ビジネスに役立つ!読みやすい文章を書くコツ5選

2019.11.22ビジネス豆知識
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メールや企画書など、ビジネスの場で文書を作成する機会は少なくありません。ビジネスシーンでは、相手に「伝わる」文章を書くのが大切です。今回は、ビジネス文書の書き方や読みやすい文章を書くコツをご紹介します。

読みやすい文章

 

ビジネスシーンでも文章を書くことはある

社会人になると「学生の頃の様に文章を書くことはなくなる」「文章力は必要ない」などの声を耳にします。確かに、ペンやノートを使って文章を書く、小説を読んで感想文を書く機会は少なくなるでしょう。

しかし、上司や取引先へのメール、企画書や提案書の作成などパソコンを使って文書を作成する機会は増えていきます。ビジネスシーンで使える正しい文章のマナーを身につけておかなければ、恥をかくだけでなく会社の評価も下げてしまうかもしれません。

 

社内文書と社外文書

ビジネス文書にはふたつの種類があります。社内文書と社外文書です。社内文書は、報告書や指示書の様に、社内で使用される目的でつくられる文書を指します。社員間のやり取りのなかで作成される文書のため、情報はできるだけ簡潔にまとめ、敬語やあいさつも必要最小限にするのが一般的です。

反対に社外文書は、取引に関する文書や見積書など社外に提出する文書を指し、正確かつ丁寧に書く必要があります。文書の内容や書き方が直接会社の評価につながる可能性もあるため、敬語やあいさつも手を抜けません。

ビジネス文書の書き方を学ぶ際は、どちらに適した文章を書くのか事前に考えておく必要があります。

 

ビジネス文書の書き方の基本ルール

社会人になりたての方は、ビジネス文書の書き方が分からずに失礼なメールを取引先に送ってしまうかもしれません。以下では、ビジネス文書を書く際に注意したい基本ルールをご紹介します。

 

正しい敬語を使う

ビジネス文書では正しい敬語が求められます。特に、社外文書では気を使わなければなりません。

間違えやすい敬語表現には、「言う」の尊敬語である「おっしゃる」、「見る」の謙譲語である「ご覧になる」、「行く」の謙譲語である「伺う」などがあります。

敬語の使い方に少しでも違和感を覚えたら、上司や同僚に確認して失礼のない文章にしましょう。

 

結論を最初に述べる

ビジネス文書では、最初に結論を述べましょう。最初に結論を提示することで、読み手は内容を想像しながら読み進められ、文書の理解が深まります。結論の後は、概略→各論→まとめの順に話を進めると、相手に伝わりやすくなるはずです。

概略では、主題に対する問題提起や全体の要約を行います。相手の興味をひく問題提起ができるかどうかがカギになるでしょう。

各論では、結論に至った理由や根拠、詳細な説明などを行います。結論に至る根拠を明示できると、文書全体の信頼性が増すはずです。

最後のまとめで結論の繰り返しや念押しを行います。聞き手からの返信が欲しい場合は、ここで記載すると良いでしょう。

ただ、相手からの提案を断る場合や弁解をする場合に作成する文書は、最初に結論を述べると相手の反発を招く可能性があります。理由やあいさつを述べた後に結論を述べるのが無難です。

 

事実と意見を区別する

ビジネス文書では、事実と意見を区別して記載しなければなりません。報告書の様に、事実に加えて意見を書く文書もありますが、それぞれ別の欄にするなど読み手が一目で見分けられる工夫をしましょう。

「意見」という単語を使っても良いですが、ビジネスシーンでは「所感」という言葉を使うのが一般的です。

 

ワンベストを意識する

書類をA4判1枚にまとめる考え方を「ワンベスト」といいます。会社には膨大な量の書類があり、時間に追われながら確認している方も多いでしょう。忙しい中で複数枚の書類をチェックするのは容易ではありません。できるだけ1枚にまとめ、読み手の負担を減らしましょう。

 

読みやすい文章を書くコツ5選

メールや企画書など、人前に出す文章がなかなか書けず悩んだ経験のある方も多いでしょう。ここでは、読みやすい文章を書く際に使えるコツを5つご紹介します。

 

文章は短くまとめる

文章を書くことに慣れてくると、ついつい一文が長くなりがちです。ただ、文章が長すぎると主題が相手に伝わりにくくなり、内容が薄くなってしまいます。なるべく簡潔にまとめることを意識しましょう。目安としては、一文あたり50文字~80文字程度が読みやすい文章です。

また、ひとつの段落でいくつもの文章を展開するのもおすすめしません。必要な場所で適宜新しい段落を設けましょう。

 

代名詞を多用しない

「これ」「あれ」「それ」「彼」「彼女」などの代名詞が多用された文章も、相手に読みづらい印象を与えます。ひとつの文章で何度も代名詞が登場すると、「この代名詞は何を表しているのだろう」と、読み手を混乱させてしまいます。

代名詞を使わないで済む様に文章を組み立てる、省略せずに名称を書くなど、相手が読みやすいことを一番に考えて文章を書きましょう。

 

一文一義を意識する

文章を短くするのにも通じますが、「一文一義」を意識して書くのも大切です。一文一義とは、ひとつの文にはひとつの情報のみを書く手法です。

一文の情報量が多すぎると、読み手の理解度を下げてしまいます。また、長い文章は読点で無理につないでいるケースが多く、冗長な印象を与えます。情報を分割できる場合は、複数の文章にしてより伝わりやすくしましょう。

 

主語と述語を正しく使う

主語と述語が正しく対応していなければ、伝わらない文章になってしまいます。特に、主語と述語が離れた文章を書く場合は、いつの間にか主語が入れ替わっているケースも見られるため注意が必要です。

 

受け身表現は避ける

受け身表現を多用すると、文章が読みにくくなります。特に、無生物を主語にした場合に受け身表現が使われがちです。ほとんどが能動表現に書き換えられるので、受け身表現はなるべく使わない様にしましょう。

 

読みやすい文章を書くためのトレーニング法

現在文章を書くのが苦手な方でも、一定のトレーニングを積むことで上達が可能です。以下では、読みやすい文章を書くためのトレーニング法をご紹介します。

 

新聞を読む

文章力を磨くには、新聞を読むのがおすすめです。新聞の文章は、最初に起きた出来事に関する事実を伝え、徐々に詳細な情報や経緯を記載する形で構成されています。簡潔に事実のみを伝えるためのお手本となる文章で、ビジネスシーンでも活用可能です。

「伝わりやすい文章とは何か」が分からない方は、新聞を読むと理解しやすいでしょう。また、正しい文章に日ごろから触れておけば、間違った文章に出会った時にすぐに気づけるはずです。

 

完成した文章の模写

取引先から送られてきたメールや、先輩が作成した報告書など、完成した文章を模写するのもおすすめの方法です。文章全体の流れや、句読点を打つべき場所など、文章を書くうえで大切な点を学べるでしょう。

 

校正をお願いする

自分自身の文章に自信が持てない場合は、作成した文書を上司や先輩に校正してもらうと良いでしょう。自分では気付かないミスや書き方の癖を指摘してもらえるかもしれません。

ただ、相手の時間を奪うことにもなりかねないので、必ず確認を取ってからにしましょう。

 

タイピングの練習をする

読みやすい文章を書くためには、タイピング速度を上げるのも大切です。上手に文章を書けないと悩んでいる方は、タイピング自体にネガティブな印象を持っているケースが多く、タッチタイピングができない場合も少なくありません。ストレスなくタイピングができれば、文章の内容を考えることに集中でき、今より読みやすい文章が書けるでしょう。

ビジネスシーンでも文章を書く機会は多いため、読みやすい文章を書くと、社内だけでなく社外でも評価されます。ただ、読みやすい文章を書くには、日ごろからの練習が大切です。今すぐにできる方法から試して、ビジネスシーンでも通用する文章を書きましょう。

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