整理術をマスターしよう

2017.02.23スタッフブログ
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ビジネスシーンで身につけたい整理整頓の術

きちんと整理された机と、無駄に書類が山積した机。どちらが仕事しやすく、はかどるかは説明するまでもないでしょう。書類や用具の整理は、業務の効率とモチベーションに直結します。そこで今回は、ビジネスの現場で役立てたい整理術をご紹介します。

仕事をするデスク

まずは、捨てることから

整理とは、必要なものとそうでないものを明確に分けることです。必要最低限のものだけ残し、後はすべて捨てます。この情報整理がビジネスの現場では必要不可欠です。

「何を基準に、捨てるものと残すものを選べばいいのか分からない」という方は、“時間”を基準に分けてみて下さい。情報の種類や内容、価値に関係なく、時間を軸に考えます。そのベストな期間は2年。それより前の情報をいくら大切に保存しても、現在の仕事に直接的に、大きく影響を与えるとはあまり考えられません。古い情報が必要になったとしても、インターネットで検索すればかなりの確率で取り出し可能です。2年分の記録と情報のみを確保し、後は思い切って捨てる。このルールを徹底するだけで、周辺の情報はかなり整理されて仕事の効率もアップするはずです。

書類関係は「立てる」が基本

整理整頓しやすく、いつでも取り出せる状態にするには、書類を収めたファイルなどはすべて「立てる」様にして下さい。立てた状態だと、今必要な書類も一目で分かりますし、元の位置にも戻しやすいというメリットがあります。

横積みにしてしまうと取り出すのも大変ですし、確認にも手間がかかります。用事が済めば上からボンと置くだけで、また必要な時がくれば一から探さなければなりません。書類に限らず、机の上に置くものは、何でも立てて整頓することを心がけて下さい。

その他の工夫としては、色分けしたり、数字を振ったりしてカテゴライズすると、より見分けがついて探しやすくなります。
常に整理整頓された状態でデスクワークしていると、いつでも必要に応じて書類を取り出せる安心感も生まれ、仕事もはかどります。日々の業務のモチベーションにも影響する整理術。ぜひともマスターして仕事の能率アップに役立てて下さい。

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