コールセンターの組織体制について

2019.11.05コールセンター
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コールセンターには、いろいろな職務があります。それぞれの役割を理解すると、業務を円滑に進めるうえで役立ちます。今回は、コールセンターの組織はどうなっているか、また、オペレーターの待遇では何に注意しなければいけないかについてご説明します。

組織体制

 

一般的な組織体制

コールセンターの運営スタイルは職場の規模や業務内容によって異なります。たいていは、センター長をトップにオペレーション部門とサポート部門に分かれる体制がとられています。

 

センター長とは

センター長はコールセンター全体を統括する責任者であり、センターマネージャーとも呼ばれます。コールセンターの管理・運営に関して最終的な責任を負う立場にあり、どんな方向性で仕事を進めるか検討しながら具体的に経営戦略を立てていきます。

担当領域は、業務全般です。電話対応の品質は会社のイメージに影響するので、いつでも各業務に支障が出ていないかチェックは欠かせません。特にオペレーターのスキル向上は重要であり、人材育成には力を注ぎます。

常に円滑な業務進行とレベルの高い電話対応を心がけ、会社の業績アップに貢献できるコールセンターを目指します。

 

オペレーション部門の内訳

オペレーション部門は、現場で電話対応を担当する部署です。マネージャーがトップに置かれ、以下、スーパーバイザー、リーダー、オペレーターと続きます。

マネージャーが管理者を務め、スーパーバイザーは各リーダーとオペレーターを具体的に管理・指導します。リーダーの役目は、上司となるスーパーバイザーの業務補助と自分のチームに属するオペレーターの管理が中心です。

電話がかかってきた時、実際に顧客対応するのはオペレーターです。お客様と直接会話するポジションにあり、受け答えの良しあしがコールセンターの評価を左右します。組織図では下位に配置されますが、業務自体の重要性は非常に高いと認識されています。

 

サポート部門の内訳

サポート部門は、その名のとおりオペレーション部門をサポートする部署です。オペレーターの業務はお客様の話を聞くだけで終わるわけではなく、スムーズに処理するには各種のサポートが必要になります。

多くの場合、サポート、トレーナー、エスカレーション担当、システム担当、品質管理担当によって構成されます。サポートの作業内容はパソコン端末への情報入力など、トレーナーの管轄分野は研修あるいは個別によるオペレーターの指導・教育です。

オペレーターが何と回答するか判断に迷って上司に意見を求める時には、エスカレーション担当がフォローします。システム面と品質管理に関しても各々の担当が業務を支援し、オペレーション部門の負担を和らげます。

 

マネージャーやQA、SVと呼ばれる役職の仕事

マネージャー、品質管理担当(QA)、スーパーバイザー(SV)の仕事は似ている部分もありますが、それぞれ異なる部分もあります。

 

マネージャーの仕事

オペレーション部門のトップに立つマネージャーは、部門全体のまとめ役です。SVを束ねながら一通りの業務を管理し、コールセンター運営の円滑化を図ります。

毎日、着信数や応答率について現場から上がってくる業務報告を確認し、その情報をふまえながら指示を出すとともに、問題があれば業務改善への取り組みを策定します。快適な職場環境を構築するため、各スタッフの勤務状況の把握も怠りません。さらに人材採用や人員配置といった人事から、クライアントとの打ち合わせ、収支計画に関わる仕事まで担当分野は広範にわたります。

マネージャーはSVを通してオペレーション部門のスタッフ全員に目を向ける必要があるため、幅広い視野や豊富な実務経験が欠かせません。

 

QAの仕事

QA(Quality Administrator)は、品質管理に特化した役職です。コールセンターの場合、電話対応の品質維持・向上を引き受けます。

日々、通話記録をモニタリングし、オペレーターにフィードバックするところはSVと大きく変わりません。違うのはチェック項目です。QAが特に重視するのはコミュニケーション能力や会話から受ける印象です。マニュアルや指示を忠実に守っているかどうかの確認も怠りません。どのオペレーターも印象の良い話し方でスムーズにお客様と会話するために改善案を提示し、顧客満足度の向上を目指します。

QAによるフィードバックはオペレーターのモチベーションに大きく影響するので、その点に配慮することが実際の業務では求められます。

 

SVの仕事

SVの仕事は、現場の管理・監督です。マネージャーの指示のもと、各種業務を進行していきます。主たる業務目的は、QAと同じく品質アップによる顧客満足度の向上です。

マネージャーやQAとの類似点は、少なくありません。基本業務は、「オペレーターの勤怠管理・シフト作成」「研修や個別指導による人材育成」「通話内容のチェック」「業務改善に向けた取り組みの企画・提案」などです。オペレーターからエスカレーションがあれば、電話対応業務も引き継ぎます。

品質の高いコールセンターを実現するため、オペレーターのスキルアップに尽力するとともに気持ちよく働ける職場づくりも心がけます。

 

コールセンターにとってオペレーターは不可欠

どんなコールセンターでも、メイン業務の電話対応を担当するオペレーターは不可欠な存在です。組織は、お客様と直接接するオペレーターをしっかり支えなければいけません。

 

オペレーターに配慮したシフト調整

コールセンターが人手不足による電話の取りこぼしを避けるためには、必要な人数だけオペレーターを確保する必要があります。とはいえ、安易にシフトを作成するとトラブルを招くかもしれません。

シフトが特定のオペレーターに集中すると、その人だけ負担が重くなります。長時間勤務により疲労が蓄積すれば、能力が高くても業務の品質を保つのは難しくなるでしょう。適度に休んでもらうためには、バランス良く仕事を割り当てることが大切です。

勤務日を均等に分けるだけでは、十分ではありません。オペレーターには個々に都合があるため、手が足りないからと出勤を強要するのではなく、各人の事情に配慮しながらシフト調整する必要があります。

 

オペレーターに合わせた教育

オペレーターにも得手不得手があり、能力には個人差が見られるものです。画一的な教育内容や指導方法で、誰にでも同じ効果が現れるとは限りません。

言葉遣いの習得に苦労する人もいれば、クレーム処理が苦手な人もいます。両者を同じカリキュラムで指導するのは賢明とはいえません。それぞれ得意分野には手間をかけず、その時間を苦手分野の克服に割いたほうが高い指導効果を見込めるでしょう。

指導方法にも工夫は不可欠です。人によっては講義形式を好みますが、座学よりシミュレーション形式の実地演習が向いている場合もあります。指導する際には、オペレーターの個性に合わせて実施したほうがスキルアップにつながると考えられます。

 

快適に勤務できる職場環境も重要

新しい人材を採用しても、すぐ退職されては意味がありません。長く勤めてもらうには、職場の環境づくりが重要です。

電話対応では言葉遣いに留意しながら親身になって相手の話を聞くので、多少なりとも精神的に負担を感じます。人と話すのが好きな方も例外ではありません。業務時間中でも息抜きできる環境が整っていると、オペレーターは気持ちを切り替えやすくなります。

 

トラブルが起きた場合、担当オペレーターがひとりで抱え込むのは望ましくありません。いつでも周りがフォローすれば、担当者の負担は軽減できます。支援体制を充実させてオペレーターに快適な職場と評価されたなら、貴重な人材を手放さなくて済むでしょう。

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