電話代行の基本的なサービスについて

電話代行の基本的なサービスとしては、自分の事務所を代表してもらうイメージで、丁寧に応対してもらえる「秘書代行機能」、緊急案件が多い業界や社会インフラを担う業種などの場合によく利用される「夜間休日電話代行」、カスタマーセンターやキャンペーン事務局の代理として利用されることもある「コールセンター代行」、顧客獲得や管理に時間を割きたいネットショップ業者に利用される「ネットショップ専門電話代行」などのサービスがあります。

業種別で電話代行を使い分けよう！

更新日：2023.04.06電話代行

電話代行サービスを利用しようという場合、様々な業種に対応したサービスがあることをご存知でしょうか。各業種はそれぞれ異なる特徴を持つため、業種に応じたサービスを選ぶことで、ご自分の会社の用途により即した電話代行を実現することができます。今回は、電話代行サービスには具体的にどのようなサービスがあるのか紹介いたします。

1 電話代行の基本的なサービスにはどんなものがあるか
2 不動産業者専門の電話代行とは
3 水道修理専門の電話代行とは
4 ネットショップ専門や他の業種対応も可能
5 まとめ

電話代行の基本的なサービスにはどんなものがあるか

電話代行で求められている要素にはいくつか考えられます。まずは、秘書代行機能です。これは電話代行業者に自分の事務所を代表してもらうイメージで、丁寧に応対してもらえるかどうかが鍵となります。たとえば、オフィスが小さくて事務員を雇うほどの余裕がない場合や現場仕事が多く電話に出られないことが多い場合などに重宝します。

次に、夜間休日電話代行としての機能も需要の高い要素といえます。緊急案件が多い業界や社会インフラを担う業種などの場合によく利用されるサービスです。加えて、コールセンター代行はカスタマーセンターやキャンペーン事務局の代理として利用されることもありますし、ネットショップ専門電話代行では顧客獲得や管理に時間を割きたいネットショップ業者に利用されています。

つまり、電話代行を利用する理由はこのようにさまざまであり、これらの複数の要素を組み合わせ、業界ごとに独自の仕組みを作っている代行サービス会社もあります。

不動産業者専門の電話代行とは

業種別で注目されているのが、不動産専門の電話代行です。不動産業者は、土日などの休日には来店者も多く、内見希望者の対応をすることが多いため、事務所でゆっくり電話対応する時間が限られます。さらに春や秋の引っ越しシーズンには問い合わせも多く、電話を取りきれない場合も少なくありません。また、不動産についての知識がない方が電話を取ると、お客様への回答が遅くなり、失注につながる懸念も生じます。

不動産専門の電話の代行であれば、不動産の問い合わせとして多い空室や内見の方法の問い合わせにも対応してもらえます。不動産業をよく理解したオペレーターが対応しますから、お客様から様々な依頼内容を的確にヒアリングしてもらえ、安心して電話代行を依頼できることでしょう。

水道修理専門の電話代行とは

水道修理の専門業者はたくさんあり、競争の激しさが伺えます。水道は社会インフラであるという性質上、修理を依頼する側としては、24時間365日いつでも電話がつながり、早急に問題解決してほしいという気持ちを持っています。
つまり裏を返せば、顧客の要望に応えられるサービス提供のためには、人件費とともに、水回りや設備の知識を持ってもらうための教育時間の両者がかなり必要になります。

その点、水道修理専門の電話の代行サービスであれば、電話に対する呼損を解消し、水回りの知識を持つオペレーターの対応により、依頼者の問題を早期に解決できます。水道修理専門の業者においては、応答率と問題解決スピードが顧客への信用につながりますから、電話代行を導入する場合には、月額の安さよりも、きちんとした対応をしてくれるサービスかどうか重視した方が良いでしょう。

ネットショップ専門や他の業種対応も可能

ネットショップ専門の販売店であっても、商品の内容など細かいところを確認や相談したいお客様は多いことでしょう。その要望に応えるために、電話で購入相談できるコールセンターを用意しているネット通販業者も少なくありません。ですが、コールセンター機能を自社で持つとなると、人手を確保するのが大変ですし、臨機応変な応対も必要になるため、人材育成も大きな課題になります。

そのような場合は、ネットショップ専門の電話代行を使うと良いでしょう。各社の業務やサービス内容を熟知したオペレーターを配置・応対してもらえるだけでなく、対応結果の報告もしてもらえますので、品質向上や顧客ニーズの把握に役立ちます。その他、独自の業務内容に熟知したサービス例としては、士業専門の電話代行サービスもあります。業界の専門用語を理解した対応ができるため、小さい事務所も安心して利用しているようです。