イベントの予約受付対応も電話代行利用で安価に実現！

更新日：2022.03.23電話代行

イベント成功に向け、日々ハードなスケジュールをこなす企画・運営担当者。多岐にわたる業務に追われるなかで、電話での予約受付対応を並行して行うのは大変なことです。かつ迅速で適切な対応を心がけるのは大きな負担に。イベントの企画・運営に集中するために有効なのが、電話代行の活用。予約受付対応に電話代行を活用する例が増えています。なぜ電話代行を活用する事例が増えているのか、詳しくみていきましょう。

1 イベント企画・運営担当者はかなり忙しい
2 電話対応が難しい場合は電話代行を利用するのがおすすめ
- 2.1 秘書代行サービスとの違い
3 イベント業者が電話代行を利用するメリットとは
4 電話代行の導入事例
5 イベント関係の電話代行なら電話代行サービス(株)へおまかせ

イベント企画・運営担当者はかなり忙しい

イベント企画・運営担当の仕事は多岐にわたります。企画が確定するまでの打ち合わせや予算見積もり、スケジューリングや当日の運営など、多岐にわたる業務を少数精鋭でこなしている会社もあることでしょう。イベント企画・運営担当者はかなり忙しいため、並行して電話対応をこなすのは大きな負担になることも。

しかし、きちんと対応しなければクライアントから信頼を得られず、イベントに大きな影響が出ます。こうした場合に便利なのが、電話代行です。本記事では、電話代行を利用するメリットや事例を紹介していきます。

電話対応が難しい場合は電話代行を利用するのがおすすめ

スタッフ自ら電話対応することが難しい場合は電話代行を利用しましょう。電話代行とは、日々の業務で多忙なスタッフに代わって、電話対応を任せられるサービスのこと。イベントの予約受付対応はもちろんのこと、会社のあらゆる部署で活用されているサービスです。電話代行の活用には多くのメリットがあります。

秘書代行サービスとの違い

電話代行のメリットを紹介する前に、秘書代行サービスとの違いを説明します。サービスにもよりますが、基本的には秘書代行と電話代行を区別しないことがほとんどです。しかし秘書代行サービスの中には、電話代行だけでなくスケジュール調整やお店の予約など、幅広い業務をカバーできるものもあります。

最近ではオンライン秘書やバーチャルアシスタントなど、秘書業務を任せられるサービスが増えています。場合によっては秘書代行サービスを活用し、予約受付対応もあわせて依頼すると便利です。

イベント業者が電話代行を利用するメリットとは

ここからは、イベント業者が電話代行を利用するメリットについて紹介します。ニーズにあったものがあれば、ぜひ電話代行を検討してみてください。

24時間365日、夜間・休日漏れなく電話対応ができる

自社のスタッフだけで24時間365日いつでも電話対応するには、多大な費用と人材が必要です。曜日や時間帯によってはスムーズな対応が難しいこともあるでしょう。そのような場面では、24時間365日の対応が可能な電話代行がうってつけです。夜間・休日漏れなく電話対応が任せられるだけでなく、自社のスタッフに負担をかけません。

よいオペレーターに依頼できれば電話対応の品質が向上する

電話対応において、スタッフ自身が対応に慣れていなかったり、苦手だったりするケースも考えられます。一方で電話代行を担当しているのは、経験と知識が豊富なプロのオペレーターです。プロのオペレーターによる丁寧な対応は相手に安心感を与え、電話対応の品質向上にもつながります。

電話が一度にかかってきても対応できる

オフィスの電話回線で対応していると、一度に電話がかかってきた場合には回線がパンクする事態も考えられます。そこで電話代行を活用すれば、自社で回線を増やすことなく、一度にかかってきた電話に対応できます。電話代行は大量の回線を所有しているため、回線が混み合ってつながりにくくなる事態も避けられるでしょう。

電話対応専門の人材を用意しなくてすむ

イベント企画・運営で電話対応まで手が回らないときに考える対処法の一つが、専門の人材を用意することです。しかし、人件費や教育にかかるコストと手間が懸念されます。電話対応専門の人材を用意できない代わりに電話代行を利用すると、専門の人材を用意する手間がかからない上、大幅な経費削減にも効果的です。

フリーダイヤルの番号を借りられる

相手側に通話料を負担させないため、イベントの電話予約受付に必要不可欠なフリーダイヤル。新たに設置するのはハードルが高いですが、電話代行では予約受付専用にフリーダイヤルの番号を借りられます。サービスによってはフリーダイヤルの番号を用意していない場合もあるため、借りられるかどうか事前に確認しておきましょう。

FAX・メールの受付窓口を用意してもらえる

電話代行の中には、FAX・メールの予約受付対応を任せられるものもあります。イベントの予約などで電話だけでなくFAX・メールの受付窓口も用意しておきたい場合は、利用を検討するといいでしょう。

複数のイベント対応を任せられる

イベント会社は通常、複数のイベント案件を同時進行で対応しています。通常はイベントごとに内容を熟知したスタッフが対応しますが、電話代行を活用すればその必要はありません。対応するオペレーターはCTIというシステムを使用し、電話番号から必要な情報を閲覧することが可能です。より丁寧で正確な対応を行うことができるでしょう。

電話代行の導入事例

イベントの予約受付対応に導入する会社が増えつつある電話代行。下記では、その導入事例を紹介します。

事例1

イベント企画・運営という仕事柄、事務所に誰もいないことが多く電話対応が難しかった依頼者様。事務所にかかってきた電話はその都度携帯に転送していましたが、クライアントからの急ぎの連絡に限って電話に出られないケースが頻発し、クレームにつながる状況を改善したいと考えていました。

電話代行を導入したところ、専門のオペレーターに任せられる安心感があり、スタッフがイベント企画・運営に集中できる環境に。仕事になくてはならない存在となりました。

事例2

イベントの開催に必要不可欠な、電話でのチケット予約。これまで自社のスタッフで対応していた業務ですが、効率化を目指し自動音声受付を使用し始めました。自動音声受付でのチケット予約対応は可能ですが、イベント内容に合わせて音声の設定を変更する必要が出てきます。

設定が適切でないと予約を受け付けられず、クレームにつながる可能性があります。どの程度電話予約があるか読めない場合もあるでしょう。人気イベントでなければオペレーターによる対応で間に合うと判断し、チケット予約に電話代行の導入を検討していました。

いざ電話代行を導入してみると、自動音声受付よりも便利かつ正確な予約受付が可能に。電話に対してプロのオペレーターが柔軟に対応できるため、クレームも減らせました。読み上げる文言の設定ミスや予約重複などのトラブルを回避でき、スムーズに予約受付ができています。結果的に、自動音声受付を使うよりもコストが大幅に削減できました。

最近では自動音声受付での対応も増えていますが、場合によっては専門のオペレーターによる丁寧な電話予約受付のほうが適切なこともあります。必要なときに頼れる電話代行は便利な存在です。

事例3

定期的にイベントやセミナーを開催している会社であれば、電話予約窓口専門のオペレーターが常駐していることも多いでしょう。しかし依頼者様の会社では、イベントやセミナーの開催は不定期。専門のオペレーターが常駐すると、コストが高くついてしまうのが悩みでした。つねにイベントやセミナーを開催していれば問題ありませんが、予算的にも人員的にも、定期的に開催する余裕がない状況です。

イベントやセミナーの予約を受け付ける期間にだけオペレーターを配置し、コストを削減できないかと考えた結果、電話代行を知った依頼者様。導入してみたところ、それまでよりもクオリティの高い対応が実現できたうえ、大幅なコスト削減につながりました。それだけでなく、予算の問題で実現できなかった24時間365日いつでも対応できる状態になりました。

夜間や休日にも予約を受け付けられるため、予約数が大幅に増えたそうです。電話代行は、コスト面以外でのメリットも豊富にあります。削減できたコストはイベントやセミナーの質を上げるために使用し、結果的に参加者からの満足度も上がりました。コストを抑えながら質の高いイベントやセミナーを開催するために、電話代行は必要不可欠といえるでしょう。