業務の効率を上げるための書類のまとめ方

2016.11.22スタッフブログ
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ビジネスで必要になる知識の書類のまとめ方

業務の能率を上げていくには、膨大な量にのぼる伝票や書類のまとめ方、保管方法がカギを握ります。ここでは、書類のコピー方法や綴じ方、賢い保管方法について詳しく説明します。

コピーの仕方

コピーの方法を間違えると、必要事項の連絡に支障が生じたり、情報交換が上手くいかなかったりするなど、生産性を下げてしまう事態につながりかねません。「簡単な作業だ」と甘く見ず、細心の注意を払って行う必要があります。

コピーするときはまず、コピー部分の端が切れていないかチェックすること。まっすぐ全体をコピーできているかも同時に確認します。コピーした結果、文面が斜めになっていたりすると見た目も悪く、資料を渡された人に対しても失礼にあたります。また、コピー機のガラス面にホコリや汚れがあると、それまで写し取ってしまうので、コピーをする前はきちんとガラス面が汚れていないか確認する様にしましょう。

コピー機を使用する女性

書類作成と綴じ方

書類を綴じるときは、綴じた部分に文字が隠れていないかチェックします。また、全ページが同じ向きで綴じられることが基本ですので、違う向きで綴じられていないか丁寧に確認しましょう。綴じる位置は左上が一般的ですが、文書が縦書き形式の場合、右上を綴じることもあります。

書類の最下段にページ番号を記しておくと、会議や打ち合わせなどの進行がスムーズにはかどります。こうした細かい配慮も忘れない様にすることが書類を綴じるときのポイントです。

書類のまとめ方、保管方法

書類は、仕事の内容別にクリアファイルにまとめるのがおすすめです。大きな封筒に入れて保管するのもいいでしょう。クリアファイルの背表紙には見出しを付け、すぐに取り出せる様にします。保管場所も種類別に分けるなど、ルールを明確にしておけば、誰が取り出すにしても困りません。

また、最近では紙の資料より、USBメモリーなどデジタルデータが主流となっています。その様な場合も、仕事の内容ごとにいつでも見分けられる場所に保管しておくと、業務全体の能率アップにつながります。

用事が済んだ書類や、必要なくなった資料は破棄したほうが整理整頓もしやすくなります。しかし、後々問題が起こったときに必要になるかもしれないので、しばらくの間は大切に保管しておくのが無難です。

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