求人の応募者対応する時の注意点

応募者対応する時、とくに応募条件、応対の態度、面接日の設定について注意が不可欠です。応募条件は一貫しているか、応対の態度は親切・丁寧か、面接日は早めの設定か、など応募者に配慮した応対方法が望まれます。

採用を左右する？応募者への電話対応のコツ

更新日：2023.02.22ビジネス豆知識

求人への応募を受け付ける電話は対応方法によって職場の印象が大きく変わり、採用に影響を及ぼす可能性もあります。あまり印象がよくないと、採用したくても応募者に断られるかもしれません。好印象を与えられれば、人材を確保できる可能性は高まるでしょう。そこで今回は、求人した際の応募者対応の方法やコツを解説するとともに、弊社の「求人受付専門電話代行」を利用するメリットもご紹介します。

1 事前に対応の流れなどを決めておく
- 1.1 対応マニュアルを用意
- 1.2 応募者対応の重要性を共有
2 採用担当者がいない時の対処方法を決めておく
- 2.1 対応窓口を明確化
- 2.2 応募者の希望を詳しく確認
3 応募者対応する時の注意点
4 人材確保には「求人受付専門電話代行」がおすすめ
- 4.1 思いやりある受け答え
- 4.2 柔軟な電話対応

事前に対応の流れなどを決めておく

会社で人材募集した際には、丁寧に応募者対応するため事前に対応の流れをマニュアルで決めておきましょう。同時に、社内で応募者対応の重要性を共有することが大切です。

対応マニュアルを用意

事前に対応マニュアルを用意しておくと、職場の誰もがスムーズに応募者対応しやすくなります。対応マニュアルには、応募者から電話を受けた時に何を確認するか示します。担当者がいるかどうかを問わず、必須となる確認項目は応募者の氏名です。どんな場合にも、必ずフルネームを教えてもらいます。

担当者が不在の時の主な確認項目は、氏名以外に応募者の連絡先、お問い合わせの用件、折り返しの電話を希望する時間帯です。応募者の連絡先は、こちらでも復唱すると聞き間違いの防止につながります。マニュアルがあっても、すべての従業員が応募者対応に慣れているとは限りません。職場のみんなが慌てず作業するには、あらかじめマニュアルに沿った書式の記入用紙も用意しておくと便利です。

応募者対応の重要性を共有

すべての従業員に応募者対応する可能性があるなら、その重要性を職場全体で共有することも大切です。会社で人材募集する旨は、全従業員が集まる朝のミーティングや業務メールを通じて知らせるとよいでしょう。その際、応募者から電話を受けたら丁寧に対応する必要があると伝えます。

多くの職場で人手不足が深刻になるなか、人材確保は簡単ではない状況です。従業員が人材募集しているとは知らなければ、応募者から電話があっても要領を得ずに回答し、優れた人材を取り逃すかもしれません。応募者対応の重要性を認識したうえで丁寧に電話を受けると、会社の信頼獲得につながります。応募者に好印象を与えられれば、より多くの人材に採用を受けてもらえると期待できます。

採用担当者がいない時の対処方法を決めておく

できるだけ多くの人材を確保したい時、速やかな応募者対応は不可欠です。いつでも迅速に作業するには、採用担当者がいない時の対処方法を決めておく必要があります。

対応窓口を明確化

採用担当者がいない時の対処方法としては、対応窓口を明確にしておくとトラブル回避に有効です。採用担当者が不在の場合、通常、電話を折り返す必要が生じます。担当者以外の従業員が対応した時、応募者の氏名だけ確認して取り次ぐわけにはいきません。スムーズに話を進めるため、連絡の取れる電話番号や電話のつながりやすい時間帯をはじめ、応募かお問い合わせのみかといった細かい点まで確認しておく必要があります。

採用担当者がいない時の応募者対応では確認項目が増えるため、どの従業員が電話を受けるか窓口を明確化しておいたほうがトラブルを避けやすくなります。マニュアルがあっても、電話での受け答えに慣れていないと必要事項を聞き忘れるかもしれません。できれば、窓口役は応募者対応に不安のない従業員に頼むとよいでしょう。

応募者の希望を詳しく確認

採用担当者が不在時の電話対応では、応募者の希望について詳しく確認しておくことが重要です。たいていの応募者は、職種や勤務地・勤務時間についてさまざまな希望をもっています。とにかく採用されれば、無条件で満足するわけではありません。職場で採用したいと思っても、応募者の希望に応えられないと断られる可能性があります。

そんな事態を避けるには、あらかじめ何を希望するか確認しておくことが望まれます。そのため、採用担当以外の従業員が応募者対応する場合でも希望の職種は聞いておくのが一般的です。さらに余裕があれば、勤務地や勤務時間について希望があるか詳しく確認します。

応募者対応する時の注意点

応募者対応する時、とくに応募条件、応対の態度、面接日の設定について注意が不可欠です。

応募条件は一貫しているか

従業員が応募者対応した時、応募条件が募集記事と一貫していなければ問題です。多くの会社では、人材募集する時に応募条件を設けています。よく目にする条件は、業務経験や専門的な資格の有無です。他には、パソコンや語学のスキルが求められるケースも見られます。ネットや店頭に掲載した募集記事で未経験OKや資格不要と記載していた場合、電話口で業務経験や資格がないことを理由に応募を断るとトラブルの原因となります。応募者対応での説明は、募集記事の内容との矛盾を避けなければなりません。

応対の態度は親切・丁寧か

応募者に対応する時の態度は、常に親切・丁寧が基本です。電話を受けた時の態度は、従業員本人だけでなく職場の印象を左右します。いつでも親切・丁寧に受け答えると、応募者に気に入られ採用につながる可能性は高まります。横柄な態度、あるいは早口や曖昧な話し方は禁物です。ほとんどの応募者は緊張しているため、できるだけ聞き取りやすい声でゆっくり分かりやすい言葉で話すと好印象につながります。通常業務に追われていても、応募者に配慮した応対方法が望まれます。

面接日は早めの設定か

応募者との面接日は、早めの日時に設定したほうが無難です。応募の電話を受けてから時間を空けずに面接日を設定すると、一般的に応募者は面接を受けてくれます。面接でとくに問題がなければ、採用する方向で話を進められます。面接日までに何日もあると、その間に応募者は別の募集案件に目を向ける可能性があります。そちらで先に採用が決まった場合、通常、こちらの面接には来てもらえません。採用の機会を逃さないためには、面接日を早めに設定する必要があるといえます。

人材確保には「求人受付専門電話代行」がおすすめ

電話代行サービス（株）の「求人受付専門電話代行」は、的確な応募者対応により職場の人材確保をサポートするサービスです。

思いやりある受け答え

弊社サービスでは、常に思いやりの気持ちをもって応募のお問い合わせに対応します。求人受付の電話対応は、職場と応募者をつなぐ大切な窓口です。弊社では、応募者の心情に寄り添った受け答えにより優れた人材を確保できる可能性が高まると考えています。

応募者が受付窓口に電話する時には、採用されるかどうか不安に感じているケースが一般的です。弊社のオペレーターは不安感に配慮しながら受け答えることで、職場の好感度アップに貢献できます。電話対応の印象がよければ、応募者の関心が他の求人案件に向くリスクは減らせるでしょう。

柔軟な電話対応

弊社サービスの場合、柔軟性のある電話対応が特長的です。求人受付の際には、募集職種や職場の事情に応じて対応方法を変えられます。応募者対応では、募集職種ごとに確認事項が異なる状況はよく見られます。職場によって採用担当者が違うと、面接日程も一律になっているとは限りません。

さまざまな事情をふまえ各職場でいくつもマニュアルを用意すれば、応募者対応の手間が増えると考えられます。弊社サービスの担当オペレーターは、柔軟な電話対応によりスムーズな受け答えを実現します。応募者からの電話を少しでも多く採用につなげたいとお考えなら、ぜひ弊社が提供する「求人受付専門電話代行」の利用をご検討ください。