ファイリングで大切なこととは?

2017.02.16スタッフブログ
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ビジネスの現場で必要になるファイリング

デジタル化が進み、社内文書もペーパーレスで管理している企業も多いかと思います。それでも、多くの書類や伝票をファイリング保存しているところはまだまだあります。仕事の生産性と効率性を上げていくには、文書ファイリングの工夫が不可欠。重要書類も扱うファイリングで大切なことは何でしょうか?今回はそのポイントをご説明します。

ノートを持つ女性

管理運用のルールを決める

文書を適切に管理するには、書類発生から保管、廃棄までの流れを意識し、そのルールに基づいて運用する必要があります。そうしないと、不要な書類が机回りに山積みとなり、書類1つを取り出すだけで無駄な作業を要します。

ルールで決めるべきことは、「保管場所」「保存すべき書類の基準」「書類の分類方法」「管理責任者」など。共有ファイルに関しては、紛失などのトラブルが起きた際、最後に取り出した者に責任があるというのがほとんどの企業の持つ考えです。そうではなく、管理責任者を決めて取り出した人の名前や時間、目的などを厳重にチェックし、管理する体制を置く。「ファイリング部門」を設けることで、重要書類の管理運用もスムーズになります。

共有と固有に分ける

社外文書や社内文書、あるいは極秘文書など、ファイリング対象となる書類の種類はさまざまです。種類に応じて、保管場所や管理する人などを決めておけば、書類の分類と管理もだいぶ行いやすくなります。

会社内の書類すべてを各自が保管する必要はありません。ポイントは、「共有ファイル」と「固有ファイル」とに分別すること。会社内のすべての人が共有すべき情報や文書は共有ファイルとして分類すれば、保管場所も1カ所で済み、管理もシンプルです。個人的に所有管理するファイリングとの住み分けも可能です。

ファイリングの共有化を進める時も、保管場所や廃棄時期、その基準、管理責任者など、ルールを明確に決めておく作業を忘れてはいけません。どれを固有にするか、共有にするかの判断も簡単にできる仕組み作りも大切です。

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