電話代行における連絡の振り分けについて

更新日：2024.08.21電話代行

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1 電話代行の連絡振り分けとは？
2 連絡先の振り分ける条件について

電話代行の連絡振り分けとは？

今回紹介するのは、電話代行における連絡の振り分けについてです。といった所で「連絡の振り分けとは何？」と思う方もいるでしょう。先に連絡先の振り分けについてご紹介します。電話代行というのは、お客様からかかってきた電話に対して、依頼をうけた企業様に代わって電話対応を行います。そこで伺った用件、問い合わせ内容などを企業様に報告するサービスです。

この報告先については1ヵ所というわけではなく、複数の連絡先を選択できたり、条件を設定していただくことで、変更することができるのです。この複数の連絡先を設定することを「連絡の振り分け」としております。つまり、とある条件では連絡先Aへと報告し、それ以外の条件では連絡先Bへ報告するということが可能なサービスです。

連絡先の振り分ける条件について

複数の連絡先を様々な条件によって送信先を変更することを連絡の振り分けと読んでいる訳です。振り分けの条件に関してですが、大きくは次のようになります。v

担当者別によって振り分ける
時間や曜日、平日祝日などで振り分ける
問い合わせ用件別に振り分ける

例えば、株式会社○○という業者からの問い合わせは連絡先Aへ、有限会社××は連絡先Bへという振り分け方ができます。電話をしてきた相手によって振り分けるパターンです。

時間帯による振り分けの例では、平日9:00～18:00までは連絡先Aへ、平日18：00～22：00までは連絡先Bへ、土日祝は終日連絡先Cへという振り分け方も可能です。

もちろん、このような振り分けをしたうえで、全ての連絡を受け取る報告先の設定も可能です。

他に多い使用例としては、同じ用件を複数の連絡先に報告することです。複数の連絡先を設定することで、対応できる人間が適時処理を行うという形を取ることが可能です。社内チャットなどで「○○の件は私が対応します」と一言伝えるだけで、メールを転送したり、対応する人員を選定する必要がなく、手間を省くことができます。

連絡の振り分けというのは、様々な応対が考えられる電話代行だからこそ、重要になってくる機能と言えます。なぜなら、振り分け先があやふやであったり、間違っていたりすると、違う人間に報告して余計な時間がかかるなど、お客様に迷惑をかけてしまう可能性があるわけです。

弊社の電話代行は「オーダーメイド型」のサービスとなっています。お客様が満足できる振り分けを提供することもできるかもしれません。お気軽にお問い合わせいただければと思います。