「信用」「イメージ」を失わない電話代行の選び方
更新日：2023.03.31電話代行
電話代行を利用する際、これまで積み重ねてきた会社の「信用」や「イメージ」を失うのは避けたところ。業者選びで失敗しないためには、どこに依頼するかしっかり検討する必要があります。使える予算には限度があり料金は気になりますが、そこに目が奪われると大切なポイントを見失うかもしれません。そこで今回は、料金に関して注意したい点や金額以外に目を向けたい重要な要素をご紹介します。
目次
「格安重視」の問題点
会社の予算に限りがあるとはいえ、格安ばかりを重視するのは問題です。実際にいくら支払うことになるのか、業務レベルがどの程度か確認は怠れません。
料金システムに要注意
格安料金であっても、その料金システムには要注意です。格安プランを申し込んだとしても、月々の請求金額が安いままとは限りません。契約した際、低額なプラン料金とは別途に初期費用などが発生するとトータルの請求額は予想より高くなります。
いろいろなサービスが、基本プランに含まれない可能性もあります。場合によっては、1日にあった電話対応を最後にまとめて報告する業務が連絡費用として別料金になっているかもしれません。
格安プランを頼み、高額請求に驚かされる事態は避けたいものです。契約前には、料金設定を細かくチェックする姿勢が欠かせません。
業務レベルにも目を向ける
格安プランでは、業務レベルが問題になるケースもよく見られます。料金を不必要に安くした場合、採算を取るため人件費が抑えられることも少なくありません。大幅な人件費削減により必要な人数のオペレーターを配置できなくなれば、業務の品質低下を招きます。
少人数体制では、人手が足りず着信の取りこぼしが増えることも。オペレーターが1件でも多く電話をつなごうと考えれば、各々の着信にゆっくり耳を傾ける余裕も生まれません。いずれにしても親切丁寧な電話対応は望めず、お客様に与える印象は悪くなります。
これでは電話代行にかかる出費を減らせても会社の信頼度は低下し、これまでに育んできたプラスのイメージは崩れてしまうでしょう。たとえコスト面が厳しくても、料金システムや業務実態に目を向けず安易に格安プランを申し込むのは得策とはいえません。
「応答率」の重要性
電話代行の業者選びで、着目したいポイントのひとつが応答率です。応答率が高ければ、会社の信頼獲得につながると期待できます。
会社のイメージ向上をもたらす応答率
電話対応における応答率は、電話のつながりやすさを示す目安です。応答率が高いほど、着信の取りこぼしは少ないと見なせます。
電話がつながりやすければ、お客様にとっては喜ばしい話です。多くの方から、「この会社には、いつでも電話がつながる」と好感をもたれることもあるでしょう。速やかな電話対応が高く評価されれば、会社のイメージ向上を見込めます。
複数の業者を比較検討する際、どれくらいスムーズに電話がつながるかが理解できる応答率は判断基準として有効です。
電話対応では品質も重要
応答率とともに重要になるのが、電話対応の品質です。着信の取りこぼしが少なくても、電話対応のレベルが低いとお客様に好印象を与えるのは難しくなります。「電話は待たされないが、言葉遣いやマナーが悪くて不愉快」と思われたら、意味がないでしょう。
電話対応の品質は、利用料金や応答率と異なり数字にはっきり表れません。口コミサイトの評価などは個人的な意見である場合が多く、客観性に乏しいため頼りきるのは好ましくないといわれています。実際にオペレーターの応対方法を確認するなら、業者に電話してみるとよいかもしれません。
応答率だけでなく電話対応の品質も高ければ、会社の信頼やイメージを損ねる心配が減るとともにお客様から満足される可能性も増していくでしょう。業者選びでは、いずれの要素も兼ね備えた依頼先を見つけるのが一層望ましいと考えられます。
サービス面での注目点
具体的に契約するサービス面について、とくに意識したい注目点は、選択できる種類が豊富かどうかです。
利用したいサービスはあるか？
電話代行は、どの業者でも一律のサービスを提供しているわけではありません。事前にきちんと確認しないと、申し込んでから利用したいサービスが用意されていないことが判明する可能性もあります。
社員に夜遅くまで着信対応させたくないと思い電話代行を頼んでも、夜間業務を引き受けていない業者を選んだら予算の無駄使いです。有効活用するには、利用したいサービスが含まれているか確認は怠れません。
不必要なサービスを選んでいないか？
電話代行によっては、いろいろなオプションサービスを選べます。どんな内容か説明を聞き魅力的に感じると、今度は不必要なものまで申し込む恐れがあります。ほとんど利用する機会がないまま料金だけ支払うことになれば、非常に無駄となってしまいます。
24時間対応を依頼すれば、終日にわたり着信を取りこぼす心配はありません。ただ、業務時間外に滅多に電話がかか
ってこないなら、24時間サービスは利用料金に見合うだけの価値を発揮しないでしょう。契約時には、十分に利用価値があるか検討は不可欠です。
まず利用目的を明確に
利用したいサービスがない、あるいは不必要なサービスまで選択するといった失敗を避けるには、まず利用目的を明確にすることが大切です。なぜ電話代行を利用するのか明らかになれば、どのサービスを選ぶ必要があるか判断しやすくなります。
とくに把握しておきたいのは、電話対応に人手が足りなくなる曜日と時間帯でしょう。週明けの
午前中や週末の終業近くになると電話が殺到するなら、その時間帯だけ利用するのが効果的といえます。必要なサービスだけ契約すれば、余計な料金はかかりません。
電話代行サービス（株）のサービスについて
弊社のサービスは柔軟な対応力に特長があり、応答率と業務品質を重視しながらリーズナブルな料金設定を実現しています。
柔軟な対応力
電話代行を利用する方々は、さまざまな要望をもっています。業者のサービスに求められるものは、多種多様です。画一的なサービス内容では、多彩なニーズに応えられません。
弊社の場合、基本プランや標準コースは設定していません。事前の打ち合わせで貴社の意向や利用目的を詳細に伺い、必要と考えられるサービス内容をご提案させていただきます。
いずれのサービスも、利用時間・曜日から具体的な応対方法まで貴社の要望に合わせたオーダーメイドによるプランの組み立てが可能です。
応答率と業務品質を重視
弊社の応答率は、平均98%以上です。ほぼ着信を取りこぼす心配はなく、貴重なビジネスチャンスは逃しません。同時に、電話対応の業務品質も重視しています。弊社オリジナルのカリキュラムにより、オペレーターの研修・教育を進めています。
知識やスキルは重要ですが、お客様との会話では思いやりの気持ちも大切です。オペレーターは日々の研修を通してコミュニケーション能力を磨き、常に気配りを忘れずお客様の気持ちに寄り添った対応を心がけています。
品質に見合う料金設定
弊社では、多岐にわたるニーズにできるだけ応えながら応答率と品質レベルを高く維持しています。過去のデータをもとに、適切なオペレーターの人数を算出するシステムにより無駄な人件費を削減し、サービス品質に見合う料金を設定しています。
起業したばかりなど、コスト面が厳しいと事務員を雇うのは簡単ではありません。そんな時にも、弊社のサービスであれば出費を抑えながらご利用いただけます。必要以上に経費をかけず高品質の電話対応を実現したい時には、弊社サービスがサポートいたします。
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