便利なスマホでも、マナーを守った使い方が大事

更新日：2022.05.06スタッフブログ

普段何気なく使っているスマホですが、仕事で使う時はビジネスマナーを守って使わないといけません。ビジネスシーンでいつも通りの使い方をしていると、相手に「礼儀がなっていない人」と思われてしまう可能性も。そうならないためにも、ビジネスシーンでのスマホの使い方を覚えましょう。

1 ビジネスで気をつけたいスマホのマナー

ビジネスで気をつけたいスマホのマナー

商談中にスマホに目を落として検索する

商談中、スマホで調べ物をしたり、手帳ではなくスマホでスケジュールを確認するビジネスパーソンがここ最近増えてきています。スマホに慣れ親しんでいる世代では当たり前の習慣かもしれませんが、今の会社を率いているような年齢の方は不快に感じる場合も少なくありません。どうしてもスマホ操作が必要な時は、一言「失礼いたします」と断りを入れる配慮が大切です。

スマホの電源は切る

商談中はもちろん、打ち合わせや会議でも、スマホの電源は切るのがマナー。マナーモードにすれば安心と思われるかもしれませんが、バイブ振動の音が漏れる可能性もあります。場の雰囲気を崩さないためにも、心配りは欠かせません。危機管理の観点から、どうしても電源をOFFにできない時は、相手に了解を取ってからにして下さい。

業務連絡をスマホに送る

電話連絡よりも、LINEのほうがスムーズにやり取りができると考えて、業務連絡にスマホを使っている方も少なくありません。取引先の担当者と連絡を取る、現在の仕事の進捗状況といったビジネスシーンでの利用は注意が必要です。

簡単な業務連絡だけLINEを使う様にする

情報がまだ公開されていない新サービスや新商品といった機密事項、会社にいる人間の個人情報が分かる会話は厳禁です。情報が漏れる可能性も考えられます。中には、LINEでの業務連絡を禁止している会社もあります。特に決まりがない場合でも、LINEは簡単な業務連絡だけにしておきましょう。

プライベートと同じ感覚で使わない

ビジネスでLINEを使う場合、ビジネスマナーに沿う言葉使いでやり取りしましょう。プライベートの延長でLINEしてしまうと、上司やお客さまとやり取りする際、ついくだけた言葉や安易な表現を使ってしまうことも。私物スマホで取引先や会社関係の方とLINEする際は、プライベートとビジネスを分ける感覚を大事にして下さい。

その他にもLINEスタンプの使用、既読スルーといった問題もあります。ビジネスシーンで利用する際は、あらかじめ連絡に関するルールを決めておくと安心です。

パスコート設定は忘れずに

LINEのパスコード設定は基本中の基本です。万が一スマホをなくしてしまった場合、情報が流出してしまうかもしれません。パスコードは覚えやすいものだと破られてしまいます。複雑なパスコード設定なら、簡単に侵入されることもありません。

待ち時間にスマホを見る

取引先へ移動する際、電車の待ち時間を使ってついスマホを操作するという方もいるはず。しかし、待ち時間中も業務時間内のため、スマホを見る行為はほどほどに控えたほうが無難です。

職務専念義務違反に当たる

労働者には職務専念義務があり、勤務中は職務に集中することが求められます。これは正社員・アルバイト関係なく、どんな従業員にもいえることです。勤務時間中の使用頻度にもよりますが、度が過ぎると処分の対象になる可能性が考えられるため、気を付けて下さい。

スマホを外出先で見るのは危険？

会社、もしくは私用のスマホを業務目的で使う場合、情報漏えいなどに注意して下さい。外出先でネット接続してウイルスに感染しないとも限りません。業務で知り得た重要情報が外に漏れたら会社の社会的責任が問われるため、必要なセキュリティ対策をしっかり講じて下さい。

勤務時間中、SNSにその様子を投稿するなど

近年、スマホが普及したことによりSNSの(Twitter・Facebook・Instagram)の利用者も増えています。プライベートでこれらのツールを活用するのは構いませんが、勤務中にSNSをチェックしたり、仕事の様子を投稿したりする行為はマナー違反となります。

休憩時間の使用はOK？

休憩時間にSNSを見たり、投稿したりするのは個人の自由です。ただし、スマホが会社の支給品である場合、使用を避けるか、許可を得ても控えめに使用するのが無難です。あくまで会社のスマホであり、私物ではありません。また、会社で業務時間外の利用が禁止されているとルール違反になってしまいます。

プライベートは投稿内容に注意

勤務時間外ならSNSは自由に使えるものの、投稿内容には気を付けて下さい。例えば、実名投稿が原則のFacebookで、プロフィール欄に会社情報を載せている場合、簡単に本人を特定できます。その様な状況下で職場での不満を書きつづれば、噂が社内外に広まってしまうかもしれません。また、解禁前の新商品情報などを漏らすのは情報漏えいに当たり、懲戒処分の対象となります。休日でのSNS利用であったとしても、仕事で知った情報を流すことや、企業の信頼を損ねたり、名誉棄損に当たることを書いたりするのはやめましょう。

1人1台と言われるほど普及し、様々な用途でスマホを使っている方は多いでしょう。以前のコラム「ビジネスで活かしたい電話機能やアイテムの紹介」などで、スマホを便利に使える方法をご紹介しました。これからも、ビジネスやそのすきま時間でスマホが活躍することは間違いありません。しかし、ビジネスマナーを意識しない利用は避けましょう。安易な使用は情報漏えいや懲戒処分など、深刻な事態にもつながりかねません。倫理規範を意識して、社会人らしい振る舞いを心がけてください。