なぜスモールビジネスに電話代行が必要なのか？

スモールビジネスで顧客や取引先の信頼を得るには、固定電話を設置しておくのが望ましいと考えられています。しかし、固定電話を設置した際、大きな悩みの種となる問題は電話対応の難しさです。電話転送サービスを利用しても、会議中や商談中は個人のスマホに転送されても着信対応は難しいためです。電話代行に職場の電話対応を一任すると、電話対応の業務負担の軽減に高い効果を見込めます。

スモールビジネス成功の鍵は電話がつながる信頼感

Q: 電話の受付体制を整えるには

１. 電話代行の仕組み ２. 転送電話サービスの仕組み ３. それぞれの違い

更新日：2024.01.23秘書代行

近年、少人数で起業するスモールビジネスが注目されています。事務所スペースや人件費を節約できるメリットがあるビジネススタイルですが、信頼獲得のためには固定電話の設置が有効です。しかし、少人数経営のため人手が足りず、電話対応が間に合わなくなる可能性も考えられます。スモールビジネスで電話の受付体制を整えるなら、電話代行サービスの利用がおすすめです。そこで今回は、スモールビジネスの概要や電話代行と転送電話サービスとの違いをふまえ、電話代行がもたらすメリットなどをご紹介します。

1 スモールビジネスの概要
2 電話の受付体制を整えるには
3 電話代行がもたらすメリット
- 3.1 職場の業務負担を軽減
- 3.2 顧客や取引先の信頼獲得
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スモールビジネスの概要

スモールビジネスは、小規模な体制で事業運営するビジネススタイルです。起業時に多くの費用がかからないものの、信頼を得るには固定電話の設置が望ましいといわれています。

スモールビジネスの魅力

起業の際、少ない資金で始められるところは事業規模の小さいスモールビジネスの魅力です。現時点では、スモールビジネスは法律上で明確に定義されていませんが、多くの場合事業主は、1人～数人で会社を立ち上げています。フリーランスの立場で、個人的に事業を開始するケースも多く見られます。

広いオフィスや多額の運営資金の調達は不要であるため、大規模な事業を手がけるのに比べると、初期費用の負担は重くなりません。比較的少ない資金で起業できる点は、スモールビジネスに特有の魅力といえます。現在、需要があると見込まれているジャンルは、ハンドメイド品の販売、写真家、メイクアップアーティストなどです。他にも趣味や特技を活かせる分野で多様なニーズがあり、ビジネスチャンスは小さくないと期待されています。

固定電話の必要性

スモールビジネスで顧客や取引先の信頼を得るには、固定電話を設置しておくのが望ましいと考えられています。新規にビジネスを開始する時、顧客や取引先の獲得は不可欠です。しかし、スモールビジネスは注文通りに仕事ができるかが疑問視される傾向にあり、営業活動で苦労するケースが目立ちます。

その際、固定電話は信頼性を高めるのに有効なアイテムです。名刺やホームページに番号を記載すると、トラブルが生じた時など確実に電話がつながると認識され、仕事に対する信頼を得やすくなります。

近年、スマホは幅広い年齢層に普及しましたが、まだビジネスシーンでの信頼性は固定電話に及びません。企業によっては、連絡手段が携帯電話だけの事業者とは取引しないところもあるといいます。このような場合、固定電話からのほうが話を聞いてもらえる可能性は広がるでしょう。

電話対応の難しさ

スモールビジネスで信頼獲得のため固定電話を設置した際、大きな悩みの種となる問題は電話対応の難しさです。通常、スモールビジネスは単独、もしくは少人数で一通りの仕事を進めています。多くの職場では、事務手続きから専門的な作業まで全員で分担しています。それぞれ担当業務に追われ時間的に余裕がなくなると、すべて円滑に処理するのは容易ではありません。

電話対応は、小規模な職場で手が回らなくなりがちな業務のひとつです。電話に出られたとしても、仕事が慌ただしく満足に対応できないケースも珍しくありません。また、言葉遣いが粗くなると、顧客や取引先からの信頼を損ねる可能性があります。着信の取りこぼしや粗雑な対応はビジネスチャンスの喪失につながるため、電話受付の体制を整える工夫は欠かせないでしょう。

電話の受付体制を整えるには

スモールビジネスで人手が足りないなか、電話の受付体制を整えるには、電話代行の活用が効果的です。よく混同されることもありますが、転送電話サービスとは異なります。

電話代行の仕組み

電話代行は、職場に電話がかかってきた際に着信対応を担当オペレーターが代行するサービスです。多くの電話代行サービス会社では、あらかじめ基本プランや標準コースが用意されています。利用する際は、どの時間帯や曜日に電話対応してもらいたいかなど、希望に合わせ希望のプランやコースを選択できます。

オペレーターの人数は、見込みのコール数をふまえて決定するパターンが基本です。過不足なく人員が配置されるため、電話の集中する時間帯に利用すると着信の取りこぼしを防ぎやすくなります。また、新たに人員を雇用するのと異なり、終日にわたり電話対応を頼む必要はないため、人件費の削減に効果があります。

転送電話サービスの仕組み

転送電話サービスは、名前の通り職場などに電話がかかってきた時に指定先へ転送する仕組みです。サービスを利用する際は、あらかじめ着信があった時に転送してもらう通信端末を指定しておきます。個人のスマホや自宅の電話を転送先に指定しておくと、職場で電話に出られなかった時でも着信を受けられます。

スマホを転送先に指定した場合、外出のため職場を離れていても対応が可能です。さらに平日の夜間帯、あるいは土日や祝日など、業務時間以外でも場所を選ばず連絡を受けられます。転送サービスも、電話代行と同じく着信の取りこぼし防止につながる効果があり、両者が混同されるケースは珍しくありません。

それぞれの違い

電話代行と転送電話サービスは、オペレーターが電話対応するかどうかに大きな違いが見られます。電話代行は、オペレーターによる電話対応の代行がメイン業務です。また多くの場合、重要案件をはじめ緊急性の高い連絡が入った時に、指定先へ転送するサービスがオプションとして用意されています。

一方、転送電話サービスは、あくまで転送業務が中心です。通常はオペレーターによる電話対応を望めず、会議中や商談中は個人のスマホに転送されても着信対応は難しくなるといわれています。それぞれの違いをふまえたうえで、自分が電話に出られない時の着信対応まで依頼するなら、電話代行が適していると考えられます。

電話代行がもたらすメリット

電話代行がスモールビジネスにもたらす大きなメリットは、職場の業務負担を軽減できるところです。オペレーターの親切丁寧な電話対応は、顧客や取引先からの信頼獲得にもつながります。

職場の業務負担を軽減

スモールビジネスの場合、電話代行に職場の電話対応を一任すると業務負担の軽減に高い効果を見込めます。電話代行は、利用時間中の着信対応を担当オペレーターに任せられるサービスです。人手の少ないスモールビジネスの職場で電話を受ける負担が減ると、その分だけ本来の業務に専念しやすくなります。

業種によっては業務時間外の着信が予想され、24時間にわたり電話を受け付ける体制が望まれるかもしれません。その場合、オプションなどで24時間365日対応のサービスを利用する方法があります。いずれにしても、着信の取りこぼしを避けられるとともに業務効率が上がれば、職場にとってのメリットは大きいといえるでしょう。