BPOとアウトソーシングの違いや利用例を紹介!

2021.02.17ビジネス豆知識
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BPOはアウトソーシングの一種ですが、一般的なアウトソーシングとは区別されています。それぞれ、外部委託の目的や委託する業務の中身が異なるためです。BPOの目的や一般的なアウトソーシングとの違いを理解しておけば、BPOを導入する時の参考になるでしょう。そこで今回は最初にBPOとは何かを解説し、導入事例やメリット・デメリット、導入時の注意点などをご紹介します。

BPOとアウトソーシングの違いや利用例を紹介!

BPOとは

BPOは、一般的なアウトソーシングが業務の一部を外注するのと異なり、業務全体を委託する方式を指します。

BPOはどんな意味?

BPOはアウトソーシングの一種です。そのなかでも、業務プロセス全般を委託するタイプがこちらに含まれます。

そもそもBPOは、「Business Process Outsourcing(ビジネス・プロセス・アウトソーシング)」の略です。この言葉が示す通り、本来の意味ではアウトソーシングのひとつと見なされます。

ただBPOの場合、経営戦略の一環として外部委託するところが大きな特徴です。業務を外部委託することで、仕事の効率化や経営面での課題解決を目指します。

そのため実際に委託する業務内容は、通常、個々の作業にとどまらずプロセス全体まで含まれます。

一般的なアウトソーシングとの違いは?

BPOが一般的なアウトソーシングから区別されるのは、外部委託する業務内容の範囲が違うためです。

改めて整理すると、BPOで外部委託する範囲は業務全体に及びます。実際の中身は、作業プロセス全般です。作業効率の改善や経営課題の解決を目指しているため、業務の遂行方法も問われます。

一般的なアウトソーシングの場合、たいてい外部委託する範囲は業務の一部です。基本的には成果のみが求められ、多くのケースでは、とくに業務の遂行方法も問われません。

この違いから、BPOは一般的なアウトソーシングに比べると業務全体への影響力が大きいと考えられます。

なぜニーズが増えた?

BPOのニーズが増えた主な理由は、この方式で業務全体を外部委託すると経営状態の見直しができ、生産性の向上を目指せるためです。

現在、世界のビジネスシーンでは、経済のグローバル化が進んでいます。さまざまな業界が国際競争力を高める必要に迫られていることからも、業務の全体的な改善を見込めるBPOに注目が集まっています。

国内で起きている少子高齢化の流れも、BPOのニーズの増加と無縁ではありません。多くの会社で人材確保が難しくなっているため、業務全般をまとめて委託できるBPOが、職場の負担軽減に大きな効果を発揮しています。

今後も国内外の状況は大きく変化しないと見られています。同時に、BPOのニーズはさらに上昇すると考えられています。

BPOの導入事例

実際にBPOの効果が認識された事例をご紹介します。主なものが、電話対応業務や資料作成業務を委託したケースです。

BPOが適している領域

BPOはアウトソーシングの一種であり、一般的にはノンコア業務への導入が適していると考えられています。

ノンコア業務は直接の利益を生まないものの、コア業務の支えとなるため、会社にとって欠かせない存在です。具体的な業務領域には、総務部門、経理部門や人事部門などがあります。

普段、ノンコア業務は会社の収益と深く関わらないことから、社内であまり注目されません。その影響で作業の効率化が進まず、繁忙期になると多くの人手が投入され、コア業務を圧迫すると指摘されています。

BPOは人員補充するだけでなく作業プロセスも見直すため、業務全体の改善が必要なノンコア業務への導入が効果的と考えられています。

導入事例1:電話対応業務

BPOを電話対応業務に導入したケースでは、業務品質が改善され、人為的なミスも減少する効果が上がりました。

これらの成果を得られた会社では、BPOを導入するまで電話対応がスムーズでなかったと説明されています。さらに支払い業務のミスやデータトラブルも多発していました。

BPOの導入で実現したのが、電話の受付窓口と情報管理の一元化です。その結果、電話対応の体制は整備され業務品質が向上しました。同時に、支払い業務のミスやデータトラブルも減少したといわれています。

このケースは、業務改善を目的とするBPOの特徴が大いに生かされた好例と考えられます。

導入事例2:資料作成業務

BPOを資料作成業務に導入したケースでは業務が効率化され、人件費の削減につながりました。

近年、BPOは民間の会社だけでなく自治体でも導入されています。このケースは、さまざまな業務を3~4名の職員で担当していた自治体の例です。

この自治体では、BPOの導入により、金融機関別金額集計のチェック、チェックリストの作成やパンチ帳票の仕訳業務が外部委託されました。結果的に、職員1名で管理業務を担う体制が実現しました。

このケースの場合、業務全般をまとめて委託できるBPOの効力が発揮されたといえるでしょう。

BPOは、他にも職場の清掃や植栽、レイアウト変更、イベント企画や防災備品の一元管理などに活用されています。導入例は多岐にわたり、それぞれ多くのメリットをもたらしています。

導入時のメリットやデメリット

BPOの導入は、さまざまなメリットをもたらします。一方で、以下のようなデメリットがある点にも注意しておきましょう。

BPO導入のメリット

BPO導入の主なメリットは、先に述べた業務品質の向上やコスト削減です。これらに加え、社外のノウハウの活用やグローバル化への対応も望めます。

もともとBPOは、経営戦略として作業効率の改善を目指すアウトソーシングのスタイルです。本来の目的が達成されれば、その成果として業務品質の向上やコスト削減がもたらされます。

同時にBPOの場合、業務の進め方の見直しや経営面の課題克服も重要な目的です。この目的を達成するため業務全般が外部委託されるため、社外のノウハウがさまざまな場面で活用されます。

その際、世界経済の動きに応じたノウハウが取り入れられれば、グローバル化への対応も見込めます。

BPO導入のデメリット

BPOの導入時に覚えておきたいデメリットは、新たな業務の進め方への自社対応の難しさです。

BPOでは、基本的に業務全般を外部委託します。一通りの業務を効率的に進めるため、作業の進め方はいろいろな部分で変更される可能性があります。

通常、業務プロセスの変更は委託先に一任され、社内の人員は深く関与しません。委託している間に新たな作業手順を十分に理解しておかないと、その後、自社で対応するのは難しくなります。

BPOにより社外のノウハウを蓄積したいと考える場合には、常に委託先と情報を共有することが重要です。

導入時の注意点

実際にBPOを導入する際、とくに注意したい点はセキュリティ面の問題です。

最近は、多くの業種で多くの個人情報を扱っています。BPOでは、必要に応じて各種の個人データの処理業務を含めて外部委託するケースが見られます。

そこで気をつけたいのが、委託した時の情報流出です。社内では情報管理に万全を期していても、委託先が十分にセキュリティ対策している保証はありません。

BPO導入による情報流出を防ぐには、委託先のセキュリティ体制に関するチェックが不可欠です。

BPOはさまざまなメリットをもたらしますが、多少のデメリットも伴います。導入時にはBPO本来の目的をふまえ、どの業務が外部委託に適しているか検討したうえで、セキュリティ面にも注意しながら委託先を選ぶとよいでしょう。

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