デキるビジネスマンのコミュニケーション・マナー

2020.01.20ビジネス豆知識
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会社で働いていれば、いろいろな場面でコミュニケーションが必要になります。コミュニケーションの基本マナーを知っていると、ビジネスチャンスをつかめる可能性は広がるでしょう。とはいえ、まず何から注意すればよいか分からないという人は少なくないかもしれません。そこで今回は、ビジネスシーンのコミュニケーションでとくに心がけたい大切なポイントをご紹介します。

コミュニケーション・マナー

 

話の聞き方のポイント

ビジネスシーンでは、話の聞き方のマナーとして主に聞く姿勢、あいづち、復唱が大切なポイントです。

 

聞く姿勢には要注意

まず人の話を聞く時には、姿勢に注意する必要があります。通常、相手の話したいという気持ちは受け手の聞く姿勢に大きく左右されるためです。話し手が上司や大切な取引相手でも自分の部下でも、とくに関係ありません。目線は、まっすぐ相手に合わせます。身体もきちんと正面に向けて、少し乗り出すくらいがよいかもしれません。腕組みはマナー違反です。ビジネスに限らず相手を拒絶していると受け取られる恐れがあるので、避けましょう。

 

あいづちはタイミングを考えて

あいづちは、自分が話の内容に関心をもっていると相手に伝える手段としてとても効果的です。どれだけ真面目に耳を傾けていても、ひたすら黙っていると相手は話が伝わっているか不安になるといわれています。会話中、こちらが上手にあいづちを打てば相手は話しやすくなり、会話が弾むことも少なくありません。ただし、タイミングは大事です。間が悪いと話の流れを止めてしまう可能性が高いので、あいづちのタイミングには十分に配慮して下さい。

 

重要事項は復唱を忘れずに

仕事では、情報が誤っているとトラブルにつながります。会話では、できるだけ聞き間違いを防ぐ必要があります。とはいえ、電話口などでは相手の話をいつでも正確に聞き取れるとは限りません。そんな時、復唱は聞き間違いを回避できる有効な手段のひとつです。仕事上の会話では、契約に絡む大切な内容が含まれている場合も少なくありません。とくに重要事項に関しては、復唱するだけでなくメモ書きも残しておいたほうが安心といえます。

 

言葉遣いや敬語の知識。間違いやすい敬語の例。

一般的にビジネスマンは、社会人として恥ずかしくない言葉遣いを求められます。敬語も例外でなく、正しい知識の習得は欠かせません。

 

どんな言葉遣いが求められるか?

職場や取引先での会話は、基本的にビジネスの一環です。家族や友達とかわす日常会話ではありません。多くの場合、ビジネスシーンにふさわしい言葉遣いが求められます。誰と話す場合でも、丁寧な表現を心がけることが社会人としてのマナーです。形式的に丁寧な言葉を並べるだけでは、十分とはいえません。相手を尊敬して、思いやる気持ちを込めることも大切です。目下の人と話す時も、相手を傷つける乱暴な言葉遣いは望ましくありません。

 

そもそも敬語とは?

ビジネスの世界では、敬語が基本です。敬語には丁寧語、謙譲語、尊敬語があり、正しく使い分けないと恥ずかしい思いをするかもしれません。丁寧語は、一般的に「です・ます調の表現」を指します。謙譲語は、自分を低めて相手に敬意を伝える言い方です。尊敬語は、相手を高めて尊敬の念を示す表現です。丁寧語の多くは語尾に「です」「ます」をつければ済むので、あまり難しくありません。謙譲語と尊敬語の使い分けでは自分を低めるか相手を高めるか区別する必要があり、使い慣れていないと厄介です。

 

こんな敬語表現は間違い

敬語表現を使う時、尊敬語のつもりで謙譲語を誤用する事例が比較的に多く見られます。代表例は、「申す」や「拝見する」です。それぞれ「言う」と「見る」の謙譲語ですが、お客様に対して「申して下さい」あるいは「拝見されましたか?」と使っているケースが少なくありません。お客様は尊敬対象ですので、謙譲語を使うのは間違いです。敬語の誤用を避けるには、一定レベルの謙譲語や尊敬語をきちんと覚えておくと役立つでしょう。

 

笑顔の作り方

職場で円滑にコミュニケーションを進めるうえで、話す時の表情は大事です。とりわけ感じのよい笑顔は、相手に好印象を与える効果をもっています。

 

笑顔のランク分け

笑顔は、大まかに3段階のランク分けが可能です。第1段階は、3割くらいの笑顔です。口元は少しだけ口角が上がり、表情はほほ笑み程度にとどまります。第2段階は、5~7割ほどの笑顔です。歯を見せて、にっこり笑った状態が当てはまります。第3段階は、10割に達する笑顔です。口だけでなく、目元まで含めて心の底から笑った時の満面の笑みを指します。楽しく会話を進めたい時、いろいろな笑顔をつくれると無駄にはならないでしょう。

 

笑顔づくりのポイント

笑顔づくりは、大きく分けて口元と目元が重要なポイントです。口元は、「イ」を発音するイメージで横に大きく広げます。その際、両方の口角を上げる意識が大切です。さらに上の歯が6本くらい見えると、相手の印象に残りやすいといわれています。目元は、少し目尻を下げると表情が柔らかくなります。これが実践できれば、「目が笑っていない」と指摘される心配はないでしょう。ただし左右が均等でないと笑顔の魅力は低下するので、バランスを保てる様にトレーニングしたいところです。

 

トレーニング方法

笑顔のトレーニングでは表情のチェックが必要になるので、鏡を見ながら行うのがよいといわれています。左右のバランスを保つには、表情筋を鍛えるのが効果的です。割り箸をくわえて笑顔になる方法、片方の口角を5秒間だけ上げて元に戻す動きを左右交互に繰り返す方法などがあります。表情筋が鍛えられると頬全体が上がり、笑顔の印象が強まるといった効果を見込めるのでおすすめです。

 

メールでコミュニケーションする時のマナー

メールでのコミュニケーションも、仕事関係のやり取りであれば一定のマナーが欠かせません。

 

ビジネスメールの基本形

ビジネスメールは、本来の用件に加えてあいさつ文、名乗り、結びの文章も記載するのが基本です。通常、あいさつ文と名乗りは本文より前に書かなければいけません。あいさつ文と名乗りの1例を示すと、「いつもお世話になっております。株式会社○○、△△部の□□でございます。」という具合です。かなり連絡が途絶えていた後なら、最初に「ご無沙汰しております」と添える工夫も必要になります。

 

書き方のマナー

ビジネスメールの場合、何より要件が的確に伝わらないといけません。忙しい相手にもきちんと目を通してもらうために、まず件名に関しては一目で内容の分かる書き方がマナーといえます。「お世話になっております」だけで済ませると、重要性が低いと判断され内容確認を後回しにされるかもしれません。宛名は、会社名、部署名、役職名、氏名、敬称を正確に書くのが基本です。

 

とくに気をつけたい注意点

仕事でメールを送信する場合、とくに気をつけたい注意点として添付ファイルのサイズが挙げられます。多くの会社では、業務の都合上、5MBや10MBまで送受信できるメールのデータサイズを制限している場合が少なくありません。データ量の大きなファイルを送りたい時には圧縮するなど相手に負担をかけない様に配慮して、常に円滑なコミュニケーションを心がけて下さい。またメールは重要な案件であっても見落とされる可能性があるので、場合によっては電話連絡も併用するほうがトラブルを避けるうえで賢明といえるでしょう。

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