ビル管理会社にもおすすめの秘書代行

更新日：2024.07.22秘書代行

ビルの保守点検やトラブル発生時の復旧作業など、安全な利用環境の維持を任されるビル管理会社。人手に余裕のない事業者様にとって、電話秘書は業務の効率化・適正化に役立つ便利なサービスといえます。そこで今回は、ビル管理会社の業務内容をご紹介し、電話秘書を活用するメリット、とりわけ不動産業界に特化した弊社の『不動産専門電話代行』の特長についてご説明します。

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1 24時間365日、いつでも対応可能な秘書代行

24時間365日、いつでも対応可能な秘書代行

ビル管理会社の仕事とは？

ビル管理会社は、ビルで使われる各種の設備を保守点検し、いつでも利用者が快適に過ごせる様に環境を整えます。

メイン設備である電気・水道などのインフラに対して、異常が発生していないか定期的に見回ります。水質のチェックも管理者の担当であり、受水槽の清掃などは怠れません。もし「廊下の電灯がつかなくて暗い」あるいは「トイレの水が流れない」などの苦情が寄せられたら、すぐに対処します。

自ら現場に足を運び、まず何が起きているか状況把握に努めます。原因を究明した後は、対応策の検討です。電灯が切れた場合、蛍光灯を交換すれば済むとは限りません。原因によっては電気工事が必要になる場合もあり、その際は専門の修理業者に業務を依頼し、管理責任者として作業に立ち会います。

また、オフィスビルや商業ビルには、さまざまな業者や店舗が入っています。テナントがビルのオーナーへ、あるいは反対にオーナーからテナントに対して要望が出された時には、その仲介役を務めます。大規模な改修が避けられない事案であれば、工事関係者への連絡や契約交渉も大切な任務です。

いろいろな要望が出てくる可能性は否定できず、理不尽な注文を受けるケースも皆無ではありません。時には当事者間の意見を調整しスムーズに話をまとめる必要があり、一定レベルのコミュケーション能力も不可欠です。

建物の安全な利用環境を維持するための基本的なメンテナンスだけでなく、ビルに関わる人々の橋渡しも、ビル管理会社の大切な仕事です。

電話秘書は夜間など営業時間外の電話をフォロー

ビルの設備トラブルは、時間や曜日を選ばず突然発生します。ビル管理会社も多くの企業と同じく、営業時間外に手配できる人手には限度があります。万一に備えるためとはいえ、社員を年中無休で働かせるわけにはいきません。人手不足が懸念される時、貴社の業務をフォローできるサービスが、電話秘書です。

電話代行サービス（株）の電話秘書は24時間365日対応ですので、いつでも電話を受け付ける体制が整っています。台風などで大雨が降った時には、夜間、その影響により配管から水漏れする恐れがあります。ビルで残業している人から緊急連絡が入るかもしれませんが、管理会社が営業していなくても心配いりません。

オペレーターは通報者から状況を聞き取り、ビル名や所在地も確認したうえで専門業者に連絡します。緊急性が高ければ、現場への急行を依頼。担当者が応急処置を施してくれます。これによって被害を最小限に食い止められるわけです。

また同時に、管理会社の社員にも報告が入ります。修理業者が一次対応している現場に立ち会えるので、被害状況や破損部位、また緊急対応の様子など作業が終了するまでのプロセスを写真などに記録できます。

翌日の営業開始時間までトラブルが放置されず、どこまで処置が済んでいるか進捗状況の報告も可能になるのです。

不動産業界に特化した弊社の『不動産専門電話代行』

また、弊社のサービスでは、『不動産専門電話代行』もビルの保守・管理業務のサポートに適しています。通常の電話秘書でも十分、お役に立てますが、より専門的に対応が必要な場合はこちらのサービスがおすすめです。

とりわけ、オペレーターが不動産業界に通じている点は、このサービスならではの大きな特長のひとつです。ビルの利用者から要望があった際、単に用件を取り次ぐだけではありません。業界特有の専門的な内容であっても、何を求めているのか言葉の意味を的確に理解します。担当者さまとのやり取りの中で認識の食い違いにより話が混乱する恐れもなく、利用者の信頼獲得に貢献できます。

不動産設備に精通する特長は緊急時にも生かされます。利用者へのヒアリングを通して、現場で起きている状況を的確に把握し判断することで、さまざまな危険性についての注意を促せます。例えば、水漏れの連絡を受けた際は、「発見した箇所以外も何らかのトラブルに見舞われているかもしれません。念のため、すべての設備の確認をお願いいたします」と、冷静なアドバイスができるのです。

一定レベルの専門性が求められる対応は、内容の充実した教育カリキュラムと、業務に対する高い心構えなしには実現できません。教育研修や業務経験を重ねてノウハウを育んできた『不動産専門電話代行』ならではの、品質の高いサービスといえます。安心・安全のビル環境の維持に役立つことから、テナントの利用者や居住者へのメリットも大きいでしょう。