電話代行を委託するときに見る失敗しないポイント

Q: 電話代行業務を委託するメリット

電話代行業務を委託するメリットとしては、いつかかってくるか分からない電話を気にしながら仕事をする必要がないところや、電話対応で中断させられがちな業務への負担軽減や集中力の維持などが期待できる点です。

更新日：2023.04.06電話代行

アウトソーシングによる業務効率化が進む現代、事務仕事で欠かせないが対応時間がかかりがちな電話業務を、電話代行業者へアウトソーシングする企業が増えています。今回は、ビジネスパートナーになる電話代行業者の選び方において、失敗しないためのポイントをいくつか紹介します。

1 電話代行業務を委託するメリット
2 電話代行を委託する際に気をつけるべきポイント
- 2.1 アシスタントが優秀かどうかを見ておく
- 2.2 チームで対応してくれるかどうかを見ておく
3 サービス内容をしっかり吟味しよう
4 無料相談やトライアルプランを利用しよう
5 まとめ

電話代行業務を委託するメリット

一般的に、企業にはコア業務とノンコア業務の2種類があります。企業利益に直接結びつきやすいコア業務に対し、ノンコア業務は支援に回るため利益と間接的にしか関係しません。つまり、企業が利益を伸ばしていくためには主業務に専念する必要があるのですが、企業によっては副業務に注力してしまい、なかなか効率化が実現できないのが現実です。

そこで注目されているのがアウトソーシングで、副業務を外注することで業務効率化を実現させようという企業が増えています。特に電話代行は人気で、いつかかってくるか分からない電話を気にしながら仕事をする必要がないところが、社員にとってはストレスの軽減につながります。自分の仕事に集中できるので、電話代行の需要はどんどん上がってきているようです。

電話代行を委託する際に気をつけるべきポイント

人気の電話代行ですが、電話相手は取引先やお客様など様々です。対応が丁寧なところに依頼したいと考えるのはもっともです。では、委託先選びで失敗しないためにはどうすれば良いのでしょうか？ここでは気をつけるべきポイントを挙げていきます。

アシスタントが優秀かどうかを見ておく

外注した先が素人ばかりでは品質に不安を感じることでしょう。電話応対が原因でトラブルになるということも考えられるので、できるだけスキルを持った人材を採用しているアウトソーシング会社を選ぶことが大切です。

チームで対応してくれるかどうかを見ておく

電話はいつどれだけかかってくるか分からないものなので、1人だけが対応するようでは呼損が生じる可能性もあります。そのため、チームを組んで業務対応してくれると安心です。

サービス内容をしっかり吟味しよう

失敗しない代行業者選びをするためには、サービス内容をしっかり吟味しておくことが大切です。料金やサービスの充実度だけ見ていては、後に悔やむことにつながります。では、具体的にどんなところを見ておけば良いのでしょうか？

まずアシスタントの採用基準やその実態を知っておきましょう。優秀なアシスタントであれば仕事を任せやすいのですが、外注だとその判断が難しいのが実際です。しかし有名なアウトソーシング会社であれば、どんな基準でアシスタントを採用しているか、その採用率などもきちんと掲載しています。それらの情報を参考に優秀な人材が在籍しているかを判断できるでしょう。

次に稼働時間や料金システムを確認しましょう。基本的に、アウトソーシング会社は24時間稼働ではありません。稼働時間が決まっており、料金システムによっては依頼できる時間に制限があります。バランスを見ながら適したところを選ぶことが大切です。

無料相談やトライアルプランを利用しよう

利益とは直接関係ないノンコア業務ですが、日々の業務を行う上で必要不可欠なものであることに変わりはありません。そのため、雑な仕事をするようなところには外注できませんし、委託後も本当に依頼通りの仕事ができているかをチェックしなければならないでしょう。

こういった不安を少しでも軽減させる手段として、アウトソーシング会社では無料相談を設けています。電話やメールでの相談が可能で、予算や業務に合ったプランを提案してくれるので、業者選びの際の判断材料にできます。また、実際に利用してみて相性を確認したいという方のためにトライアルプランも設けています。無料あるいは格安で代行業務を委託できるプランとなっているので、お試しで利用するにはおすすめです。

まとめ

自社業務を外注することに不安を感じる方も多いですが、企業の発展のためや売上アップのためには必要なことと言えます。特に電話業務は、電話番としてスタッフを配置しておかなければならないため、少ない企業資源を無駄にしていると言っても過言ではありません。。この無駄を省いてコア業務に専念できるよう、一度アウトソーシング会社に相談してみてはいかがでしょうか