オフィス分散化にも役立つ電話代行

更新日：2023.10.23秘書代行

最近は新型コロナウイルスが感染拡大した影響もあり、首都圏の企業にて本社機能などを地方に分散する動きが増え始めています。ただ、オフィスの分散化はコストを軽減できる一方で、デメリットも伴うと指摘されています。多くの手間をかけずオフィスを分散するなら、電話代行が役立つでしょう。そこで今回は、首都圏の企業の動向をふまえつつ、オフィス分散化のメリット・デメリットや電話代行のおすすめサービスをご紹介します。

1 首都圏の企業は地方へ移転・分散する傾向
- 1.1 関東経済産業局による調査
- 1.2 帝国データバンクによる調査
2 オフィスを分散するメリット・デメリット
- 2.1 オフィスの分散化がもたらすメリット
- 2.2 オフィスの分散化に伴うデメリット
3 電話代行のおすすめサービス
- 3.1 「全国電話番号貸出サービス」の概要
- 3.2 他のサービスとの組み合わせで機能向上
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首都圏の企業は地方へ移転・分散する傾向

最近の企業動向に関する調査によると、新型コロナウイルス感染拡大の影響もあり、本社や本社機能について首都圏から地方への移転・分散を検討している企業は増える傾向にあると判明しました。

関東経済産業局による調査

関東経済産業局が実施した企業の地方移転に関する動向調査を見ると、2021年に移転や分散を具体的に検討する予定、あるいは将来的に検討の必要性を認識しているとの回答は約5％でした。調査の実施期間は2021年1月18日～2月5日、調査対象は首都圏に活動拠点のある企業です。

今回の調査に限ると、会社の拠点や機能を「過去に移転・分散を検討したことはなく、今後も検討の予定はない」との回答は69.7％と約7割になっています。

一方、「過去に検討し、実際に移転・分散した」18.4％、「過去に検討または現在検討中だが、移転・分散は未実施」3.2％、「2021年に具体的に検討を開始する予定である」0.3%、「今後具体的に検討する必要性があると認識している」4.3%でした。

過去に移転・分散を実施した企業から現時点で検討中および将来的に検討予定のケースまで合計で26.2％と、大きな流れとはいえないでしょう。それでも2021年以降に実施予定の企業は5％であり、若干ながらも増加傾向を示していると考えられます。

【参考】関東経済産業局地域経済部「地方移転に関する動向調査結果」

帝国データバンクによる調査

帝国データバンクが実施した首都圏における企業の転入・転出動向に関する調査に目を向けると、2021年に首都圏から移転したケースは過去最多を記録しました。当調査は、2021年に首都圏と地方との間で本社を転入もしくは転出した企業について分析しています。分析対象は、帝国データバンクが企業概要についてデータを保有しているなかで、業種や事業規模をはっきりと把握している企業です。

分析結果によると、2021年に本社または本社機能を移転した企業はトータルで2258社に及びました。そのうち、これらを首都圏から地方へ転出したケースは351社です。数値そのものはトータルの2割に届かず、大きな割合を占めているとはいえません。

ただ過去のデータと比べた場合、首都圏からの転出企業が300社を超えるのは2002年以来です。さらに過去最多であった1994年の328社を上回り、これまでの最多記録を更新しました。上記の2つの調査をふまえるなら、これまで首都圏に拠点のあった企業が本社もしくは本社機能を地方へ移転・分散する傾向は強まっていると理解できます。

【参考】帝国データバンク「首都圏・本社移転動向調査（2021年）」

オフィスを分散するメリット・デメリット

首都圏に拠点のある企業が地方にオフィスを分散する主なメリットは、コスト軽減や幅広い人材の確保を見込める点です。ただ、各々の勤務場所が離れると、従業員同士のコミュニケーション不足を招きやすいなどのデメリットも伴います。

オフィスの分散化がもたらすメリット

本社機能の一部などを地方のオフィスに分散した場合、企業にもたらされる大きなメリットはコストの軽減です。
全国的に地方の物件は、首都圏に比べると賃貸料が割安に設定されています。家賃の安い地方のオフィスに本社機能を分散し、首都圏にある拠点オフィスの規模を縮小すれば、トータルで経費節減につながります。

また、首都圏以外に勤務できる場所の範囲が広がるところも、オフィスの分散化で期待される代表的なメリットです。これまで首都圏への出勤が難しかった地域も通勤圏内となり、これまで以上に幅広い人材を確保できる可能性が生まれます。

オフィスの分散化は、地域の事情に合わせ多様な働き方を実現しやすくなるともいわれています。それぞれの職場が各地のニーズに応じた働きやすい環境を提供すれば従業員のモチベーション向上に有効であり、企業にとっても大きなプラスです。

オフィスの分散化に伴うデメリット

首都圏から地方へオフィスを分散した際、従業員同士のコミュニケーション不足が発生しやすいと指摘されています。オフィスの分散化がコミュニケーション不足につながる主な要因は、首都圏に勤務地が集約されている場合と異なり、同じ職場に全従業員が出勤しないためです。お互いが職場内で顔を合わせていないと、意思の疎通は難しくなる傾向が見られます。

地方に分散したオフィスの経費を抑えるため、シェアオフィスやコワーキングスペースを活用した場合、これまでと変わらないセキュリティレベルを維持できるかも大きな課題です。これらの問題を克服するには、オフィスを分散してもコミュニケーションがとりやすく、セキュリティ面にも配慮した新しい体制づくりが不可欠です。

ただ、コスト的な都合を考えると、早急に万全の業務環境を整えるのは容易でないと考えられます。そんな場合、地方に分散したオフィスには最初のうち必要最低限の事務機能だけ備えるなどの工夫が求められるでしょう。

電話代行のおすすめサービス

首都圏の企業が地方にオフィスを分散した際、電話代行はさまざまな形でサポートできます。弊社の場合、おすすめは「全国電話番号貸出サービス」です。他のサービスと組み合わせれば、さらに使いやすさは高まります。

「全国電話番号貸出サービス」の概要

電話代行サービス（株）がご提供する「全国電話番号貸出サービス」は、主要地域の市外局番からフリーダイヤルやIP電話の番号までレンタルするサービスです。現在、弊社でレンタル可能な市外局番は東京03や大阪06をはじめ全国各地に及んでいます。首都圏に本社のある企業が地方に分散したオフィスも当面は都内の事務所として運営したい場合、東京03をレンタルしておくことがおすすめです。

実際に当サービスを利用する時、企業による電話回線の契約や各種通信機器類の調達は不要です。弊社は一通りの通信体制を整えたうえで業務に臨むため、サービスの契約後は弊社のオペレーターが速やかに電話対応を開始します。

新天地で事業展開する際、新規の顧客や取引先を獲得するために、電話窓口は重要な足がかりです。弊社サービスは地方に分散したオフィスの体制が十分に整わないうちから窓口対応を始められるため、おすすめと考えられます。

他のサービスとの組み合わせで機能向上

「全国電話番号貸出サービス」の機能を高めるなら、弊社が用意する他のサービスと組み合わせると効果的です。なかでも大きな効果を発揮するサービスとして、24時間365日にわたり対応するシステムが挙げられます。このシステムを併用すれば、平日の夜間帯や土日・祝日の電話対応を望まれるケースでもリクエストの声にお応えできます。

通常業務の終了後や週末に電話がつながりやすくなると、いつ起きるか分からない突然のトラブルに対処しやすくなります。とくに大規模災害の発生時など、ライフラインに関わる企業は速やかに連絡を受ければ迅速な現場対応を実現できるでしょう。いつでも迅速かつ適切に電話対応できる体制を整えておくと、万一の事態に見舞われたなかでも、お客様や取引先に安心感を抱いてもらうのに有効です。

電話代行サービス（株）で業務を担当するオペレーターは、常に高品質の電話対応を心がけています。地方へのオフィス分散化に伴い電話代行の活用をお考えなら、ぜひ上記の弊社サービスなどをお役立てください。