メールを誤送信してしまった対策について

Q: メールを誤送信してしまった対策について

いつもの様に機械的に処理してメールを誤送信してしまった！という話は珍しくありません。もし誤送信をしたらすぐに電話で謝罪しましょう。ビジネス上のメールの誤送信は、時と場合によっては情報漏洩につながります。メールでの謝罪はビジネス上タブーなので、誤送信が発覚した時点で電話をかけ謝罪をし、すぐに該当メールを削除してもらいましょう。また、電話で連絡がとれない場合は取り急ぎ迅速にお詫びのメールを送ってください。その後、時間をあけて再度電話し、謝罪をする様にしましょう。

これは知っておくべき！マナートラブルの対処法

更新日：2023.04.20スタッフブログ

ビジネスシーンでのマナーの失敗によって、個人の信頼性が下がってしまうこともあります。最悪の場合は、企業に大きな損害を引き起こしてしまうかもしれません。もしも、マナーで失敗した時は、その後の対応が重要になってきます。今回は、よく起こりやすいマナートラブルの一例とその対処法についてご説明します。

1 トラブルはどのように対処する？

トラブルはどのように対処する？

名刺を忘れた時

もしも、名刺を忘れてしまったら、まずはきちんとお詫びをしましょう。そして、説明の仕方に注意を配ります。忘れたとしても「切らしている」と伝えたほうがよいでしょう。「名刺を切らす」は「忘れた」と同じく不注意による失態ですが、「忘れた」より心証を損ねることはありません。ビジネスシーンで「忘れた」というのは失礼にあたるため、この様な場面では言い回しを工夫することが大切です。

名刺を郵送すると約束した場合は、迅速に名刺送付の手配を行ってください。一緒にお詫び状も添えることをおすすめします。お詫び状は手書きのほうがよいでしょう。名刺はすぐ見つけられるようにクリップなどで手紙とともにまとめておくと、「気遣いがある人」という好印象を与えます。

ビジネスシーンで名刺を忘れることはなるべく避けたいところ。そのため、予備の名刺入れを持ち歩く、または財布や定期入れなどに数枚入れておくと、いざという時に安心です。また、手元に1枚名刺がある場合はコピーサービスの店舗に駆け込むという方法も有効です。

メールを誤送信してしまった・・・その対策は？

いつもの様に機械的に処理してメールを誤送信してしまった・・・という話は珍しくありません。もし誤送信をしたらすぐに電話で謝罪しましょう。ビジネス上のメールの誤送信は、時と場合によっては情報漏洩につながります。メールでの謝罪はビジネス上タブーなので、誤送信が発覚した時点で電話をかけ謝罪をし、すぐに該当メールを削除してもらいましょう。

また、電話で連絡がとれない場合は取り急ぎ迅速にお詫びのメールを送ってください。その後、時間をあけて再度電話し、謝罪をする様にしましょう。

メールの誤送信を防ぐには、自身でメール送信時のルールを設けたり、誤送信防止ツールを利用したりすることで、ミスの確率を下げられます。

メール送信のルール例

少々原始的ですが、自分の中でメール送信時のルールを設けて送信前に確認するだけでも、誤送信リスクを軽減できます。具体的に、送信先のメールアドレス、「To・Cc・Bcc」の振り分け、件名や本文の間違い、添付ファイルのつけ忘れがないか、などを確認するとよいでしょう。

各メーラの機能を活用

現在、ビジネスシーンで利用されることが多いGmailやoutlook。これらのメーラは、メールの送信を一時的に保留し、間違いに気づいた際に送信取り消しできる機能を備えています。ミスが多い方は、ぜひこの機能を活用して下さい。

情報の取り扱いで失敗

情報の取り扱いを誤ると、大きな損害を引き起こしたり、懲罰の対象に発展したりする可能性があります。可能な限り、会社の情報は外部に出さないほうがよいでしょう。仕事のことで不安になると、ついつい親しい友人などに相談や愚痴を聞いてもらいたくなりますが、そんな些細なことが情報漏洩の引き金になります。友人と会った際に近況を伝えることはあっても、会社の機密に触れる内容は絶対漏らさない様にしましょう。

情報の取り扱いに関しては、実際に失敗して気づくケースが多いものです。「わざわざ聞くなんて恥ずかしい」とは思わずに、上司や同僚にたずねて問題ないか確認しましょう。「分からないことは質問する」を徹底することが、失敗を招かないコツです。

トラブル対処の心構え

ビジネスにトラブルはつきものです。トラブルの内容は多種多様ですが、心構えひとつである程度のトラブルは対処できます。

1	事実を整理	トラブルの内容を整理し、把握する
2	上司に報告	事実関係が整理できたら、すぐに上司に相談を
3	自分だけで判断・行動しない	独断で行動してしまうと事態が悪化することもあるため注意
4	同じトラブルを起こさない様にする	トラブルを処置した後は必ず反省し、その原因を探る。今後は何に注意していけばいいのかを自分の中でしっかり理解する

どんなトラブルが起きても、まずは慌てずに事実関係を整理しましょう。そして、ひとりで判断せず、上司や先輩などにアドバイスを仰ぐ姿勢も大切です。トラブルを処理した後は、きちんと反省して今後の改善策を見つけて下さい。

ビジネスシーンでマナートラブルを起こしてしまった場合、まずは焦らずに冷静になること。なおかつ迅速に最善策を見つけ、対処することが重要です。状況によっては、正直にならないほうがよい結果となるケースもあります。仕事ではミスやトラブルはつきものだと心掛け、最悪の事態を想定していざという時スムーズに対応できる対策も用意しておく様にして下さい。