電話代行を委託して、会社のイメージも好印象

Q: 電話対応をランクアップさせる方法

電話対応をランクアップさせる方法としては、電話対応研修を行う方法と、電話代行業者に電話を委託する方法があります。

更新日：2023.04.18電話代行

電話対応をする事務員を置いていない事業所では、業務中の社員が電話を取る必要があります。通常の業務をこなしながら次々とかかってくる電話に出るとなれば、タイミング次第でうっかり雑に対応してしまう可能性もないとは言えないでしょう。「長い付き合いがある相手だから大丈夫」と思っていても、すべての電話主がそのような相手方とは限りませんから十分に気をつける必要があります。今回は、電話代行を委託することで会社のイメージ向上につながる理由をご紹介します。取引先からの印象アップを目指すなら、ぜひご参考にしてください。

1 電話対応は会社のイメージを左右する
2 電話対応をランクアップさせる方法
- 2.1 社員にあらためて電話対応の研修を行う
- 2.2 電話代行を委託する
3 電話代行で会社のイメージが好印象になる理由
4 おわりに

電話対応は会社のイメージを左右する

「電話の対応ぐらいで、そんなに大ごとにはならないだろう」と、電話での連絡を軽々しく考えてしまっていませんか？ここでは、相手の顔を見られない電話での対応が、いかに会社の第一印象を左右するかについてご紹介します。

ビジネスマナーが身についていないと相手に不信感を与える

今後の長いお付き合いを期待して初めて電話をかけたのに、明らかに面倒そうでぞんざいな対応をされたらどのように感じますか？「やっぱり他の会社に当たろう」と思ってしまうのではないでしょうか。
仕事の電話でビジネスマナーに則っていない雑な対応をされると、たとえ相手が社内の一個人だったとしても会社全体に対して良い印象は持ってもらえないでしょう。

声のトーンが暗いと、不安な印象に…

電話口でどんなに誠意ある返答をしても、その声のトーンが暗く沈んだ印象だと相手に不安を与えてしまいます。「会社全体がこんな雰囲気なのだろうか？」「業績が悪いのかしら」などと想像させてしまっては、もし事実とは異なっていても明らかに損ですね。

話が聞き取りづらいと、相手のストレスに

マナーに沿った誠実な対応ができていても、電話での話し方がボソボソとしていて、声がはっきり聞こえなければ好印象にはつながりません。クレームなどに発展しなかったとしても、電話口の相手にストレスを与えることになり得ます。自信がない人のように思われることもあり、こちらもあまり好ましくないでしょう。v

電話がつながりにくいだけで信頼関係にヒビが入ることも

電話対応以前に、かかってきた電話を取れないことがあるだけで、取引先との信頼関係に影響を及ぼすこともあります。こちらには「忙しく、すぐに電話に出ることができなかった」という事情があったにせよ、先方にその様子は見えません。たまたま電話に出られないという状況でも、何度か続くようなことがあれば先方からのクレームに発展してしまう可能性もあり得ます。

電話対応をランクアップさせる方法

では、自社の電話対応を強化するためには、どのような手段を取るのが良いのでしょうか。ここでは、電話対応をランクアップさせる方法を2つご紹介します。

社員にあらためて電話対応の研修を行う

電話のマナーに関する研修は、多くのスクールやビジネスコンサルタントが実施しています。このような研修を受講することで、社員の電話対応スキルを向上させることができます。
研修で対応スキルの向上を図る場合は、電話に出る社員全員が受講する必要があります。しかし、研修を実施しても効果が薄いケースも想定でき、費用対効果はあまり良くないという結果になる可能性もある点がデメリットです。

電話代行を委託する

電話代行を外部委託し、社内の電話対応をおまかせする方法です。
すぐに確実な効果が得られますし、全員に研修を受けさせるなどの方法で強いられる負担を考慮すると電話代行のほうが費用対効果は高いでしょう。そのような意味合いでも、おすすめの方法です。

電話代行で会社のイメージが好印象になる理由

電話代行の導入は、社内の電話対応をさらにランクアップさせるためにおすすめの方法とご紹介しました。しかし、「電話代行を利用するだけで会社のイメージアップになると言っても、そんなに簡単なもの？」と疑問に感じる方も、もちろんいるでしょう。
そこで、ここではなぜ電話代行を委託することで会社の印象をアップさせられるのか、その理由をご紹介します。

いつでもマナーに沿った丁寧な対応をしてくれる

社内の状況にかかわらず、電話口ではいつも変わらない穏やかで丁寧な対応をしてくれる会社に対しては、多くの人が安心感を持ってくれるでしょう。電話対応が安定していると、「いつでもなんでも相談できて、さまざまなことをおまかせできる会社だ」という印象につながります。

聴きやすい話し方で、話がすぐに通じることはビジネスに大切

電話代行のオペレーターは、聞き取りやすい話し方をしっかりトレーニングしています。電話口でもはっきりと聞きやすく話せるため、相手方のストレスがありません。
話がスピーディに進むことは、ビジネスの効率化にもつながります。円滑なコミュニケーションを生み、相手先との長いお付き合いをサポートしてくれるでしょう。