ビジネスシーンでLINEを使用する際の注意点とは

ビジネスでLINEを利用する場合は、万が一の時にセキュリティー問題やコンプライアンス上のリスクを回避するための対策が必要になります。まず、プライベート端末とビジネス端末は分ける、友達の自動追加機能はオフにする、個人情報や機密事項についてはやりとりしない、などの対策をするべきです。

LINEの使用、ビジネスシーンでの注意点は？

更新日：2023.03.23ビジネス豆知識

個人での利用を超えて、ビジネスシーンでの利用も増えてきたLINE。しかし、まだまだビジネスの場でLINEを使用することに「マナー違反だ」との声があるのも事実です。今回は、ビジネスシーンでLINEを使用する際の注意点やマナーをご紹介します。

1 LINEをビジネスで利用するメリット
2 ビジネスシーンでLINEを使用する際の注意点
3 ビジネスでLINEを使う場合のマナー

LINEをビジネスで利用するメリット

ビジネスシーンでのLINEの使用が増えているのは、相応のメリットがあるためです。以下では、ビジネスでLINEを利用するメリットをご紹介します。

メールより連絡が手軽にできる

LINEが爆発的に普及したひとつの理由が、メールより手軽に連絡を取れる点です。これはビジネスシーンでも大きなメリットになります。LINEは、チャット形式で会話の様にメッセージのやりとりができます。メールの場合は本文を書く前に宛名・挨拶・名乗りなどが必要で、末尾の結びの言葉も入れなければなりません。LINEの場合はそれらが不要で、本題のみを記載すれば良いため手軽です。

グループ機能が充実

LINEは、グループ機能を使用すると複数人と一度にコミュニケーションが取れます。まとめて情報共有ができるので、何度も同じ文面を打つ必要がありません。CC漏れによる情報伝達ミスも生じないでしょう。

無料電話でのやりとりもできる

業務上のやりとりとなると、メッセージではなく電話のほうが望ましい場合もあります。LINEには無料通話機能もあるので、電話での意思疎通も可能です。
ただ、LINEの無料電話は、料金はかからないもののパケットを消費するため、相手がWi-Fi下で使用しているか確認する必要があります。

既読機能で情報伝達ミスを防げる

LINEの既読機能は、いまだに必要か否か論争のある点ですが、ビジネスにおいては大きなメリットになります。メールの場合、相手が読んだかどうか確認する術はありませんが、LINEは既読機能によって知ることができます。ただ、LINEの既読マークは画面を開いただけで表示されてしまうため、相手が本当に内容を理解したかどうかは鵜のみにしすぎないほうが良いでしょう。

ビジネスシーンでLINEを使用する際の注意点

プライベートとビジネスシーンでは、LINEの使い方も変化するはずです。そこで、ビジネスでLINEを使用する際の注意点をご紹介します。

プライベート端末は利用しない

ビジネスでLINEを利用する場合、そもそもプライベートと端末を分けることをおすすめします。プライベート端末を会社で管理するのは難しいため、万が一の時にセキュリティー問題やコンプライアンス上のリスクにつながりかねません。また、プライベート端末を利用すると仕事とプライベートを切り分けるのが難しくなります。プライベートの予定が入っている時に仕事の連絡が来て気分が盛り下がることもあるでしょう。ビジネスでLINEを使用する場合は、会社側が社内端末を用意し、新しいアカウントを作成し運用するのが安心です。

友達の自動追加機能をオフにする

仕事用の端末を利用していると、業務上出会った方と電話番号を交換することもあるでしょう。LINEの友達の自動追加機能をオンにしていると、知られたくない方ともLINE上で友達になってしまいます。友達の自動追加機能はオフにしておきましょう。

個人情報や機密事項についてはやりとりしない

ビジネスシーンでLINEを利用する場合でも、個人情報や機密事項についてはやりとりしない様にしましょう。LINEによる情報の流出は前例があり、安易に載せた内容が他者へ広まる可能性も否定できません。
また、近年はLINEを始めとするSNSの乗っ取り被害も増えており、金銭的な損害も発生しています。事件に巻き込まれないためにも、個人情報や機密事項はLINEで送らない様にしましょう。大切な内容を話す際は、直接電話で伝えるのが無難です。

ビジネスでLINEを使う場合のマナー

上記のとおり、ビジネスシーンでLINEを使用するのはメリットもあれば注意すべき点もあります。それでは、相手を不快にさせないためにはどんなことに気を付ければ良いのでしょうか。以下では、ビジネスシーンでLINEを使用する際のマナーについてご説明します。

メッセージを送る時間を考える

LINEに限らず、メッセージを送る場合は相手に迷惑にならない時間を選択するのが基本的なマナーです。特に、LINEは通知をオンにしている方が多いので、深夜や早朝にメッセージを送ると、睡眠や朝の準備の妨げになる可能性があります。場合によっては相手から「いつでも連絡していただいて構いません」といわれているケースもあるでしょう。ただ、「まさか非常識な時間には送ってこないだろう」と考えていることも少なくありません。よほどのことがない限り、21時～7時頃までは連絡を控えるのが無難です。やむを得ず連絡を取る場合は、「夜分遅くに失礼いたします。」「朝早くに申し訳ございません」といった言葉を添えましょう。

安易にスタンプを送らない

スタンプは、LINEにおける中心的な機能といっても良いでしょう。友達同士で連絡を取り合う場合、スタンプで返事をする、感謝や謝罪の気持ちを述べることも珍しくありません。しかし、ビジネスシーンでLINEを使用する場合は、安易にスタンプを送らない様にしましょう。特に、やりとりの相手が仕事関係者や上司であればなおさらです。スタンプは、相手にフランクな印象を与えるため、近しい関係の方に送る場合は好印象を与えます。ただ、ビジネスの関係に過ぎない方にはかえって悪印象になる可能性もあるでしょう。こちらは若者だけでなく、スマートフォンの使い方を覚えたシニア世代でも失敗しがちな点なので注意しましょう。

アイコンを頻繁に変更しない

LINEでは、プロフィールのアイコンを自由に設定できます。LINEを頻繁に利用している方の中には、アイコンの写真で個性を出している場合も少なくありません。気分でアイコンを変える方も多いでしょう。しかし、ビジネスで使用しているアカウントでは、アイコンを頻繁に変更しないのも大切なマナーです。LINEユーザーは、アイコンの写真で人物を認識しているパターンも少なくありません。自分の顔が分かる写真であれば大きな問題にはなりませんが、顔が写っていない写真を頻繁に変更すると、誰のアカウントなのか分かりにくくなってしまいます。ビジネスの相手と良好な関係を続けるためにも、アイコンは頻繁に変更しないほうが無難です。

長文投稿、短文の連投をしない

LINEは、基本的に短い文章でやりとりをすることを想定したチャットツールです。スマートフォンで使用するケースが多いため、画面幅も狭く、長文は読みづらいという特徴があります。そのため、LINEでの長文の投稿はなるべく控えましょう。用件を伝える際にどうしても長文になってしまう場合は、箇条書きを利用する、チャットを分割するなどの方法がおすすめです。また、長文はメールで送り、LINEにて「〇〇についてメールさせていただきました」と連絡するのも良いでしょう。ただし、短文であっても連投はマナー違反と取られる可能性があります。細切れに連絡されると何度も通知音が鳴り、相手の仕事の妨げになってしまうかもしれません。適切な長さでメッセージを送るのが社会人に求められるマナーです。

個人利用からビジネスシーンで利用が増えてきたLINE。しかし、メールの様な従来のサービスとは使い勝手が大きく異なるため、LINEに適したマナーが浸透していないのも事実です。場合によってはLINEでのやりとりが失礼にあたるケースも少なくありません。LINEをビジネスシーンで利用するからには、最低限のマナーを理解し、相手を不快にさせないための努力が必要です。