作業スピードをアップするコツとは?

2020.03.10スタッフブログ
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仕事では、品質とともにスピードも求められます。とはいえ誰もが手早く仕事できるわけではなく、作業の遅さに悩んでいる方も少なくないのではないでしょうか。作業スピードを上げるにはいくつかコツがあります。何を心がけるとよいか理解すればスピードアップを図れるでしょう。今回は作業スピードを上げるコツ、メリット、仕事に与える影響などをご説明します。

作業スピードアップ

作業スピードを上げるコツ

仕事の作業スピードを上げる代表的なコツを挙げると、1日の作業リストをつくる、満点でなく及第点を目指す、デスク周りはきれいに整理、知識を得たら実践の4つです。

1日の作業リストをつくる

日々、1日の作業リストをつくると仕事の優先順位を把握することにつながり、無駄なく業務を進められます。

最初に、その日の仕事をメモ用紙にすべて書き出しておきましょう。次は優先順位の高いほうからリストに記入し、それぞれ作業時間を割り当てます。各々の作業項目の横には、チェック欄も設けます。

実際の業務では予定にしたがって処理していくことを心がけ、作業が終わったらチェック欄にチェックを入れていきます。

満点でなく及第点を目指す

作業を進める際、満点でなく及第点を目指すことが大切です。完璧を求めると、どれだけ時間があっても足りなくなります。

作業スピードの遅い人は、よく無駄に丁寧であるといわれます。仕事でミスは好ましくありませんが、期日を守ることも必須です。できるだけミスを少なく時間もかけずに作業を終える必要があるので、通常は及第点に到達していれば許されます。

及第点を目指す時には、どこなら手を抜いても業務に支障が出ないか理解することも怠れません。

デスク周りはきれいに整理

デスク周りは、常に整理整頓しておくことが望まれます。作業スペースがきれいになっていると、物探しの面倒が生じません。

書類や備品は、いつでも決まった場所に置いておくと見つけやすくなります。それでも収納スペースには限界があり、物が増えると周りにあふれ出します。デスクに資料が積み上がるといった状態を避けるには、不用品を定期的に処分する心がけも不可欠です。

デスクが整理され物探しの手間がなくなると、その時間で必要な作業を進められるため仕事のスピードアップを図れます。

知識を得たら実践

作業スピードを上げるため有用な知識を得たら、積極的に実践しましょう。知識は、頭で理解するだけでなく実行に移すことで効果を発揮します。

作業スピードを上げる方法は多数存在します。ただ、情報を得たところで満足してはいけません。何をすれば良いか分かっても、最初のうちは不慣れであり、思った通りに行動できないためです。

スピードアップの方法も、スポーツや勉強と同じく自分のスキルとして身につけるには何度も繰り返すことが大切になってきます。

スピードアップがもたらすメリット

仕事でのスピードアップがもたらす主なメリットは、職場での評価上昇、周囲からの信頼獲得、自分の時間の確保の3つです。

職場では評価が上昇

仕事で評価対象となる項目は、仕上がりの品質だけではありません。仕事の速さも、重要な評価ポイントです。

会社の業務は、通常、期限を設定されています。例えば新しい企画案や商品をプレゼンする際、発表時間までに資料を用意できなければ意味がありません。お客様や取引先から何か要望があった時も、約束の期日までに回答しなければクレームに発展するでしょう。

仕事に費やした時間や労力を無駄にせずクレームなどのトラブルを回避するには、品質を求めるだけでなく期限に間に合わせることも重要です。予定通りに仕事を終わらせることには、大きな価値があります。

こういった点から仕事ではスピードも重視されており、作業スピードがアップすると職場での評価が上がるわけです。

周りから信頼を獲得

作業スピードのアップに伴い職場での評価が上がると、いろいろ仕事を任される機会が増えるとともに周りからの信頼獲得にもつながります。

仕事のスピードが上がった場合、以前より時間に余裕が生まれます。手が空いていれば、上司が他の業務を頼んできても不思議ではありません。これまでと違い期限に遅れる恐れがないため、安心して仕事を任せてくれるケースが多くなります。

仕事のスピードが上がった時には、たいてい手際よく作業する要領も覚えています。事前に計画を立て、効率を考えながら無駄なく業務を進められるでしょう。多少は仕事量が増えても、上司の期待を裏切る心配はありません。

きちんと期限を守ってひと通りの仕事を終えられれば、周りからも評価に見合った実力があると信頼してもらえます。

自分のための時間を確保

作業スピードがアップすれば、仕事の後、自分のための時間をより多く確保することも可能です。

上司に頼まれた仕事を要領よく処理していくと、すべて業務時間中に終えられる場合があります。そうなれば、残業せず定時に退社しても問題ありません。帰宅後、自分のための時間をこれまで以上に確保できます。

自分の時間は、趣味から仕事や資格関連の勉強まで自由に使えます。時間があれば、ゆっくりお風呂に入れるうえ食事を急ぐ必要もありません。プライベートは充実し、身体の疲れも取り除けます。

心ゆくまで趣味を楽しみ元気を回復すれば、仕事への意欲は高まりさらなるスピードアップも望めるでしょう。

仕事に与える影響

作業のスピードアップが仕事に与える影響として、業務の効率化や精度の向上が挙げられます。ただ、手に負えないほどの仕事量になる恐れもあり注意は必要です。

仕事は効率化

1日の作業リストにしたがい計画的に業務を処理していくと無駄は減り、仕事の効率化を見込めます。

作業スピードの遅い方は、たいてい時間配分が上手ではありません。全体の流れを把握しないまま、計画を立てずに仕事を始める傾向が見られます。優先順位を考えないため作業の手順が前後し、時間を無駄にするケースがよく発生します。

毎日、業務開始前に作業リストをつくり順序よく仕事を進める習慣が身につくと、余計な作業に時間を取られません。全体として仕事の流れはスムーズになり、業務時間の節約につながります。

作業スピードのアップにより仕事の効率化が実現すれば、その分、より多くの仕事に着手することも可能になります。

精度は向上

デスク周りが整理整頓され書類を探す面倒がなくなると、それだけ業務に集中しやすくなり仕事の精度は上がります。

作業が遅い場合、デスクの上にいろいろ散乱していることもよく見られる特徴です。会議の資料を用意する際、必要な書類はすぐに出てきません。書類探しに時間を奪われ、作業スピードは遅くなります。

いつでもデスク周りが整理されていると、必要な書類を見つけるのは容易です。書類探しの手間は省略され、すぐ資料作成に意識を傾けられます。余計なことに多くの労力を費やしていた時より高い集中力で作業に臨めるため、仕事の精度は上がると見込めます。

効率の良い手順で個々の作業時間が短くなれば、ミスがないか見直す余裕が生まれ、さらに仕事の品質を高められるでしょう。

仕事量に注意

個々の作業スピードがアップした場合、頼まれる仕事量は増加すると予想されます。すべて引き受けていると、やがて手に負えなくなるかもしれません。

作業スピードが速ければ期日に遅れる心配はなく、仕事の精度が高ければ取引先やお客様から大いに喜ばれると期待できます。作業の遅かった社員がそんなレベルに到達したら、上司や同僚は安心して多くの仕事を任せるでしょう。

周りから頼られるのは、嬉しいことです。とはいえ、次々に新たな仕事が舞い込むと終わりは見えてきません。手に負えないほど仕事を抱えれば品質が落ちても不思議ではなく、自分の時間を確保するのも難しくなります。

作業スピードがアップした後は、自分のペースを考慮しながら引き受ける仕事量を調整することも忘れてはいけないと考えられます。

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