電話の出方・受け方マナー完全版｜第一声と取り次ぎ例文
更新日：2026.04.15 / 公開日：2026.04.23ビジネス豆知識
電話が鳴った瞬間、「最初に何と言えばいいのか」と迷ってしまい、言葉が出てこなくなることがあります。仕事の電話は相手や内容が見えない分、言い間違いや対応ミスを気にして、必要以上に緊張しやすくなります。「できないと思われたくない」「でも今さら聞きづらい」と感じている方も多いのではないでしょうか。本記事では、第一声から取り次ぎまで、実務ですぐに使える電話対応の基本をわかりやすく解説します。流れと型を押さえることで、電話対応は無理なく対応できる業務に変わります。」。落ち着いて受けられる状態を目指していきましょう。
電話の出方マナー｜まず覚えるべき第一声
電話が鳴ったときの第一声は、その会社や担当者の印象を左右する大切なポイントです。ここでは、まず覚えておきたい第一声のマナーと、電話に出る際の基本ルールを整理します。
基本の第一声
電話に出たら、まずは「お電話ありがとうございます。〇〇株式会社、△△でございます。」と名乗るのが基本です。会社名と自分の名前をはっきり伝えることで、相手に安心感を与えられます。
声はやや明るめを意識し、聞き取りやすいスピードで丁寧に話すことが重要です。
3コールルール
電話は3コール以内に出るのが基本とされています。スムーズに対応できるだけで、相手に与える印象は大きく変わります。着信に気づいたらできるだけ早く手を止め、すぐに対応する意識を持ちましょう。
遅れた場合
3コール以上鳴ってしまった場合は、いきなり名乗るのではなく、「お待たせいたしました。」と一言添えることが大切です。たとえば「お待たせいたしました。お電話ありがとうございます。〇〇株式会社、△△でございます。」と続けることで、丁寧な印象になります。
NG例
「はい、もしもし」といった私的な出方や、会社名を省略する対応はビジネスの場では適切ではありません。また、無言で出る、声が小さく聞き取りづらいといった対応も印象を下げてしまいます。第一声は会社の代表として対応しているという意識を持ち、基本の型を崩さないことが重要です。
電話の受け方マナー｜取り次ぎ・不在対応の基本
電話対応では、第一声だけでなく、その後の取り次ぎや不在対応も重要です。受け答えによって、相手に与える印象や業務のスムーズさが大きく変わります。
取り次ぎ
担当者に電話をつなぐ際は、相手の名前と要件を簡潔に確認したうえで、丁寧に案内することが大切です。
- 「〇〇ですね。少々お待ちくださいませ。担当の△△におつなぎいたします。」
- 「恐れ入ります。担当の△△におつなぎいたしますので、このままお待ちいただけますでしょうか。」
保留にする前に一言添えることで、相手に安心感を与えられます。
不在時
担当者が不在の場合は、状況を簡潔に伝えたうえで、次の対応を提案します。
- 「申し訳ございません。担当の△△はただいま外出しております。」
- 「恐れ入りますが、本日は終日不在となっております。」
そのまま終わらせるのではなく、折り返しや伝言の案内につなげることがポイントです。
折り返し
折り返し対応では、相手の都合を確認しながら案内します。
- 「よろしければ、戻り次第こちらから折り返しご連絡させていただきますが、いかがでしょうか。」
- 「差し支えなければ、ご連絡先とご都合のよろしいお時間をお伺いしてもよろしいでしょうか。」
相手の希望をしっかり聞き取ることで、スムーズな対応につながります。
メモの取り方
電話内容は聞きながら要点を押さえてメモを取ることが重要です。相手の会社名・氏名・連絡先・用件・折り返しの有無や希望時間は最低限記録しておきましょう。特に名前や数字は復唱して確認することで、聞き間違いを防げます。メモは後から見てもわかるように簡潔に整理しておくと、引き継ぎもスムーズになります。
関連記事として、より詳しい対応のコツや実務で役立つポイントは以下の記事も参考にしてください。
>>電話メモの取り方のコツ
>>電話対応の敬語使い方完全ガイド
>>電話で漢字を正確に伝える方法
電話の出方と受け方の違いとは？
電話対応では、「出方」と「受け方」を分けて理解しておくことが大切です。どちらも同じように見えて役割が異なり、それぞれのポイントを押さえることで、対応全体がより円滑になります。ここでは違いを整理しながら、意識すべきポイントを確認します。
出方＝第一声（最初の挨拶）
出方とは、電話に出た直後の第一声のことを指します。「お電話ありがとうございます。〇〇株式会社、△△でございます。」といった最初の挨拶がこれにあたります。
ここでは、会社名と名前を正確に伝えること、聞き取りやすい声で話すことが重要です。第一声は相手に与える印象を左右するため、明るさや丁寧さを意識するだけで印象が大きく変わります。
受け方＝対応（要件を聞く→取り次ぐ）
受け方は、第一声の後に行う一連の対応を指します。相手の会社名・氏名・用件を正確に聞き取り、その内容に応じて取り次ぎや不在対応を行います。ここでは「正確に聞くこと」と「適切に次の行動へつなげること」がポイントです。聞き取りが曖昧なまま進めてしまうと、取り次ぎミスや伝言漏れにつながるため、必要に応じて復唱しながら確認することが重要です。
FAQ｜電話の出方・受け方でよくある質問
電話の出方や受け方は「なんとなく」で対応してしまいがちですが、基本を押さえておくことで迷いなく対応できるようになります。ここでは、現場でよくある疑問をQ&A形式で整理しました。実務でそのまま使えるポイントを中心に確認していきましょう。
Q. 会社の電話の受け方はどのように対応すればいいですか？
A. 会社の電話は、一定の流れに沿って対応することで、落ち着いて進められます。基本は「名乗る→確認する→聞く→つなぐ」の順番です。まず電話に出て会社名と自分の名前を名乗り、その後、相手の会社名と氏名を確認します。続いて用件を聞き取り、内容に応じて担当者へ取り次ぎます。
- 「少々お待ちください。〇〇におつなぎいたします。」
Q. スマホの電話の出方・受け方はどうすればいいですか？
A. スマホであっても、仕事の電話であれば基本のマナーは変わりません。会社用のスマートフォンや業務用携帯では、固定電話と同様に会社名を名乗ることが基本です。
- 「お電話ありがとうございます。株式会社〇〇でございます。」
一方、プライベートの電話でも、相手がわかるように名前を名乗ると丁寧な印象になります。
- 「はい、〇〇です。」
Q. 電話対応が上手い人は何を意識していますか？
A. 特別なテクニックよりも、基本の徹底が重要です。明るい声で話すこと、聞き取りやすいスピードで話すこと、そして内容を復唱して確認すること。この3つを意識するだけで、相手に与える印象と対応の正確さは大きく変わります。
Q. 電話の出方のボタン操作がわからない場合は？
A. 電話機の操作方法は会社ごとに異なりますが、基本的な流れは共通しています。受話器を取って応答し、取り次ぐ際は保留ボタンを押してから内線で担当者を呼び出します。操作に不安がある場合は、事前に社内マニュアルや周囲の人に確認しておくと、いざというときに落ち着いて対応できます。
【関連記事はこちら】>>【図解あり】会社電話の保留のやり方
Q. 電話対応がどうしても苦手な場合はどうすればいいですか？
A. まずは基本フレーズをいくつか覚え、型に沿って対応することで負担を軽減できます。それでも対応に時間を取られる場合や業務への影響が大きい場合は、電話代行サービスの活用も一つの方法です。一次対応を任せることで、用件の整理や取り次ぎをスムーズに行え、社内の業務負担を抑えることにつながります。
まとめ
電話対応は、特別なスキルが必要な難しい業務と思われがちですが、実際は「型」を押さえることで安定して対応できるようになります。最初は戸惑う場面があっても、基本フレーズと流れを身につければ、電話対応は自然とこなせる業務へと変わっていきます。苦手意識を減らし、落ち着いて対応できる状態を目指していきましょう。
電話対応に不安がある場合や、業務中の電話対応に負担を感じている場合は、電話代行サービスの活用も一つの選択肢です。弊社・電話代行サービス株式会社では、経験豊富なオペレーターが企業の窓口として一次対応を行い、用件を正確に整理したうえで担当者へ取り次ぎます。
急な電話対応に追われることなく本来の業務に集中できる環境を整えたい方や、対応品質を安定させたい企業にとって、実用的なサポートとなります。電話対応の負担軽減と業務効率化を両立したい場合に、導入を検討してみてはいかがでしょうか。
【関連記事はこちら】>>【PDF付き】コールセンター監修・電話対応マニュアル
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