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社員の残業時間を削減する方法

社員の残業時間を削減する方法

みなさんの会社やオフィスでは、慢性的な残業が発生していないでしょうか。残業が発生してしまう理由として「仕事が忙しい」「人が足りない」などと思い込んでいますが、果たして本当にそうなのでしょうか。ここでは残業の原因や削減する方法などについてご紹介いたします。

社員が残業する原因

社員が残業する原因はいくつかありますが、代表的なものをあげてみました。

単純に仕事量が多い

社員が処理できる量が100として、毎日120の仕事量があれば、必然的に20は残業しなくてはならない計算になります。実際の仕事量とこなせる量のバランスがとれているか確認してみましょう。

業務が効率化できていない

いわゆる「ダラダラ残業」とよばれる残業で、業務の効率化ができておらず、内容の薄い仕事をしてしまうために発生する残業です。また、社員の計画性がなく、納期が迫ってきてから焦って残業をしてしまうパターンや、残業代を稼ぐためにわざと仕事の効率を落として残業をする社員もいるようです。

個人のスキル不足

本人は精一杯仕事をしているつもりでも、仕事の能力やスキルが伴わず残業になってしまうケースです。ひとりで相談せずに業務を抱え込む社員にも多いようです。

残業時間を減らさなければいけない理由

慢性的な残業や長時間の残業は社員の士気を下げるだけでなく、社員の集中力が低下し作業品質が悪くなってしまいます。

さらに、残業が続くと体調不良を訴えたり、休んでしまったりする社員が出始めます。こうなってしまうと、休んだ社員の分まで残りのスタッフでカバーしなければならなくなるため、さらに残業が増えて負のスパイラルとなり、社内環境はますますひどくなってしまいます。最終的には社員がうつ病になってしまったり、退職につながったりしてしまうなど、過度な残業はデメリットしかありません。

必要な残業は仕方ありませんが、毎日○時間など慢性的な残業が発生している場合は早急に対策をしましょう。

残業を削減するための方法は?

それでは、残業を削減するには、どのようなことをすれば良いでしょうか。

社内でやるべき仕事、やらなくてもよい仕事を分ける

「やらなくてもよい仕事なんてない!」と思われるかもしれませんが、本当に社員がやらなくてはいけないのかを考えます。「今やらなければならないのか」「外注でどうにかならないのか」など、まずは社内でしなくてはならない仕事と、そうでない仕事を分けるようにしましょう。

やるべき仕事は業務プロセスの見直しを行い、効率化を考える

やるべき仕事を分けたら、次は業務の内容を調査し、仕事の効率化アップを目指しましょう。社員のスキルに応じた業務内容になっているかどうかや、業務プロセスが重複しているなど無駄な部分を見つけ、同じ業務を短時間でこなせる方法を考えてください。会議やミーティング時間が長いため、本来の仕事がこなせないというデータもあります。

社員だけでなく、会社や管理職側からも、効率よく仕事ができる環境づくりを進めることも方法の1つです。

やらなくてもよい仕事はやらない、もしくは外注する

仕事をするにあたって、やるべき仕事のリストアップを作り、それに沿って仕事を進めるスタイルが一般的ですが、やらなくてもよい仕事はやらないと割り切ってしまうのも1つの方法です。

例えば、電話対応は仕事や会議を中断してしまう大きな原因の1つです。電話対応を外注にしてしまえば、時間があるときに着信内容をメールなどで確認することもできます。

いかがでしょうか。

慢性的な残業は仕事の効率が悪くなるだけでなく、社員のメンタル面でも悪影響が出るなど、デメリットの方が大きいと言えます。仕事の洗い出しや作業の効率化をはかり、電話対応等、外注できるものは思い切って外注してしまうのも1つの方法です。残業を上手に削減して健全な企業経営を進めましょう。

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