電話代行を提供する電話代行サービス(株):お役立ち情報

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電話代行サービスの会社を選ぶポイント

電話代行サービスの会社を選ぶポイント

みなさんは電話代行サービスの会社を選ぶ際、どのような点を重視しますか? 料金やサービス内容など、すぐ思い浮かぶ項目はいくつかありますが、セキュリティなどの安全面にも気を配らなくてはなりません。ここでは、電話代行サービス会社を選ぶポイントをご紹介いたします。

電話代行のノウハウを持った会社か、実績があるか

電話代行サービス会社を選ぶ際にとても重要となるのは、しっかりと電話対応のノウハウがあり、多くの実績がある会社かどうかと言えます。契約実績○○件など、多くの実績を残している電話代行サービスがおすすめで、導入事例なども多く紹介している会社は安心です。

「激安!」「業界最安!」など価格だけをアピールし、実績や設備などをほとんど紹介していない電話代行サービス会社は、すぐ飛びつかないことが大切です。

スタッフのスキルは一定以上ありそうか、運用体制はどうなっているか

電話対応はオペレーターがどう対応するか次第で、顧客を満足にも不満にもさせてしまいます。スタッフのスキルが伴っていない場合、お客様や取引先を怒らせてしまったり、転送や連絡不備で思わぬトラブルにつながることも考えられます。

また、どのような設備や体制で運用を行っているのかも重要です。ご自分の会社の業務形態を改めて確認し、どのような曜日や時間帯に電話が多いのかなどを把握し、場合によっては土日対応であったり、24時間対応したりしている電話代行サービス会社を選ぶことも考えましょう。

スキルやサービスに自信がある電話代行サービス会社は、1ヶ月程度お試し期間として無料でサービスを提供するキャンペーンを打ち出すなど、品質をアピールしています。そのような自信のある業者を選ぶことも1つの目安です。

料金感はどうなっているか

料金はサービス内容や対応コール数などによって変わってきます。一般的な料金システムとしては、基本的なサービスがセットになった月額のパック料金として設定されています。

また月間着信コール数が決められており、例えば「月間10,000円で50コールまで」などとなっています。規定のコール数を超えると、超過料金として1件あたり追加で料金がかかります。

基本的なサービスとしては、自社の会社名を名乗るサービス、用件の承り、電話による即時転送、スケジュール登録などがありますが、電話代行サービス会社によって内容が大きく異なりますので、見積もり時などによく確認しておきましょう。

特に格安をうたっている業者の場合は、サービスの多くがオプション対応となっていたり、設備やシステムが貧弱で「非対応」になっているケースもあるようです。価格だけで判断せず、サービス内容と比較しながら決めましょう。

情報漏えいに対する対策はどうなっているか

最近では情報漏えいの事件や事故が多く発生しており、その発生源が外部委託された会社だったというニュースも聞かれています。電話の内容によっては、非常に機密性が高かったり、個人情報が扱われたりすることも少なくありません。

個人情報保護方針を設けて、努めている電話代行サービス会社を選ぶのは言うまでもありませんが、個人情報の管理方法や利用目的などが明確になっているか、どのようなシステムで情報えいを防止しているのかもチェックしておきましょう。

また、情報内容はコンピューターで管理するのが一般的ですが、コンピューターシステムにSSL(データ暗号化システム)などが導入されている場合は安心です。見積もりや打ち合わせ時に確認してみてください。

このように電話代行サービス会社を選ぶにしても、さまざまな点から確認して決める必要があります。上記のことを踏まえて、失敗のない会社の選定をしましょう。

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