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秘書代行のよくあるご質問

電話代行サービス株式会社
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秘書代行・電話秘書のよくあるご質問

秘書代行について、お客様からよく頂くご質問の代表的なものをまとめました。以下に掲載されていないご質問などがございましたら、お気軽にフリーダイヤル0120-888-882までお問い合わせくださいませ。尚、メールフォームからも受け付けております。
また、電話代行Q&A集にも日頃、お客様から頂いたご質問、及び回答内容を記載していますので、ぜひ、ご参照くださいませ。

秘書代行の契約に関して

Q.契約期間はどのように決められていますか?
1日~末日の月極め契約となっており、充実したサービスをご提供するため、最低3ヶ月間のご利用をお願いしています。その後は、1ヶ月毎の自動更新となっています。
Q.もし、解約する際はどのような手続きが必要ですか?
お申出月の翌月末日』でのご解約となりますので、ご解約をされたい月の前月25日までにお申し出ください。特に面倒な書面の提出などは必要ございません。営業部直通:06-6886-7111へ営業担当者宛にご連絡ください。
Q.こちらの都合で解約ではなく、2ヵ月間だけサービスを停止して欲しいのですが?
はい、サービスを一時休止することは可能です。ただし、休止月の前々月のお申し出が必要となりますので、ご注意ください。なお、最大3ヶ月間、休止(業務預かり)することができます。それ以上の期間、休止を希望される場合は一旦、ご解約の運びとなりますのでご了承願います。
Q.契約後に、契約内容や電話応対方法の変更などできますか?
はい、もちろん可能です。受付時間の延長やコールプランの変更などが必要となった場合は、営業部直通:06-6886-7111へ営業担当者宛にご連絡ください。また、電話応対方法も変更可能となっておりますので、業務部までご連絡ください。

秘書代行のサービス内容に関して

Q.事務所にいる時はこちらで電話を対応したいのですが、問題ないでしょうか?
はい、問題ございません。電話の転送を解除(停止)していただければ、弊社へ転送されませんので貴社にて電話対応が可能となります。ご契約いただいている曜日、時間内でしたら、お好きな時に転送の開始・停止をしていただいて大丈夫です。また、その際、特に弊社への連絡も必要ございません。電話転送機能や操作方法などは、こちらの『電話を転送するには、どの様にすればよいのでしょうか?』でご確認いただけます。
Q.受電報告のメールを複数のアドレスに送ってもらうことはできますか?
はい、複数のアドレスに一斉送信でお送りすることも可能ですし、宛先や用件内容に応じ振り分けてお送りすることも可能です。一斉送信については、5ヵ所までは基本料金に含まれています。それ以上の登録も可能ですが、オプションサービスとなります。
Q.至急の用件が入った際など、念のために電話連絡をもらうことはできますか?
連絡・報告に関するルールも、お打ち合わせ時に取り決めをさせていただきます。貴社業務が効率的且つ円滑に取り組めるよう、柔軟に対応いたします。例えば、随時、メール報告(チャット報告)にて受電報告を行い、至急の用件が入った際は、メール報告後(チャット報告後)にご担当者様の携帯電話に連絡する、といったことが可能です。
Q.商品やサービスの説明もしてもらえますか?
どういったところまで、どのような説明を行うのか、貴社のご要望をお聞かせください。ただし、「秘書代行サービス」につきましては一次対応がメインになってまいりますので、「夜間休日 電話代行」や「コールセンター代行」で行えるほどの対応はでき兼ねます。詳しくはフリーダイヤル0120-888-882までお問い合わせください。
Q.外出時に電話と同じように、FAXを転送して受けてもらうこともできますか?
電話同様に、貴社のFAX番号を転送していただければ、外出時に貴社に届くFAXを電話代行サービス(株)にて受信することが可能です。電話代行サービス(株)にて受信したFAXは、ご指定のアドレスにデータ(PDFファイル)にてメール送信いたします。
Q.電話番号とFAX番号が同じ番号で営業しています。両方を対応してもらうことはできますか?
申し訳ございませんが、対応しておりません。FAX番号を別に取得されることをお勧めしています。

その他

Q.何名ぐらいのオペレーターが担当になるのですか?
弊社は担当チーム制となっております。1つの担当課に6~10名のオペレーションスタッフが在籍し、対応してまいります。オペレーションスタッフの名前で電話対応することも可能ですし、複数の名前で電話対応する事が貴社に良くないようなら、統一した名前で対応することも可能です。
Q.契約時間外に電話を転送した場合、音声ガイダンスや留守番電話で対応することはできますか?
可能です。オプション契約になりますが、
弊社規定の時間外ガイダンス(貴社名は入りません。)
オリジナル時間外ガイダンス(貴社名が入り、文言もご指定できます。)
留守番電話機能付きオリジナル時間外ガイダンス(留守録されるとお知らせメールが届きます)
をご用意しております。

[秘書代行について]

全国対応全国どちらの企業様も
ご利用いただけます!
全国対応 受付曜日・受付時間・応対方法・FAX送受信など、様々なご要望にお応えする電話代行サービス(株)の『オーダーメイド型の電話代行』をぜひ、ご利用ください。>>お問い合わせはこちらから