「働き方改革」にも秘書代行は有効？

更新日：2024.07.22秘書代行

安倍内閣は2016年9月、内閣官房に「働き方改革実現推進室」を設置して、国内企業に向けて働き方改革を呼びかけました。少子高齢化社会を迎えるにあたり、問題解決のための大きな方針を示したかたちです。

ところで、働き方改革とは一体どの様なもので、具体的にどんな取り組みが求められるのでしょうか？実は、この改革に秘書代行のオペレーションサービスが果たせる役割は小さくないのです。今回は、日本の未来を大きく変えるかもしれない働き方改革について、秘書代行との関係も交えながらお伝えします。

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1 秘書代行が働き方改革をサポート

秘書代行が働き方改革をサポート

働き方改革とは？

政府が推奨する働き方改革とは、「一億総活躍社会に向けたさまざまな取り組み」のこと。この政策の背景には、労働力人口の減少といった、日本が抱える社会問題があります。

労働力人口とは、サービス・商品の生産を支える年齢人口（15歳～64歳）のことです。内閣府の予測によれば、日本の総人口は2040年頃には1億人を切り、2050年には約9,000万人、2105年には4,500万人まで落ちこむとしています。その中でも、労働力の中心となる世代の人口は、2027年には7,000万人、2051年には5,000万人、そして2060年には4,418万人となる見込みです。日本の国力低下を防ぐには、労働環境を抜本的に見直し、生産性を高めるための取り組みが求められるのです。

働き方改革と秘書代行

働き方改革を進めるうえで、対応策としてのポイントを絞れば、「働き手を増やすこと」「労働生産性を高めること」のふたつに集約されます。「働き手を増やす」とは、単純に労働人口を増やすための取り組みを推し進めること。具体的な対策としては、移民を受け入れる、出生率を上げるための福祉政策を行う、などが考えられます。

もうひとつの「労働生産性を高めること」ですが、ひとりあたりの労働生産性を高めるためには、長時間労働や、非正規と正規の格差を解消するなど、労働環境の改善が避けられません。従業員ひとりあたりの労働時間が長ければ長いほど、サービス産出の割合は減少するという構造を抱え、その問題が解決されなければ生産力をどんどん押し下げていくわけです。

・改善策のひとつとして、秘書代行を利用する
労働時間の問題を解消できないばかりに、生産性の低さに悩んでいる企業は少なくありません。労働時間が長くなるほど、人件費などのコストがかさみ、生産性の低下につながります。実はこの問題を解決する方法として、秘書代行が挙げられます。
例えば、夜間の電話対応に備えてスタッフを常駐させるにしても、その多くは生産性とは無縁の待ち時間に費やされるでしょう。その状況を秘書代行会社へのアウトソーシングによって打開すれば、長時間労働の問題解消につながり、生産性向上にも期待が持てるわけです。

無駄な待ち時間と人件費のカットに貢献

生産性に結びつかない時間の解消が、無駄なコストを省き、結果的に企業の成長力を高めます。その対策のひとつとして選ばれているのが、秘書代行のオペレーションサービスです。24時間365日対応可能な秘書代行であれば、必要な時間に応じて顧客からの電話をフォローできるのです。

例１）不動産管理やビルメンテナンスの会社など
不動産管理会社や、ビルメンテナンスを手がける管理業者は、いつ何時起こるか分からないトラブルに対応するための体制作りが欠かせません。「水道管が破裂した」「トイレの水が止まらない」「カギをなくして入れない」「地下駐車場の扉が開かない」などのトラブルが深夜に起きないとも限らないでしょう。24時間体制の秘書代行の活用によって、スタッフを常駐させることなく、緊急対応が可能となります。その結果、スタッフひとりあたりの労働時間を短縮できるのです。

例2）本業務に専念したいサービス業など
電話対応に追われて本業務がおろそかになる状態も、生産性低下を招く要因のひとつです。少数精鋭で切り盛りする事務所では、人手が足りないばかりに営業担当者が電話対応や来客対応に追われることも。鳴りやまないコールに気を取られて本業務である営業に注力できない状況では、本末転倒と言わざるを得ません。営業担当者がきちんと営業できる労働環境を構築することこそ、生産性を高めるうえで欠かせない取り組みです。

「コストをかけないで電話窓口をカバーする」ための方法として、秘書代行は有効です。秘書代行のオペレーターは、事務所の一スタッフとして電話を取り、伝達すべき必要事項を営業担当に伝えます。商談中にかかってくる電話に気を取られる心配がありません。電話は秘書代行のオペレーターに任せ、商品宣伝や受注獲得などは営業マンがしっかり請け負う。それぞれの専門分野をしっかり担当する体制の確立によって、生産性の向上が見込まれます。

スタッフの負担軽減、定着率の改善に期待

長時間労働が常態化すれば、スタッフの心労は重なるばかりです。疲労やストレスが重なるほど、気力・集中力も落ちてミスなども起きやすくなります。スタッフのパフォーマンスが落ちれば当然、サービス生産力にも影響を与えます。

ひとり一人のスタッフが充実した気力で働ける環境整備もまた、生産力を高めるための対策として重要。働きやすい環境であれば労働生産力も伸びることが期待できるうえ、定着率の改善にもつながります。出入りの激しい職場ほど、求人採用や新人教育などの非日常業務がたびたび発生し、手間とコストがかさむでしょう。採用に関する業務がなければ、そこへの投資は商品企画やサービス開発などに回せるはずです。生産性を考えてスタッフ定着率を高めるには、くどい様ですが労働環境の改善が第一歩となるのです。

ご紹介しました通り、秘書代行はこれらの問題解決に有効な手だてとなります。労働生産性のアップは、ひとつのサービス利用からもたらされる例も少なくありません。当社は働き方改革のひとつとして、秘書代行をご提案します。