司法書士や行政書士をサポートする補助者の役割

更新日：2022.05.09スタッフブログ

司法書士や行政書士は、必要があれば事務所に補助者を置いて業務を分担できます。資格の取得を目指している人は、補助者として雇われれば実務経験を試験勉強に活かせるでしょう。そこで今回は、補助者の設置が認められた背景や雇用条件、また補助者の仕事内容をご紹介します。

1 司法書士や行政書士の補助者とは…？

司法書士や行政書士の補助者とは…？

法律などによって補助者設置が認められている

本来、司法書士や行政書士の仕事は、法律によって独占業務に位置づけられています。司法書士などの事務所が顧客から依頼を受けた際は、資格所有者が手続きを行う必要があります。
しかし、事務所のスタッフ全員が有資格者とは限らず、依頼が多ければ人手が足りなくなる恐れがあります。法律で決まっているといっても、人手不足のため書類作成などが提出期日までに間に合わなければ依頼者に迷惑をかけてしまい望ましくありません。

司法書士や行政書士が自分たちの仕事をきちんと遂行するためには、他者のサポートが必要になることもあります。その様な事情から、補助者の設置が許可されることになったのです。
ただし、理由もなく補助者を設置できるわけではありません。ある行政書士会の補助者規則では、「(各種の法律にもとづく)行政書士業務を行うために必要がある場合に限り、補助者を置くことができる」と定められています。そこには年齢などの不適格事由も示されており、誰かを補助者として雇用するためにはいろいろな条件を満たさなければいけません。

補助者として働くには、補助者証が必要

司法書士などの事務所が補助者を採用する場合、さまざまな書類の提出が求められます。その内訳は、大まかに以下のとおりです。
まず事務所側は、自分たちが所属する地域の司法書士会や行政書士会に必ず「使用届」や「補助者設置届」を提出しなければなりません。その際、履歴書、住民票、写真とともに、「補助者証発行請求書」や「誓約書」を添付する必要があります。誓約書には、業務の秘密を厳守する旨などを明記します。補助者は司法書士などの代理人と見なされるので、書類の不備は許されません。

届出が受理されると、補助者証が発行されます。記載内容は、1例を挙げると以下の項目が記されます。

補助者の氏名と生年月日
事務所の住所と電話番号
補助者を使用する有資格者あるいは事務所の名称
発行年月日と有効期限
発行番号など

基本的には補助者証があると業務可能ですが、事務所によっては採用後に研修を実施します。また業務中、補助者は補助者証の常時携帯を義務付けられることも少なくありません。

どんな人が補助者になれる？

司法書士などの事務所は、親族や配偶者を補助者として雇っているケースが多いといわれています。身内であれば、自分の家族が経営する事務所に損害を与えないため忠実に職務を行ってくれる可能性が高いと考えられているためです。
将来的に司法書士などの資格取得を目指している人も、歓迎されています。司法書士になりたいと考えている場合、真面目に取り組んでもらえるか気にする必要がありません。どんな業務も真剣に取り組んでくれると期待できるので、安心して任せられるわけです。

資格の認定試験に向けた勉強をはじめている人は、より期待度も高くなるでしょう。すでに法律などに関する基本的な専門知識があると、実務に対する理解も早いためです。これまで法律に縁のなかった人と違い、採用後に専門的な事柄を詳しく教える手間が省けます。
また、関連業界での実務経験の有無も、雇用を決めるポイントです。その職種は、士業関連だけでなく金融機関や不動産業界まで含まれます。現在、司法書士は人材不足に悩まされているので、専門知識に自信がなくても事務経験の豊富な人は採用されるかもしれません。

補助者の仕事内容

補助者の仕事は、その名のとおり「有資格者の補助」です。書類作成の補助から裁判所など行政機関への提出まで、一通りの業務を処理します。しかし、未経験者の場合は最初から何でも任されるわけではありません。担当する作業は経験に応じてランク分けされ、それぞれの力量にふさわしい業務が割り当てられます。
未経験であれば、高度な内容の業務を任せられることはないでしょう。作成済みの申請書類を提出先に持参することなどが、一般的な役割です。事務所によっては、この期間が1～2年は続くといわれています。

その間に経験を積むと、書類作成にも参加できます。こちらも関与できる書類は、経験値によって変化する場合が少なくありません。最初に手がけることの多い書類は、司法書士事務所の場合、大手の不動産会社からの案件です。これは、顧客が違っても依頼内容は共通しているケースがよくみられます。類似した作業を繰り返すことになるので、頼みやすいと考えられています。
銀行などからの依頼は、書類に不備があると事務所の存続にも大きく影響するので、補助者が簡単には着手できません。

そしてもっとも難しいといわれる仕事のひとつが、依頼を受けてから実際に書類を作成するまえの段取りを考える作業です。ここまで任されたら、大きな信頼を獲得したと考えて差し支えないでしょう。補助者として事務所に従事する際は、最終目標に設定しておくと日々の仕事の励みになるかと思われます。