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マイナンバー制度で企業が対応すべきこと

マイナンバー制度で企業が対応すべきこと

2016年1月より、マイナンバー制度が実施されました。マイナンバーの管理は、私たち国民1人1人が管理しなければいけませんが、社員を持つ企業にとっても重要な役割があり、番号の管理や情報漏えいなどさまざまな対策が必要になります。ここでは、マイナンバー制度で企業が対応すべきことをご紹介いたします。

マイナンバー制度とは

マイナンバー制度は、住民票を持っているすべての人に番号を付けて、税金や年金、社会保障などの管理をしやすくするための制度です。今までは、それぞれの役所や機関が別々の方式で管理を行っていたため、例えば住所変更1つでも、それぞれの機関まで足を運んで同じ手続きを何度もする必要がありました。また、機関同士の繋がりも貧弱であったため、間違いや不公平が存在し、管理の効率が悪くなっていたのが現状でした。マイナンバー制度を実施することで、それぞれの機関が連携しやすくなり、情報の管理なども一括して行えるため、国民の利便性や行政サービスの効率アップが期待されています。

マイナンバー制度では、所得税や保険などの情報も管理されるため、企業側でも従業員のマイナンバーを管理し、行政へ報告する義務が発生します。そのため、マイナンバー制度は、企業側にとっても重要な管理が必要と言えます。

マイナンバー制度で企業が対応すべきこと

マイナンバー制度では、企業が従業員のマイナンバー(個人番号)を取り扱うことになりますが、正しいルールや約束事を作っておかないと、プライバシーなどの面でトラブルが発生する可能性があります。マイナンバーを管理する上で必要な「安全管理措置」の、4つの分類についてそれぞれをご説明します。

組織的安全管理措置

組織的安全管理措置は、「個人情報を扱うルールを、組織(会社)全体で整備して運用していきましょう」という意味です。具体的には、まず組織体制の整備を行い、管理者や監査責任者など実行していくメンバーを決めます。そしてマイナンバーのガイドラインを定めた規定書類の作成をして、運用を行います。さらに運用がしっかりできているかを確認する手段を整備し、評価と見直しを継続的に行っていくことも必要と言えます。

人的安全管理措置

せっかくルールや規定を会社内で決めても、それらをしっかり社員に研修、教育を行わないと、意味がありません。人的安全管理措置は、マイナンバーを取り扱う社員を教育、監督する部分です。従業員が間違った取り扱いをしていないか、また本来の目的以外のことにマイナンバーを不正使用していないかなどをチェックします。

物理的安全管理措置

マイナンバーを保護するために、物理的な対策をするのも重要です。例えば、マイナンバーを扱うフロアに自由に出入りできないように区域の管理を行ったり、データの入ったパソコンの持ち出しや盗難を防止したりするなどの対策を行います。

技術的安全管理措置

多くの企業では、コンピューターによってマイナンバーの管理をされていると言われています。このような場合、パソコンに容易にアクセスできないようにしたり、外部からの攻撃や不正アクセスを防止したりする措置が必要になるでしょう。セキュリティソフトを導入したり、パスワードを設置したりして対策を行います。

マイナンバー制度は個人だけでなく、それらを扱う企業にとっても重要な役割があり、情報漏えいや不正使用防止のために対策をしておく必要があります。上記を参考に対応すべき内容を把握しましょう。

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