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社会人なら出来て当たり前!折り返しの電話をかける際のマナー

社会人なら出来て当たり前!折り返しの電話をかける際のマナー

仕事中に自分宛の電話がかかってきたときに、タイミングが悪く出られないことはしばしばあります。電話に出られなかったときには折り返し電話をかけることもありますが、そんなときにはどんなことに気を付ければ良いのか、折り返し電話のマナーについて確認していきましょう。

電話がかかってきたときの折り返し時にしてはいけないこと

相手からの電話をとることができなかったといった状況は、仕事をしていればよくあることです。会議中や打ち合わせの途中、移動中には出ることができません。その場合は後で折り返し自分から連絡することになるでしょう。
このとき、メールだけを返信して電話をしないでいる、というのは基本的にはやってはいけません。相手は用事があって電話をかけてきているわけですし、「折り返して電話する労力や電話料金さえも惜しんでいる」と思われてしまいかねません。
ただ、例外的に、「先日の件です。メールだけ下さい」「電話をかけた後にメールでも同じ内容をお送りしました。返信はメールでお願いします」などのように伝言を受けたり留守番電話に残されていたりする場合はこの限りではありません。相手から「メールで」という指定が特にない限りは、必ず電話という形でかけなおしたほうが良いでしょう。

折り返し電話をかける時間帯

折り返し電話をかけるときは、タイミングに気を付ける必要があります。ちょっと席を外していただけですとか、ちょうどほかの電話に出ていて出られなかったような場合には、すぐに折り返してもそれほど問題はありません。けれど、電話を受けてから時間が経っている場合には、相手が電話を受けられるタイミングを配慮する必要があります。

たとえば昼休みの時間なら、相手は休憩中かもしれません。自分は休憩していなかったとしても、一般的な会社では12時~13時の間は休憩時間ですから、その時間帯に折り返し電話をかけるのは避けた方が良いでしょう。
また、夕方遅くになってしまった場合には、急ぎの用件でなければ翌日に折り返すのが基本です。終業間際は忙しいことが多いですし、終業後にかけると、もしつながっても先方の残業を増やしてしまうことにもなります。翌日折り返すときにも、始業直後はバタバタしますから、10時30分くらいまでは待った方が良いでしょう。

折り返し電話のかけ方

折り返し電話をかけるときには、相手に失礼のないように、言葉遣いのマナーにも気を付けなければいけません。
知っている相手の場合には、「お世話になっております。○○株式会社の○○でございます。先ほどはお電話に出ることができず、申し訳ありませんでした。」と、自分の名前をきちんと名乗ったうえで、電話に出られなかったことを謝りましょう。そのうえで、ご用件を伺います。

電話をかけてきた相手が知らない人ということもあります。その場合には、「こちらは○○株式会社の○○と申します。先ほどは、お電話を頂きましたのに、出ることができずに申し訳ありませんでした。今お時間はよろしいでしょうか。(「大丈夫」という返事をうけて)ありがとうございます、ご用件を伺いますが……」と、切り出すと良いでしょう。

伝言が残されていたときの折り返しのマナー

会社宛てにかかってきた電話の場合、とれなかったあなたに変わり、同僚や先輩、部下などが相手の名前や会社名、場合によっては簡単な内容を聞いてくれている場合があります。たとえば、「○〇商事の▽▽様から21日の商談の件で、▼時にお電話あり」などです。
この場合、相手の用件の内容がある程度把握できます。

折り返しの電話をする前に、きちんと必要な資料をそろえておきましょう。「相手の電話に出られなかった」というだけで、相手の時間を無駄にさせていることになります。電話口で、「あっ、ちょっと待って下さい、今資料を探します」などということにはならないようにしましょう。特に、据え置き電話の場合は「電話で応対しながら片手で探すこと」もしづらいので注意が必要です。

折り返し電話をしたら相手が不在だった場合の対応法

電話をかけて相手が不在の場合には、折り返しこちらに電話してもらうべきか悩むかもしれませんが、急ぎの用件でなければ、自分からかけ直した方が良いでしょう。
特に、立場が上の相手やお客様にあたる相手の場合には、向こうに電話をかけさせるのは失礼にあたる場合があります。かけ直す場合には、「では改めてかけ直させていただきます。何時頃おかけしたら良いでしょうか?」と、相手が在席している時間を聞いておくようにしましょう。

ただし、急ぎの場合には、相手に折り返しの連絡を頼んだ方が安心です。上では「ことづけられる側」のことをお話しましたが、その際と同じように、「××会社の■■と申します。○日の件で不明点がございますので、電話を差し上げました」としてから、
「○○様がお戻りになられたら、お手数ですがこちらまでお電話頂けるようお伝え頂けますか?」とことづけると良いでしょう。
伝言し終わった後には、「恐れ入りますが、お名前を頂戴できますか?」と、電話口の相手の名前を聞いておきます。電話口の相手もきちんと伝えなければという気持ちになりますし、後でトラブルが起きる可能性が低くなります。

留守番電話にメッセージを残す場合は、「お世話になっております。××会社の■■と申します。○日の件で電話を差し上げました。お手すきの時に折り返しお電話をお願いします」というようにします。
留守番電話の録音メッセージにかけられる時間は30秒程度です。そのため、内容は簡潔に。丁寧に言おうとすれば、「××会社の■■と申します。○日の件で不明点がございますので、電話を差し上げました。お忙しいところ大変申し訳ございませんが、お時間のあるときに折り返しのお電話をいただけると幸いです」ということになるのでしょうが、これだけのメッセージを残すのはなかなか難しいと思われます。
そのため、

  • 自分はだれか
  • 何の用件か
  • どうしてほしいか

をピンポイントで伝えます。

自分のいない間に電話がかかってきたことを知った際、「早くかけ直さなければ」と焦って折り返してしまうこともあると思います。しかし、ビジネスの電話はマナーを守れていないと印象が悪くなってしまうこともあります。相手に失礼のないよう配慮したうえで、折り返しの電話をするようにしましょう。

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