バーチャルオフィスのメリットと利用の注意点

2020.09.04業界関連情報
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事業をはじめようとする時「人員の募集」「業務に必要な用具」「事務所」など、色々な面で経費がかかってきます。事業が上手く軌道に乗るかわからない状況で、なるべく立ち上げにかかる費用を抑えたいと考えるのは自然な流れではないでしょうか。こういう時に役立つのが「バーチャルオフィス」です。あまり経費をかけたくないけども、それなりに好条件な場所に拠点を設けたい。そういった方には打ってつけです。

とはいえ、そんなバーチャルオフィスを導入するにも注意は必要です。手放しでメリットばかりが得られるというわけではありません。今回はバーチャルオフィスにおける、メリットと注意点についてご紹介させていただきます。

バーチャルオフィス

 

バーチャルオフィスとは

「バーチャル」という言葉には「仮想の」という意味がありますが、その意味通り仮想のオフィスを持つと思っていただければいいと思います。弊社のような電話代行を生業とする会社などが、オフィスビルの一室を借り、「住所」「電話番号」「郵便転送」などのサービスを行うことで、実際に事務所を用意することなく、住所や電話番号を利用することができます。企業体制を良くするといった意味でも非常に効果の見込めるものです。

レンタルオフィスとの違い

レンタルオフィス同じでは?と思う方もいらっしゃるかと思いますが、バーチャルオフィスでは実際に仕事をするスペースはありません。自宅で業務をされるであれば、先にも書いたとおり、かかってきた電話を指定の電話番号に転送し、郵便物も指定の場所へ転送されるというものになります。

 

バーチャルオフィスで提供される様々なサービス

「それでは具体的にどのようなサービスが提供されるの?」その疑問について説明させて頂きたいと思います。

電話番号の貸出をしてもらえる

ビジネス用の電話番号を借り、その電話番号に着電があれば、ご指定いただいた電話番号に転送されます。転送された着電はご自身の携帯電話であったり、自宅の固定電話で受けることが可能です。

 

電話代行をしてもらえる

着電した電話をオペレーターが代わりに対応いたします。優れたオペレータースタッフのいる電話代行業者であれば、企業のイメージアップにつながります。

 

住所を貸してもらえる

オフィス街やオフィスビルの住所を使用することが可能になります。ホームぺージや名刺に自宅の住所を記載するよりも、お客様に対する信頼度の向上につながります。

 

郵便物の受取をしてもらえる

バーチャルオフィスで貸出された住所にて、郵便物の受取を代行してもらえます。名義ばかりの住所ではなく、通常の郵便物と同様に機能いたします。

 

バーチャルオフィスのメリット

「バーチャルオフィスとレンタルオフィスの違い」「バーチャルオフィスで提供される様々なサービス」など説明させていただきましたが、結局のところバーチャルオフィスを利用して得られるメリットって何?これが一番肝心なところです。それについて説明させていただきます。

[メリットその1]低費用

レンタルオフィスに比べると、敷金、礼金が発生せず、電気代などの月々のランニングコストが削減できるので低費用で利用することができます。

 

[メリットその2]一等地の住所が使える

住所や電話番号を借りるだけで何になるの?と思われる方もいらっしゃるかと思われますが、ビジネス街にある住所や電話番号を利用することができるということは、信頼度の向上につながります。仮に会計士事務所を開業して名刺に自宅の住所や電話番号が掲載されていれば「事務所も構えずに大丈夫だろうか?」と不安に感じる方もいらっしゃるでしょう。自宅の住所、電話番号を連絡先として顧客に提示することに抵抗を感じる方もいらっしゃるでしょう。お客様に提示する連絡先としてホームページや名刺に堂々とバーチャルオフィスで用意した連絡先を使えるということは、お客様に不要な心配をさせないということにつながります。

 

[メリットその3]迅速

審査期間が短いため、スピーディーに事業体制を準備することに長けています。せっかく他のことが万全であっても、ここで足踏みしては意味がありません。この迅速さは大きなメリットになります。

 

[メリットその4]自宅の家賃を経費計上することができる

バーチャルオフィスを用意することによって、実際に業務を行う場所が自宅であった場合、家賃の一部を経費にすることが可能になります。こういった面でもコスト削減が見込めます。

 

[メリットその5]取引先の信用度を向上させることができる

起業したての会社には実績がありません。しかし、バーチャルオフィスを利用することで、企業体制の信頼度を向上させることにつながります。新規開拓をする際の準備として大きなメリットとなり、新たに取引をはじめることになる顧客の安心感につながります。

 

バーチャルオフィスを利用する際の注意点

 

他社と住所がかぶってしまう

バーチャルオフィスを利用する際の注意点としては、Google等で住所検索をすると他社が表示されてしまうことがあります。考慮したうえでの利用が必要となります。

 

まとめ

バーチャルオフィスに関するメリット、注意点について書きましたが、少人数で今まさに起業するといったケースに効果を発揮するサービスといえます。もちろんこれから拠点を増やしていこうと思っている企業様などにも、多岐にわたるメリットがございます。この記事を読み、バーチャルオフィスの利用になかなか踏み切れなかったという方々への後押しになれば幸いです。

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