社内アンケートの活用で従業員の本音を引き出そう

更新日：2023.02.16ビジネス豆知識

会社で社内アンケートを実施する大きな目的は、経営状況や職場環境の改善です。現場がどんな課題を抱えているか把握するには、従業員から本音を聞き出す必要があると考えられます。ただ、上手にアンケートを実施しないと、十分に意見を聞くことはできないでしょう。そこで今回は、社内アンケートの効果を高めるためのポイントをご紹介します。

1 社内アンケートの目的や手順
2 アンケートの主な質問形式
3 従業員の本音を引き出すポイント

社内アンケートの目的や手順

社内アンケートの主な目的は、組織の改善です。アンケートで従業員がもつ要望や職場の問題点を知り、現状把握を通して会社が抱える課題の解決を目指します。

社内アンケートの主なタイプ

社内アンケートの主な種類は、定期的に実施する調査と、何か問題が起きた時に状況把握のため不定期で実施するパターンの2タイプがあります。定期的な調査では、基本的に経営状態の健全化を図ります。社内環境に対する従業員の満足度やニーズを調べ、さまざまな組織改革を進める時のスタート地点として活かします。

問題の発生時に実施されるアンケートの目的は、問題が起きた経緯やトラブルにつながった原因の把握です。組織が抱える問題点を調べ、どんな課題に取り組む必要があるか分析するのに役立てます。従業員から本音を聞かせてもらい経営改善に活用する場合、一般的には前者の定期的なアンケート調査を実施します。

アンケートを実施する手順

アンケートを実施する手順は、目的の明確化から、調査対象と調査方法の選定、質問項目の設定、アンケートの実施、調査結果の集計と分析、成果の活用です。社員の理解を得るには、目的の明確化が不可欠です。調査対象、調査方法や質問項目は、個々のアンケートの具体的な目的に応じて決めます。

アンケートを実施する際、有効な結果を得るには少なくとも8割の回収率が必要といわれています。またアンケートを無駄にしないため、調査結果の集計と分析は怠れません。回答内容を分析した成果は課題解決の糸口として活用し、会社の経営改善につなげます。

調査結果を有効活用するには

調査結果をできるだけ有効活用するには、経営課題を克服するための改善策を検討するとともに、現場運営に反映した後の手直しが重要です。アンケート結果の分析を通じて会社の経営課題が明らかになったら、従業員の声をふまえ改善策を検討します。ただ、一度の対策で従業員の不満が解消するとは限りません。

少しでも多くのニーズに応えるには、たいてい数回にわたる手直しが必要です。いろいろ対策した後も定期的にアンケートを繰り返し、どれくらい効果があったか従業員の反応を確認します。調査結果をふまえた改善策が少しずつ効果を上げれば、会社に対する従業員の満足度は向上すると見込めます。

アンケートの主な質問形式

アンケートの主な質問形式は、単一回答、複数回答、順位づけや自由記述です。各々の形式で、メリットや注意点は異なります。

単一回答のメリットと注意点

単一回答は、複数の選択肢から回答をひとつ選んでもらう形式です。通常、選択肢には「はい」と「いいえ」が用意されます。あまり時間をかけず回答できる方式であり、仕事の忙しい従業員に多くの項目を質問したい場合に適していえます。ただ「はい」か「いいえ」の2択では比較的に「はい」と回答される傾向にあり、「普通」や「どちらでもない」を含めると回答に迷った時に中央値が選ばれやすいため、集計結果の分析では注意が必要です。

複数回答のメリットと注意点

複数回答は、複数の選択肢から回答者に該当する答えをすべて選ぶ形式です。アンケートの質問によっては、1人の回答者がいつくか答えを思いつく場合があります。そんなケースでも、このタイプなら回答者は感じたままに答えやすくなります。とはいえ回答には割と時間がかかります。集計で答えの傾向を把握するのは単一回答ほど簡単でありません。そのため、この形式を採用する際は単一回答より適しているか検討することが大切です。

順位づけのメリットと注意点

順位づけは、複数の選択肢に回答者が順位をつける形式です。このタイプを用いると、それぞれの選択肢が回答者にどれほど重視されているか把握するのに役立ちます。さらに1位は5点、2位は4点などポイント制を組み合わせると全体の傾向が見えやすくなります。どれだけ選択肢を用意するかは、この形式の悩みどころです。選択数が少ないと順位をつける意味は薄れ、逆に多過ぎると回答に手間がかかるため、選択肢の数が適度かどうか、注意は怠れません。

自由記述のメリットと注意点

自由記述は、回答者の考えや要望を自由に書いてもらう形式です。この場合、選択式に比べると回答者から生の声を聞ける可能性は高まります。従業員がどんな不満を抱いているかイメージしやすくなり、改善策を検討するうえでの効果は大きいといわれています。

とくに注意したい点は、調査結果の分析に多くの時間や労力を要するところです。ニーズを把握しやすくても、このタイプばかり用意するのは問題があると考えられます。アンケートづくりでは、その目的だけでなく集計や分析にかかる手間も考慮したほうがよいでしょう。

従業員の本音を引き出すポイント

社内アンケートで従業員の本音を引き出す重要なポイントは、個人が特定されない工夫やアンケートの目的の明確な伝達です。アンケート調査はすべて公表し、経営改善に反映する姿勢も大切になります。

個人が特定されない工夫

アンケートの形式については、誰が回答したのか特定されない工夫が不可欠です。従業員が本音でアンケートに答えると、職場への不満を打ち明けることにつながります。職場に対する批判的な意見が上司の感情を害するかもしれないと考えると、思ったまま答えるのは難しくなるでしょう。従業員の不安を取り除くには、個人が特定されない形式でアンケートを実施する配慮が欠かせません。無記名でも筆跡から誰の回答か推測される可能性があるため、インターネットを活用するのが無難です。

アンケートの目的を明確に伝達

アンケートの目的は、事前説明やリード文で従業員にはっきり伝えておくことが重要です。あらかじめアンケートの目的が明示されていると、従業員はその意図に沿って回答しやすくなると考えられます。なぜアンケートするのか分からないままより、何となく答える可能性は低くなるでしょう。

そんな効果を狙うなら、どんな課題の解決を目指すのかできるだけ具体的に示すのがよいと考えられます。自分の意見がどんな経営改善に活かされるか分かれば、回答のモチベーションも高まるかもしれません。

アンケート調査はすべて公表

アンケート調査は、会社に都合がよいか悪いかに関係なくすべて公表する必要があります。従業員が本音でアンケートに回答した場合、経営陣にとって不愉快な意見が含まれる可能性は十分にあります。会社側の機嫌を損ねたくないとの思いがあると、都合の悪い結果は発表しにくいかもしれません。

ただ会社に都合のよい意見だけ示せば、本音で答えた従業員は意味がなかったと感じるでしょう。従業員を失望させないためには、会社側に不都合な意見もすべて公表する姿勢が不可欠です。

調査結果は経営改善に反映

アンケートの実施後、調査結果は可能な限り経営改善に反映することが望まれます。従業員からアンケートで本音を引き出せても、そのまま放置したら意味がないでしょう。従業員が何を不満に感じているか判明したなら、経営改善への反映は怠れません。アンケート結果をふまえ職場を変えていった場合、従業員は自分の意見が役立ったと感じるでしょう。次のアンケートでさらに本音を引き出すためにも、調査結果は経営改善に結びつけることをおすすめします。