社内を幅広くフォローする総務。業務内容をご紹介

2020.01.15スタッフブログ
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ドラマや小説でもよく見かける総務の仕事。しかし、実際に総務の方がどんな仕事を請け負い、毎日どれだけ奮闘しているか知らない方も多いでしょう。そこで今回は、社内の幅広い業務を担当している総務について、仕事内容ややりがい、活かせる資格までご紹介します。

企業 総務

 

総務の仕事は会社と社員をつなぐこと

総務の仕事をあえてひとことで表すなら、「会社と社員をつなぐこと」でしょう。会社は規模が大きくなればなるほど、人事部・経理部・企画部・営業部など、多くの部署が役割分担をしています。しかし、部署によっては関わりのないところも多く、特に経営陣とは距離が開きがちです。

総務部は、経営陣も含めたすべての部署と連携を取り、会社の方向性をひとつにまとめる役割を担っています。総務部が存在しなければ、会社全体がバラバラになってしまうかもしれません。

 

 

総務の仕事一覧

「総務=何でも屋」のイメージを持っている方も多いのではないでしょうか。総務の仕事は多岐にわたり、ほかの部署で扱わないもののほとんどが含まれるため、そのイメージは間違っていないといえます。以下では、総務の仕事の代表的なものをいくつかご紹介します。

なお、下記は総務の仕事の一部であり、会社によってはさらに多くの業務を行っている場合もあります。

 

社内文書の作成

社内で使用する稟議書や報告書などの書類は、総務が一括で請け負って作成するケースが少なくありません。書類作成だけでなく、完成したものを種類別や日付別にまとめ、ファイリングまで行います。近年は、パソコンのクラウド上にデータで保管する場合も多く、総務の仕事の質によって情報へのアクセスのしやすさが変わります。

 

電話やメール応対

会社のホームページに記載されている電話番号は、総務への直通電話である場合が多く、あらゆる電話やメール応対を行います。相手から用件を正確に聞き出し、担当部署に適切に振り分ける能力が求められます。

 

備品管理、発注

備品の管理や発注も総務の仕事です。オフィスには消耗品や文房具などがあふれており、それらすべてを管理しているのが総務です。なくなったものを補充するために総務を訪ねた経験のある方も多いでしょう。

 

施設管理

オフィス全体の施設管理や安全管理などを行うのも総務の仕事です。例えば、空調設備や照明に不具合が出た場合は、総務に問い合わせることになります。業者に依頼する場合も、総務を通して連絡するのが一般的です。

 

株主総会の企画、運営

株主総会では、議事録や資料の作成、招集通知の発送など、事務関係のタスクが山積みです。当日の議事を円滑に進めるためにも、総務の力が必要になるでしょう。当日の受付や会場案内も総務の担当者が行います。

 

 

総務の仕事のやりがい

幅広い業務を担当する一方、ひとつの仕事を極めづらいともいえる総務。総務の仕事を通じて得られるやりがいにはどんなものがあるのでしょうか。

 

組織の改善に携われる

前述のとおり、総務は会社全体をうまく回しながら仕事をしています。そのため、仕事をする中で組織の不足している部分や改善点に気付くこともあるでしょう。総務の活躍で組織がさらに良くなるケースも少なくありません。

決して目立つ存在ではありませんが、組織を改善し、より良いものにできるのは大きなやりがいだといえます。

 

社員から頼ってもらえる

各部署と連携する中で、総務はあらゆる社員と接します。相手の要望に適切に応え、時には先回りして動くことで、社員から頼ってもらえる機会が増えるでしょう。

自分の仕事が誰かの役に立っていることを実感できるのは、仕事をするうえで大きなやりがいとなります。

 

常に変化のある仕事

総務の仕事は、毎日同じ仕事をする「ルーティンワーク」ではありません。組織の改善や、より効率的に業務をこなすにはどうすれば良いのかなど、常に考えながら答えを見つけなければなりません。

同じ仕事ばかりでは飽きてしまう、という方にとって、常に変化を求められる総務の仕事は魅力的に映るでしょう。

 

 

総務の仕事で活かせる資格

総務の仕事をするうえで必要となる資格はありません。しかし、持っていると総務の仕事に活かせる資格はいくつかあります。必ず総務の仕事をしたい、と考えている方は、以下の資格を検討してみてはいかがでしょうか。

 

TOEIC

業種によっては海外の会社と多く取り引きしていることもあるでしょう。その場合、来客対応・メール・電話応対などで外国の方と接する機会も少なくありません。TOEICやTOEFLで培った英語スキルは、必ず活かせるでしょう。英語で積極的にコミュニケーションを取る姿は、取引先から見ても心強いはずです。

ただ、ビジネス英語に慣れる必要はあるので、総務の仕事に就いてからも日々勉強するのが大切です。

 

MOS検定

総務は基本的な事務作業をすべて行うので、WordやExcelといったソフトを扱えなければなりません。そこでおすすめなのがMOS(マイクロソフトオフィススペシャリスト)検定です。特にエキスパート(上級)の資格を持っていると重宝されます。

 

秘書検定

企業によっては受付業務や秘書業務を担当することもあります。そのため、秘書検定の資格も活かせるでしょう。学生時代に取る方も多い資格なので、持っている場合はアピールしてもいいかもしれません。

 

日商簿記検定

事務作業の多い総務では、簿記の資格も活かせます。膨大な書類を処理するので、能力の高い方が増えるのは歓迎されるはずです。

 

 

総務に向いている方の特徴

幅広い業務を担当するからこそ、総務の仕事に就く方にはほかの部署とは異なる能力が求められます。以下では、総務の仕事に向いている方の特徴をご紹介します。

 

前向きで協調性がある

総務の仕事は大きな取引をする、新たな事業を立ち上げるなどではありません。場合によっては小さな雑務もこなさなければならないでしょう。そのため、どんな仕事に対しても前向きに取り組める方が適しています。

また、他部署との連携が欠かせない仕事なので、協調性があり他人を思いやれるとなお良いでしょう。

 

物事の優先順位をつけられる

上述のとおり、総務の仕事はひとつではなく、同時並行していくつもの業務を行います。そのため、優先度の高い仕事からてきぱきとこなす能力が求められます。また、場合によっては手の回らない仕事やほかに適任がいる業務を別の方に振ることも大事になるかもしれません。

 

社交的でビジネスマナーを身につけている

受付業務や電話応対を行う総務は、「会社の顔」として見られます。総務の対応がおぼつかなければ、会社全体の信用を下げてしまうかもしれません。そのため、ビジネスマナーをしっかりと身につけ、礼儀正しく人と接することができる方に適しています。

 

要望を聞き出す能力が高い

前述のとおり、総務の仕事は他部署との関わりが多く、調整役としても機能しています。そのため、相手の要望を的確に聞き出し対応する能力が求められます。コミュニケーション能力だけでなく、相手の伝えたい内容をかみ砕いて理解するスキルなども必要でしょう。

また、聞き出した情報には秘匿性の高いものも含まれます。機密保持能力の高い方ほど、社員からの信頼も厚くなります。

 

 

何でも屋のイメージが強い総務の仕事ですが、部署間の調整役に回る、外部との窓口になるなど、会社を円滑に運営するためになくてはならない存在です。特別な資格を持っていなくても、人間性で信頼を獲得できれば十分に能力を発揮できるのも魅力でしょう。常に変化を求め、人の役に立つ仕事がしたいと考えている方は、総務の仕事が向いているかもしれません。

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