電話代行サービスを利用するメリットとは？導入する際の注意点についても解説

更新日：2024.09.25電話代行

電話の対応は、大切な業務の一環です。しかし、電話が多くなるほどその対応に時間を割かれて、他の業務がおろそかになることもあります。特に、スタッフが少ない営業所ほど受電の量が少し増えただけで、他の業務が逼迫することもあるでしょう。電話対応専用のスタッフを増やす解決策もありますが、電話代行サービスを利用するのも大きなメリットがあります。この記事では、電話代行サービスを利用するメリットや注意点を紹介します。電話代行サービスについて興味がある人は、ぜひ読んでみてください。

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1 電話代行とは
2 電話代行のサービスを利用する6つのメリット
3 電話代行のデメリット
4 導入の際に注意しておきたいポイント
5 電話代行を活用して業務効率よく進めていこう

電話代行とは

電話代行サービスとは、その名の通り電話の対応の代行をしてくれるサービスの総称です。「秘書代行」「秘書電話代行」という名でサービスを行なっている業者もあります。会社にかかってきた電話は従業員が対応するのが基本です。しかし、業務が詰まっている時や始業前・終業後、さらに従業員が出払っている場合などは電話対応ができません。

留守電にしておいて後で折り返すこともできますが、重要な商談の電話などは留守番電話では対応できないでしょう。また、電話がつながりにくいと会社と思われると会社自体の評判が下がることもあります。電話代行サービスを利用すれば、専用のスタッフが対応してくれるうえ、必要ならば即担当者につないでくれます。

電話代行のサービスを利用する6つのメリット

では、電話代行サービスには具体的にどのようなメリットがあるのでしょうか？ここでは、以下の6つのメリットをあげて詳しく解説します。

時間の有効活用
コストの削減
重要な電話を逃さない
顧客への安定対応で信頼度アップ
幅広い転送方法が選べる
柔軟なニーズにも対応できる
商品説明など、一部の専門的な業務も対応できる

時間の有効活用

業務に集中している最中に電話がかかってきてしまうと、対応するために業務を中断しなければなりません。電話代行サービスを利用すれば、業務を中断することなく効率も落ちません。効率的に仕事を進められれば就業時間に仕事を終わらせることができ、残業時間を減らせる可能性があります。また、電話代行サービスならば緊急の電話がかかってきたらすぐにつないでもらえるので、安心して会議や作業に集中できるでしょう。

コストの削減

電話対応専門のスタッフを会社で雇用する場合、人件費がかかります。また、求人のための広告費や教育費なども必要です。小さい会社の場合、人件費や教育費、広告費などを十分に用意できないこともあるでしょう。一方、電話代行サービスは必要な時、必要な時間だけ利用することができるので、トータルで考えればコスト削減につながるでしょう。

電話代行サービスを提供する会社ではスタッフの教育も行なっているため、契約したその日から安心して電話の代行を任せることができます。

重要な電話を逃さない

電話はビジネスチャンスでもあります。しかし、いつかかってくるか分りません。留守電にしている時にタイミング悪く新規案件の問い合わせや、取引先からの依頼の電話がかかってくることもあるでしょう。電話代行サービスを利用すれば、重要な電話は即回してくれるのでビジネスチャンスを逃すことはありません。

顧客への安定対応で信頼度アップ

留守電に伝言を残す方法に抵抗がある方も多いです。また、留守電に伝言を残したが長時間連絡がつかない場合、「本当に留守電を聞いてくれたのか」と不安に思われます。1度や2度ならばまだいいですが、それが続くようならば信用を落としかねません。いつ電話をしても電話がつながる状態は、電話をかけるほうも安心できます。会社の信頼度も高まることでしょう。

幅広い転送方法が選べる

職種によっては、いつでも電話に出られるとは限りません。また、話が込み入っているので留守電に入れてもらうのではなくできれば文章で確認したいというケースもあるでしょう。電話代号サービスは電話だけでなくメールにも転送が可能です。幅広い転送方法を選べれば、どんな仕事でも安心して集中できます。重要なビジネスチャンスも逃すこともありません。

柔軟なニーズにも対応できる

会社によっては、「会議の間だけ電話代行サービスを利用したい」「特定の曜日にだけ依頼したい」というケースもあります。電話代行サービスの会社によっては、短時間や特定の曜日だけ依頼することも可能です。必要な時間帯だけ利用できれば、余計な費用もかかりません。なお、電話代行サービスによってはサービスを利用する時間帯の変更もできるため、余計な費用もかからずにサービスを導入できるでしょう。

商品説明など、一部の専門的な業務も対応できる

電話代行サービスの会社によっては、単に電話を取り次ぐだけではなく商品説明など、専門的な業務も依頼することが可能です。対応する言語も日本語以外に英語や中国語などが可能なケースもあります。「自分の会社は専門的な業務が多いので、代行サービスは利用できない」ということはありません。一度電話代行を行なっている会社に相談してみましょう。

電話代行のデメリット

これまで電話代行のメリットを紹介してきました。しかし電話代行にもデメリットもあります。一例を挙げると以下のとおりです。

社員が電話対応をするのに比べると柔軟性に欠けることがある
専門的な業務を依頼するほど料金が高くなる
料金体系が会社によって異なるため比較が難しい
社内情報の管理を徹底することが必要
電話代行サービスとの連携がうまくいかない

電話代行サービスは需要に応じて供給も増えています。しかし、どのような会社も最高のサービスを提供してくれる訳ではありません。会社によっては「留守番電話よりややましな程度だった」「本当に依頼したいサービスは高額だったので、自社で個別に人を雇ったほうがよかった」ということもあるでしょう。

電話代行サービスを始めるのに特別な資格などは必要ありません。値段だけで業者を決めず、サービスの内容をチェックし、時間をかけて選びましょう。

導入の際に注意しておきたいポイント

電話代行サービスを導入する際は業者の選び方が大切です。電話代行サービスを選ぶ際は、以下のポイントに注目しましょう。

対応時間
料金プラン
電話転送の方法
サービスの柔軟性
口コミ

評判がよくても希望する時間にサービスが提供されなかったり、料金プランが予算に合わなかったりする場合があります。また、料金プランが安くても社員教育が行き届いていなければ、安心して代行を任せることはできません。電話代行サービスの会社を選ぶ場合、料金プランや対応時間に注目しがちですが、会社の対応や社員の教育が行き届いているかも確認しましょう。電話代行サービス会社の対応をみれば、ある程度知ることができます。