ボイスワープの機能で電話代行を有効活用しよう!

2016.12.11電話代行
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ボイスワープは事業者様にとって欠かせない?

電話代行と切っても切り離せない【ボイスワープ】。設定次第で、自宅や会社にかかってくる電話を、外出先の携帯電話で受けることができます。自宅だと留守番電話で十分かもしれませんが、会社の場合、非常に重要な電話がかかってくる可能性もあるので、留守番電話では不十分なこともあります。そういう理由から、どちらかといえば法人企業での利用が多い「ボイスワープ」。今回は、ボイスワープの機能と仕組みについてご説明するとともに、電話代行と併用することのメリットをお伝えします。

ボイスワープとは?

ボイスワープとは、個人事業主には欠かせない電話転送のサービスといわれます。事務所に事務員さんをおいていない事業者様の場合、外回りなどで事務所を留守にすると、大切な電話がかかってきてもそれに上手く対応できません。
しかし、ボイスワープを使うと、会社の固定電話にかかってくる電話を携帯電話へ自動転送してくれます。顧客の満足度や立場を考えれば、留守番電話で対応するのに比べると、与える印象はすごく良いのではないでしょうか。

補足ですが、ボイスワープには2種類の機能があり、先に説明した自動的に設定先の電話番号につながる“無条件転送”と、会社の固定電話を呼び出してもつながらない場合に転送される“無応答時転送”とがあります。

無応答時転送とは、例えば、Aさんが外出していてBさんが事務所で電話番をしている時、7コール呼び出してもBさんが出ない(出れない)場合に外出先のAさんの携帯電話に転送される、といった具合です。(※Bさんがトイレに行っている、他の電話に対応中など。なお、呼び出しコール数は都合に合わせ設定できます。)

ボイスワープがあれば、留守番電話を使うことなく外出先の携帯電話へつなげてくれるので、大切なクライアントを待たせることも減るでしょう。「事務所を留守にすることが多い」「会社に誰も居なくなる時間帯がある」、そんな事業者様はぜひ、ボイスワープを使ってみて下さい。

ボイスワープの欠点を埋めてくれる電話代行

そんな便利な「ボイスワープ」ですが、その便利さを活かしつつ、電話代行を併用して利用することも可能です。

「出先だが、どうしても直に受けたい電話がかかってくる」
「外回りの時でも、対応できる時は自身で電話を受けたい」

例えば、こういう時は自身の携帯電話に転送しておいて、

「商談に入るので少しの間、携帯電話に出られない」
「運転中(電車の中)なので、携帯電話に出れない」

こういう時には、電話代行業者に転送するのです。要は、転送先を予め2箇所登録しておき、場面に合わせて転送先を切り替えるのです。これは、ボイスワープの機能の1つである、「リモートコントロール(遠隔操作)」を使用します。この機能を使うと、外出先からでも転送先を切り替えられるので、商談に入るまでは自身の携帯電話に転送しておいて、商談が始まる前に電話代行業者に転送を切り替える、といったことが可能なのです。

外出先で電話する男性

あらゆる事態を想定した場合、事業者様にとってボイスワープは欠かせません。普段はあまり使用機会は無くても、念のため、と加入している事業者様も多い様です。利用価値があり、非常に便利な機能を持つ「ボイスワープ」ですが、更にその上を行くバックアップ体制を維持するには電話代行の利用もお勧めです。

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