士業の集客・営業の悩みを解決するポイント

Q: 集客・営業の方法で悩んでいるなら

１. 電話窓口を整備 ２. ホームページを作成 ３. メルマガを配信

更新日：2023.10.23秘書代行

新しく士業事務所を開設した時は、どんな方法で集客・営業すればよいか悩みがちです。あらかじめ顧客獲得の効果がある方法を理解しておけば、これらの悩みの解決に活かせるでしょう。悩みによっては、電話代行も解決策としておすすめです。そこで今回は、士業事務所の開設時に直面しやすい集客・営業の悩みをふまえ、問題解決につながるポイントや電話代行がおすすめされる理由をご紹介します。

1 事務所開設時に多い悩み
- 1.1 どんな方法が効果的か分からない
- 1.2 人手が足りない
2 集客・営業の方法で悩んでいるなら
3 人手不足や資金繰りの悩みには
4 この記事を読まれている方へのオススメ

事務所開設時に多い悩み

士業関係の事務所を開設した時、よく直面する悩みは集客や営業方法についての問題です。現場からは、「どんな方法が効果的か分からない」「人手が足りず顧客対応に手が回らない」「資金繰りが厳しく人員を増やせない」などの声が聞かれます。

どんな方法が効果的か分からない

新しい事務所の開設時、集客や営業方法について多い悩みは、「どんな方法が効果的か分からない」です。もっともオーソドックスといわれる集客・営業方法のひとつとしては電話対応が挙げられます。ただ、地元の方から連絡が入った際、そもそも何を案内すれば顧客の獲得につながるか分からないと悩むケースは多く見られます。

最近は、通信技術の進歩もあり潜在的な顧客との連絡手段は増えました。今度は選択肢が増えた影響から、どの方法を選べば顧客獲得の効果が上がるか迷うとの声が聞かれ始めています。連絡手段が多様化しても士業事務所に電話で連絡を入れる方は多く、現状をふまえるなら電話窓口の整備は欠かせないと考えられます。

人手が足りない

そもそも集客・営業の方法が分からないとの悩みとともに目立つのは、「人手が足りず顧客対応まで手が回らない」と訴える声です。新しい事務所の開設時には、士業関係に限らず行政上の事務手続きやオフィスの設備を調達するのに時間を取られます。事務所運営が軌道に乗るまでは、とくに多忙になる傾向が見られます。

ただ、事務所を立ち上げたばかりの時点では、わずかな人員で仕事を処理している職場が少なくありません。しっかり顧客対応したいと考えていても、人手不足により顧客対応まで手が回らないケースが目につきます。事務所開設に伴う忙しさのなかで納得の顧客対応を実現するには、人員の補充が望ましいといえます。

集客・営業の方法で悩んでいるなら

そもそも集客・営業の効果的な方法が分からず悩んでいるなら、いまは電話窓口の整備とともにホームページの作成やメルマガ配信が有用です。職場の都合に合わせて適切な方法を選ぶと、集客効果の向上につながります。

電話窓口を整備

士業関係の事務所も顧客対応や営業活動で電話を使う機会は多いと考えられます。電話窓口の整備は必須といえる要素です。近年はネット環境が整うとともにIT方面で技術の進歩が著しく、メールやSNSが広い年齢層に普及しました。それでも、お客様が企業に連絡する時は電話を選ぶ傾向があるといわれています。

電話が企業への連絡手段に選ばれる主な理由は、その場で結論を聞けるためです。トラブルの発生時、メールやSNSと異なり、質問してから回答を受け取るまで待たされる面倒はありません。さまざまな場面で機械化が進むなか、オペレーターとの直接会話は人間味が感じられるとの理由からも需要があり、電話窓口の整備は重要性が増しています。

ホームページを作成

ホームページは、お客様のタイミングでアクセスできる点から、集客効果があると認識されている方法です。普段、お客様も士業事務所と同じく仕事や日々の生活に追われ、時間を持て余しているわけではありません。たいてい心身ともに落ち着くのは夜遅くであり、事務所の業務時間中に相談するのは難しくなります。

ホームページを作成しておくと、お客様は夜間でも自分のタイミングで気兼ねなくアクセスできます。事務所のサイトを開設する際は誠実な運営姿勢をアピールし、信頼性や安心感があると伝えるのが大切なポイントです。事務所で上手に作成できるか不安があれば、専門業者に外部委託してもよいかもしれません。

メルマガを配信

潜在的な顧客へ事務所から積極的にアプローチするなら、メルマガを配信する方法が効果的です。ホームページを開設した場合、日常的なブログ更新を欠かさず、魅力的なコンテンツを提供すればアクセス数は伸びやすいといわれています。とはいえ事務所は、基本的にユーザーがサイトに訪れるまで待つ必要があります。

一方、メルマガ配信はユーザーのアクセスを待たず事務所からアプローチをかけられる方法です。メールで連絡してきた質問者やホームページの訪問者のアドレスを活用すれば、事務所に関する各種情報を積極的に発信できます。情報発信時に事務所を宣伝する文面は控え、発信後は好意的な反応を得られるかを分析することが重要です。

人手不足や資金繰りの悩みには

事務所が人手不足や資金繰りの悩みを抱えている場合は、電話代行の活用がおすすめの選択肢です。料金設定はリーズナブルな傾向にあり、経験豊富なオペレーターの電話応対は事務所の信頼獲得に効果があります。

過不足なく人員補充

電話代行は、事務所で利用する時間や曜日に合わせ過不足なく電話対応できる人員を補充できるサービスです。一般的に電話代行を申し込むと、利用時間・曜日に見込まれるコール数をふまえ、適度な人数のオペレーターが配置されます。繁忙期に電話が殺到しても、人手が足りず着信を取りこぼす心配はありません。

弊社の場合、サービスの柔軟性が他社と比べて大きな特長です。繁忙期が過ぎてから継続利用する際、必要があれば必要と予想される見込みコール数を見直したうえで、オペレーターの適度な配置人数を再検討できます。

リーズナブルな料金設定

弊社電話代行の料金設定は、概ねリーズナブルです。事務所の資金繰りが厳しい場合、主に人件費の面で経費節減に役立ちます。弊社電話代行サービス（株）では、利用料金の価格が低めに設定されています。普通、サービスを利用する時間・曜日は限定的であり、新規スタッフを終日にわたって雇うのに比べると、人件費はかからないためです。

弊社も例外ではなく、過不足のない人員配置で人件費を必要最低限に抑えるなど、日頃から手頃な価格でのサービス提供に努めています。余計な出費を避けられる分だけ、大切な予算を有効活用しやすくなると期待できます。

適切な電話対応で信頼獲得

電話代行のオペレーターは親切・丁寧な顧客応対が基本であり、事務所の信頼獲得にも有効です。多くの電話代行は、他の業種と変わらず入社したスタッフ向けに新人研修を実施します。研修時にオペレーターはビジネスマナーや言葉遣いを一通り学ぶため、お客様に電話対応で不快感を与える心配はありません。

弊社は、社内の教育制度が充実しているところも他社と異なる特長のひとつです。士業事務所は専門性の高い用件も舞い込みますが、担当オペレーターは事前研修で業界用語などを教わり、スムーズな顧客応対を心がけています。さまざまな理由で新しく開設した事務所の電話対応に問題が生じた時は、電話代行の活用をおすすめします。