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英語で電話がかかってきたらどうする? 応対の方法を知ろう

英語で電話がかかってきたらどうする? 応対の方法を知ろう

近年では企業のグローバル化が進み、大手はもちろん、中小企業でも海外や外国人相手に取引をする機会が増えてきました。そこで、みなさんの事業所でも英語で電話がかかってきたら……と電話対応に不安を感じていないでしょうか。ここでは英語で電話がかかってきた場合の対応方法などについてご紹介いたします。

英語で電話がかかってきたときの応対方法

いくら英語力が身についていても、相手の顔が見えない電話での英語対応は難易度がとても上がります。しかし間違った対応をしてしまうと、後になってトラブルになることも考えられますので、しっかりと受け答えを行いましょう。ここではシーン別に使えるフレーズをまとめてみました。

英語でかかってきた電話をとったとき

 「もしもし」:Hello.
 「お電話ありがとうございます」:Thank you for your call.
 「ご用件をお聞きいたします」:How may I help you?
 「すみませんが、どちら様ですか」:May I ask who’s calling?

聞き取れなかったとき

「すみませんが、もう一度言ってくれませんか」:Sorry. Could you say that again?
 「すみませんが、もう少しゆっくり話してくれませんか」:Excuse me. Could you speak slowly?
 「私には難しくて理解できません、別の言い方で話してもらえませんか」:I don’t understand. Could you say that in another way?

担当者へ取り次ぎをするとき

 「少々お待ちください」:Just a moment, please.
 「担当者へおつなぎいたします」:I'll put you through to the person in charge.
 「山田に代わりますので少々お待ちください」:I'll get Mr.Yamada for you. Just one moment, please?

担当者が不在なとき

 「〇〇は席を外しております」:〇〇 is not at his desk at the moment.
 「すみません、〇〇はほかの電話に出ております」:I'm sorry. 〇〇 is on another line.
 「〇〇はただいま外出しております」:〇〇is out of the office at the moment."
 「折り返し彼からお電話させるようにしましょうか」:Should I have him call you back?
 「ご用件をお伺いいたしましょうか」:Would you like to leave a message?

相手の電話番号を聞きたいとき

 「電話番号を教えていただけませんか」:May I have your phone number?
 「お名前を頂戴してもよろしいでしょうか」:May I have your name, please?

英語で電話応対をするときのマナー

これは日本語での電話対応でも同じことが言えますが、相手の言っていることが理解できない場合であっても、あいまいな返事はしないように気を付けましょう。わからないことがあれば何度でも確認し、しっかり理解できてから受け答えしてください。話し方はゆっくり、かつはっきりと話すようにし、英語が得意ではないものの、誠意をもって対応していることを相手にアピールすることが大切です。
また、日本語特有の謙譲語や尊敬語などはないので、あまり遜った表現をする必要もなく、ストレートな会話でも問題ありません。相手の名前や電話番号、要件などの重要な情報を重点的に押さえておきましょう。

英語で電話がかかってくる頻度が高い場合には?

上記でご案内した英会話のフレーズは、ごく基本的なものにすぎません。英語電話がかかってくる頻度が高い場合や、話の詳細まで英語で対応するのが難しい場合は、ビジネス英会話ができるスタッフなどを置くことを検討されると思いますが、電話だけのために新たにスタッフを雇うということは、コスト的には厳しく、そのスタッフが不在だった場合には、結局同じ問題が発生してしまいます。
そこで英語の電話のみ応対をしてもらう、アウトソーシングサービスを利用する方法があります。電話の取り次ぎなどを行ってくれる電話代行サービスは以前から認知されていますが、最近では英語のビジネス電話に特化したバイリンガル電話代行サービスもあり、単なる英語での電話の取り次ぎだけでなく、注文や問い合わせなど、高度な内容にも対応してくれます。
外国や外国人からの電話が多く、自社のスタッフでの対応が難しい場合は、外注も視野にいれてみてはいかがでしょう。

突然の英語の電話では、焦ってしまうことも多いかと思いますが、上記を参考にしっかりと対応するようにしてください。対応に不安を感じたり、英語の電話件数が多い場合は英語電話対応のアウトソーシングサービスの利用も検討してみてください。

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