品購入後に発生した問題やクレームなど、その種類は様々です。

送られてくるメールが多すぎて、1人ずつ丁寧に返信できない。そのような時、弊社のメール返信代行のご利用をご検討下さい。

パソコンのキーボードを打つOL

返信の速さがイメージ向上に直結

問い合わせメールを送ってから返信に掛かる時間でその企業へのイメージが決まります。問い合わせを行ったお客様に迅速な返信対応を行うことで、企業が顧客を大事にしているという印象を持ってくれるのです。

しかし、理想を追い求めるとかなり早い対応を必要とされるのが実情で、例えばネットショップ運営において、1時間以内の返信で早いと感じる人はわずか4割とされています。ずっとパソコンの前で待機していなければなりなりません。

しかし、成約率の向上などが見込めるので、素早い対応を行いたいのは当然です。リピーターからの問い合わせは、これまで獲得してきた信頼がより向上し、固定客になってくれます。各社のページを長時間比較してから購入する方もいますから、「やはりちゃんとしている」というイメージをより強く持たれます。

イメージ戦略として、メールの返信速度も重要であるのは間違いありません。

クレーム対応も速さが大事

問い合わせは、その内容によってはクレームに近いものもありますし、クレームのメールもネットショップ経営をしていれば届くと思います。しかし、クレームのメールこそ、返信に時間がかかると問題になりがちです。

クレームは不満や困り事、問題があって発生するもので、なんとか解決したいという思いでお客様は返信を待っています。いつもは数時間程度で返信しているから同じように対応するという感覚だと、お客様は「自分に発生した重大な問題が軽視されているのか」と感じてしまいます。クレームの場合、通常の問い合わせよりも長い時間待っているかのように錯覚してしまうので、迅速に返信をしなければ、最初のクレームとは無関係な二次クレームが発生してしまいます。

これを防ぐためにも、クレーム対応はより迅速に行うべきものです。お客様は何を伝えたいのか、クレーム内容を正確に把握し、客観的な視点から担当者に伝える。それをこなすことができるのも、メール返信代行サービスの強みです。

メール返信においては、素早い回答はそれだけで印象を良くします。直接顔を合わせないメールであっても、お客様と接する部分に力を入れていると感じられるからです。もちろん丁寧な文章や的確な回答も必要です。このような高いハードルを超えて、お互いに満足のいく結果を出せるのが、メール返信代行サービスです。

利用する各会社様に合わせたプランを提供することが可能であり、弊社のメール返信代行サービスならば、24時間365日対応が可能となっています。その上、弊社は電話対応を主とする業務を続けてきた会社であります。顧客対応の業務実績・ノウハウを有しており、メール対応においても生かすことができます。

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