オンライン秘書とは？

更新日：2022.05.09スタッフブログ

オンライン秘書とは、インターネット上で担当の秘書がさまざまな業務依頼に応えてくれるサービスです。業務内容は多岐にわたり、かつては秘書に頼まなかった作業も引き受けてくれます。出社する必要がないため、通勤費もかかりません。このサービスをうまく利用すれば、さまざまなメリットがもたらされます。そこで今回は、オンライン秘書の特徴をご紹介するとともに、サービス導入により見込まれるメリットや具体的な業務内容についてご説明します。

1 オンライン秘書の特徴とメリット

オンライン秘書の特徴とメリット

オンライン秘書とは？

オンライン秘書とは、インターネットを通じて秘書業務を依頼できるオンラインサービスの一種です。契約関係は、時間単位あるいは個人単位などで結ばれます。

オンライン秘書は基本的にバーチャルな存在であり、通常は会社に出勤しません。各業務を進める時、クライアントはチャットやWeb会議を介して担当秘書と情報交換します。主な業務内容は、通常の秘書と大きく変わりません。クライアントの予定を把握したうえで取引相手との連絡などを代行し、スケジュール調整を始めとする各種の業務管理を請け負います。

ネット回線を利用する点が活かされ、専門的な作業を任される場合も少なくありません。その一例が、Webデザインや画像の加工・編集といったクリエイティブ系の仕事です。言語スキルに秀でた人は、多言語翻訳を引き受けることもあります。また業種によっては、メルマガ作成などSNSによるマーケティング活動も含まれます。ネット環境が整えられた現代では、これまでより業務内容の幅は広がり個々のスキルが活かされる場面も増えました。

勤務スタイルも在宅ワークなどが可能であり、秘書は会社の営業時間に束縛されません。クライアントも頼みたい仕事がある時だけ連絡するなど、お互いに融通しやすいことはこのサービスにおける大きな特徴のひとつになっています。

オンライン秘書の導入メリット

オンライン秘書のサービスを導入すると必要に応じて仕事を依頼できるため、人件費などのコスト削減を見込めます。

従業員が出社して働く場合、まず仕事の有無に関係なく業務時間中は給与が発生します。せっかく雇った人手を無駄にしないためには、仕事を行ってもらわなければなりません。
一方で、事業を立ち上げたばかりの時など、人手を雇う余裕がないと、事業主がひとりで業務を抱え込むことになるかもしれません。

オンライン秘書は、これらのミスマッチを防いでくれます。クライアントが手に負えない仕事だけを、契約相手に発注できるためです。報酬も実際の労働時間にもとづいて計算されるので、予算に合わせて依頼件数を調整できます。秘書は業務依頼を受けても会社に通勤しないので、交通費も発生しません。

このサービスにより、勤務しているスタッフの人数に合わせて仕事を配分する苦労が軽減されます。数少ないスタッフが、処理しきれないほど多忙になる心配もありません。新たに人を採用しなくて済むため、募集広告の作成、面接を含めた応募者への対応、採用された人への指導・教育も必要なくなります。各個人が本来の業務に集中しやすい職場環境になり、生産性の向上を望めるわけです。

予算を考慮しながら依頼者が必要とする範囲内で業務を依頼できる点は、オンライン秘書の導入がもたらす魅力として見逃せないでしょう。

主なサービス内容

オンライン秘書の業務内容は、従来型の秘書業務だけでなく、マーケティング活動やクリエイティブ関係まで多岐にわたっています。この状況は、インターネット経由のサービスというシステムが反映された結果といえるでしょう。

これまで通りの秘書業務としては、スケジュール調整以外にも出張に伴うチケットや宿泊場所の予約、また会議の議事録など各種資料の作成が挙げられます。最近は、予算の見積書や決算書の作成、さらに人材採用に関連したセミナーの手配といった経理および人事部門の業務を引き受けるケースも少なくありません。

マーケティング分野の業務は、SMSのメルマガ作成に限らず、Webサイトにおける各種コンテンツの更新・修正、コメントの返信からアクセス解析まで対応可能です。依頼があれば、プレゼン資料ならびに企画書の作成、あるいは各種の情報リサーチおよびデータ分析も行います。

クリエイティブ系の業務には、Webサイト自体のデザインとともに、広告のためのバナー作成やアプリ開発も含まれます。これらの作業を、通常の勤務形態のまま秘書業務と兼任することは容易ではありません。オンラインにより提供されるサービスのため、担当秘書がこれらの専門スキルを持っていると有効活用される機会も増え始めているのです。

現在、これらの業務を実際に進める担当者は在宅ワーカーが中心といわれています。各自がサービスを提供する企業に所属していますが、多くの場合、複数人がチームを組んで業務に臨んでいます。企業によっては得意分野があるので、利用する際は各企業の特色を調べておくと良いでしょう。