ビジネスで必要になる訪問マナー

2017.02.13スタッフブログ
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ビジネスでの欠かせないことといえばマナーです。訪問先で失礼のないように取引を行うことが成功の第一歩です。今回はビジネスマナーでの訪問にたどり着くまでの流れや電話のかけ方、訪問先での手土産の渡し方などをご紹介します。

ビジネスマンが名刺を取り出す

まずはアポイントを取ること

取引先への訪問を考えた時、最初に行うのは相手とのアポイントを取ることです。アポイントもナシに飛び込みで訪問するのは、ビジネスとして礼を失することになります。なるべく良好な関係を築くことを考えるなら、しっかりと事前のアポイントを優先しましょう。

アポイントを取る際は相手側の都合を優先します。初めて訪問する場所では1週間ほど前にアポイントを入れておくようにしましょう。電話でアポイントを取るときには用件と訪問に要する時間などを伝えることで予定を取ってもらいやすくなります。訪問先のスケジュールが優先ですが、日程が合わないときは代替案を提案します。これで日程が合えばアポイントが取れたことになります。電話では訪問するときにどのような内容で話すのか、要点だけで良いので伝えておきましょう。

訪問日までに行うこと

アポイントが取れたらすることは訪問先の場所や先方の情報などを下調べすることです。訪問先で会う相手のお名前や訪問先までの交通手段や所要時間を確認しておきましょう。最寄り駅から訪問先への道のりを確認しておくことも必要です。アポイントが取れた日から訪問日まで時間が開いていたならば訪問日全日に先方にメールか電話で確認をすることをおすすめします。訪問当日は、清潔感のある身なりをしましょう。必要な資料、名刺、地図など忘れ物をしないようにしましょう。

訪問先でのマナー

訪問先に着いたら建物内に入る前にコートやマフラーなどは脱ぎましょう。コートは片手に持ち、傘がある場合は傘立てに入れておくか傘立てがなければ外で水滴をしっかり落としてから持ち込むか傘袋が設置されていれば使うようにしましょう。

訪問先に入ったらまず、受付で社名と所属、名前、訪問先の部署と担当者名を伝えて取り次ぎしてもらいます。部屋に通されたら案内者の指示に従い、たとえ上席に誘導されても座るのがマナーです。持参した荷物は空いている椅子やテーブルには置かず床に置きます。コートは畳んだ上で脇に置きます。

お茶が出された場合、自分だけ出されたときは飲んでも構いません。しかし、先方にも出されていた場合は口を付けずに待つことです。談笑が終わり帰る際にもコートやマフラーは建物から出てから着ます。

訪問先への手土産

手土産を選ぶ際は、自社の周辺地域にある銘柄を選ぶのがマナーです。訪問先の方で買った手土産は相手に分かってしまうと手土産の意味がなくなりますので、遠くの地域や地方の手土産を購入しましょう。手土産の種類は個包装のお菓子や詰め合わせなどにし、賞味期限が長いものを選ぶようにしましょう。手土産を渡す人は会議室や応接室に入ったら担当者が2名以上居た場合は上席(入口から一番遠い席)の人に渡すのが正しいです。

上司が同行している場合には、会社の代表してのことなので上司から渡してもらうようにしましょう。手土産を渡すタイミングは部屋に通されて挨拶をし、席につく前に渡します。このタイミングを逃してしまった場合は、一段落ついた時か最後の挨拶に渡しましょう。

ビジネスマナーにはたくさんの注意することがあり、きちんとマナーを守っていないと相手にされないこともあります。特に訪問をするに当たってマナーはその会社の印象にも繋がります。電話でのアポイントをするところからマナーをしっかりしておきましょう。

こちらのマナーは訪問のときだけでなくビジネスを行う際は必要になってくる項目です。会社の代表としてだけでなくいち社会人として人としての大事な要素です。マナーは厳しいですが怠らずに出来るように身に着けていきましょう。手土産を持って行くときも中身の選択には注意して選びましょう。

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