不動産専門 電話代行のトーク事例

更新日：2024.09.25電話代行

電話代行サービスでは、不動産専門の電話対応も行っています。オペレーターは不動産業界に詳しいスタッフが担当するため、さまざまな質問にも対処可能です。今回は、不動産専門 電話代行のオペレーショントークを、内容別にご紹介します。電話対応がどういった雰囲気で行われるか気になる方は、ぜひご覧ください。

不動産専門 電話代行とは

不動産専門 電話代行は、物件入居者や仲介業者様、物件のオーナー様など、さまざまなお客様からのお電話に対応しています。ただ電話をお受けして担当の方へおつなぎするだけでなく、お客様からの幅広い問い合わせにも対応可能です。物件に関する資料の送信や空室情報の問い合わせ対応など、専門的な業務のフォローも行っています。

たとえば、不動産仲介業者様の場合、内覧や来客の対応などで事務所の電話を取れないことも多いのではないでしょうか。携帯電話に転送するよう設定していたとしても、接客中であれば電話に出ることができません。

電話の取り損ねは、ビジネスチャンスの損失にもつながります。不動産専門 電話代行に依頼いただくことで、貴社の商機を逃さないよう、オペレーターが迅速に電話対応いたします。

物件入居者様への対応

ここからは、不動産専門 電話代行のオペレーショントークを内容別にご紹介していきます。まずは物件入居者様からかかってきた電話への対応をいくつかご紹介します。

退去報告電話への対応

退去報告は、物件入居者様からかかってくる電話の中でも重要な用件のひとつです。ここでは、来月いっぱいで退去を考えている物件入居者様からの問い合わせ対応例をご紹介します。

物件入居者様「こんにちは。来月に今の部屋を退去するつもりなのですが・・・」

オペレーター「お電話ありがとうございます。退去のご希望ですね。お名前と現在お住まいのご住所、マンション名、部屋番号をお願いいたします」

物件入居者様「〇〇です。住所は××県△市◇町、◎◎マンション102号室です。」

オペレーター「ありがとうございます。××県△市◇町◎◎マンション102号室ですね。」

物件入居者様「そうです。」

オペレーター「解約日は8月31日でお間違いないでしょうか？」

物件入居者様「はい、それでお願いします。質問なんですけど、解約は8月末でも、退去を少し前倒しするのは大丈夫ですかね？」

オペレーター「はい。問題ありません。お客様のご都合の良い日にお引っ越しいただけます。では、後ほど担当の者より退去立会日についてご連絡させていただきますので、ご都合の良い連絡先を教えていただけますでしょうか。」

物件入居者様「◎△◇です。」

オペレーター「◎△◇ですね。ありがとうございます。それでは、改めて担当の者よりお電話させていただきます。ほかにご不明点はありませんか？」

物件入居者様「いえ、特にないです。」

オペレーター「かしこまりました。何かありましたら、こちらへご連絡下さい。お電話いただきましてありがとうございました。」

上記のとおり、退去に関する連絡を受け付けるだけでなく、お客様への質問にお答えすることも可能です。不動産業務に詳しいオペレーターが担当するからこそ、その場で的確な回答を行えます。

トイレトラブル連絡への対応

幅広い業務のサポートが可能な電話代行サービスなら、物件入居者様のトラブル対応も行えます。こちらでは、トイレが詰まったお客様への対応をご紹介します。

物件入居者様「トイレが詰まって流れなくなったんです。ふつうに使っていたつもりなんですが」

オペレーター「それは大変お困りでございますね。ご不便をおかけして申し訳ありません。すぐに業者を手配させていただきます。ご都合の良い日時を教えていただけますでしょうか。」

物件入居者様「明日までに来てもらうことはできませんか？時間はいつでも大丈夫なので、できるだけ早めが良いです。」

オペレーター「かしこまりました。」

物件入居者様「あと、修理代はいくらになりますか？」

オペレーター「故障の状況を詳しく見るまでははっきりと代金を申し上げることができないのですが、通常の使用範囲内での故障でしたら、代金はいただきません。」

物件入居者様「わかりました。ありがとうございます。」

オペレーター「しばらくご不便をおかけすることになり、申し訳ありません。何卒よろしくお願いいたします。」

不動産専門 電話代行では24時間365日、休みなく電話受付が可能です。物件入居者様の突然のトラブルにもすぐに対応できます。

仲介業者様への対応

不動産専門 電話代行は、仲介業者様からの物件問い合わせや資料送付依頼などにも対応しています。対応例は以下のとおりです。

物件問い合わせへの対応

仲介業者様「〇〇不動産の△△です。」

オペレーター「〇〇不動産の△△様ですね。いつもお世話になっております。」

仲介業者様「◇◇マンションの空き状況を知りたいのですが。」

オペレーター「かしこまりました。現在のところ、1DKの202号室と2LDKの403号室が即入居可能で、1LDKの505号室が来月末に空く予定です」

仲介業者様「ありがとうございます。505号室は何日ぐらいに入居可能になりますか？」

オペレーター「505号室は〇月〇日以降に入居可能になる予定です」

仲介業者様「ありがとうございます。202号室をお客様にご案内したいんですが、内見の方法についても教えてもらえませんか？」

オペレーター「かしこまりました。お部屋の鍵はお部屋の入り口横にあるキーボックスに入っております。暗証番号××××を入力して、鍵をお取りください。内見が終わりましたら、元の場所にお戻しください。」

仲介業者様「わかりました。ありがとうございます。」

オペレーター「それでは、よろしくお願いいたします。お電話いただきまして、ありがとうございました。」

最初に物件情報をお渡しいただくことで、空室情報や内見の方法などをお伝えすることも可能になります。折り返し対応でお待たせすることがなく、スムーズな案内が行えます。

物件資料送付に関する問い合わせ対応

仲介業者様「〇〇不動産の△△です。◇◇マンションの505号室なんですが、ご案内可能でしょうか？」

オペレーター「お世話になっております。◇◇マンションの505号室はすぐにご案内できます。よろしければ物件資料をお送りいたしますが、メールとFAXのどちらがよろしいでしょうか」

仲介業者様「では、メールでお願いします。アドレスは〇〇〇＠△△.co.jpです。」

オペレーター「かしこまりました。〇〇〇＠△△.co.jpですね。すぐにお送りいたします。」

仲介業者様「ありがとうございます。」

オペレーター「ほかにお聞きしたいことはないでしょうか？」

仲介業者様「いえ、大丈夫です。」

オペレーター「かしこまりました。また何かございましたら、お気軽にご連絡ください。」

物件に関する資料は、オペレーターから直接、FAXやEメールなどを用いて送付できます。スムーズなやり取りが可能になるため、物件の案内もすぐに行ってもらえるでしょう。

電話でお悩みの不動産業者様は、ぜひ電話代行サービスへ

上記のとおり、不動産専門 電話代行なら状況に応じた幅広い対応が可能です。お客様からお電話いただいた内容は、メールやFAXなどで詳しくご報告いたします。プランや料金について、ご不明なことがあればどうぞお気軽にご相談ください。