長すぎても短すぎてもダメ?会議や電話連絡はほどよい時間設定を心がけよう

2019.11.15ビジネス豆知識
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「株式会社シチズン」は2018年9月、現代人の時間意識を調べる「平成の初めと終わりに見る、『ほどよい時間』調査」を実施しました。平成元年にあたる1989年と2018年では、ビジネスシーンにおいても、大きな変化があるようです。今回は、現代のビジネスパーソンが感じる“ほどよい時間”に加え、会議時間やビジネス電話を短縮するコツをご紹介します。

時計

 

「ほどよい」と感じる会議時間は40分

“ほどよい時間”の定義は曖昧であり、個人感覚に左右される面もあります。一般的には、特定の行動に対して苦にならない時間が“ほどよい時間”にあたります。ビジネスシーンにおいては、社内会議の実施時間に変化がありました。以下の比較結果をご覧下さい。

【社内会議で“ほどよい”と感じる時間(男性)】

◇1989年:1時間16分
◇2018年:41分

【社内会議で“ほどよい”と感じる時間(女性)】

◇1989年:1時間10分
◇2018年:39分

1989年当時に比べ、社内会議の平均時間は30分程度短縮しています。要因のひとつに挙げられるのが、日本社会のIT化です。ここ30年の間でインターネットが登場し、パソコンやスマートフォンといったデジタルデバイスも普及しました。ビデオ通話によるWEB会議も一般的となり、社内会議の効率化が進んでいます。

それに加え「長時間の会議は生産性を下げる」という認識が広まりました。「キリが良い」という理由から、30分でまとまる内容を1時間もかけて話し合う企業は少なくありません。仕事の効率化が目的でありながら、会議自体が非効率では本末転倒です。

また、あるリサーチ会社が行った調査によると、1,500人規模の企業における無駄な会議・打ち合わせの損失額は、年間約2億円に上るとのことです。1万人規模の大企業なら、年間15億円の損害になるといいます。無駄な会議の積み重ねが、自社に多額の損害を与えるわけです。この様な認識の浸透もあり、社内会議の時間短縮が図られたと考えられます。

 

会議時間を短縮するコツとは?

予定よりも会議が長引いたり、無駄な時間と感じたりするシーンは少なくありません。前提として、意見がまとまらない会議には、以下の特徴があります。

◇メールで済む内容を議題にしている
◇目的や議題が明確でない
◇会議時間が曖昧である
◇メンバーの当事者意識が低い
◇議題と異なる話題になる

定例会議を行う企業も多いでしょうが、連絡事項の通達や業務報告はメールで済ませられます。しかし、未だ“形式的な会議”にこだわる企業は少なくありません。社内会議は本来、特定の目的や議題に対して、建設的な議論を行う場です。情報共有だけで集まる定例会議は、不必要となりつつあります。

「大体1時間」と曖昧な時間設定をする会議もあるでしょう。また開始時間は設定しても、終了時間を設定しないケースさえあります。仮に終了時間を超えても議論が続く場合、時間的な意識が低いといわざるをえません。

参加メンバーの当事者意識、時間的意識が低いのも問題です。社内会議は、メンバー全員による意思決定の場でもあります。当事者意識が低く、議論や意見交換に参加しないメンバーは、いないも同然です。これは議題と関係のない話を振る、上司にも同じことがいえます。

上記を踏まえ、会議時間を短縮するコツを以下にまとめました。

◇事前にアジェンダを用意する
◇会議の進行役を決める
◇参加意欲を高める工夫をする

アジェンダとは、会議当日における議題やタイムテーブル、メンバーの出席表をまとめた議事案を指します。何が目的の会議なのか明確にすることで、参加者の前提認識を統一できたり、会議後の行動計画がイメージしやすくなったりします。アジェンダの有無で、社内会議の質は大きく変わるでしょう。

当日までに、誰が進行役に回るのか決めておきます。アジェンダの制作者が理想ですが、ほかの方に任せても構いません。参加者と面識があったり、万遍なく意見を引き出せたりする方が適任でしょう。また、単に場を回すだけでなく、アイスブレイクを設けるのも進行役の仕事です。

メンバーの参加意欲を高めるべく、アジェンダの制作者や進行役は、雰囲気作りに徹しましょう。具体的には、仕事のやりがいにつながる議題を持ち出したり、チェックイン・チェックアウトを取り入れ、参加メンバー間の関係構築を図ったりします。それが建設的な議論につながり、より多くのアイデアを創出するきっかけにもなります。

どれも直接的に時間短縮を図るコツではありません。しかし、認識統一や意思疎通の効率化が進めば、会議時間は着実に短縮できます。自社の社内会議やミーティングに問題はないか、一度振り返ってみて下さい。

 

飲みにケーションの時間も短くなっている?

余談ですが、現代でいう“飲みにケーション”の時間も短くなっています。仕事の付き合いで飲食・飲酒に要する時間は、それぞれ以下のとおりです。

【飲み会・食事会で“ほどよい”と感じる時間(男性)】

◇1989年:2時間28分
◇2018年:1時間42分

【飲み会・食事会で“ほどよい”と感じる時間(女性)】

◇1989年:2時間19分
◇2018年:1時間40分

男女ともに40分程度の短縮が見られます。1989年といえば、バブル景気の真っ只中です。金銭的余裕もあり、少なくとも2時間以上は“飲みにケーション”を楽しんでいたようです。一方の現在は、2時間以内が“ほどよい”とされています。飲み会の幹事を務める場合、時間には気を配るべきでしょう。

 

大幅に増えたビジネス電話の通話時間

ビジネス電話での通話時間について、意外な結果が出ています。以下をご覧下さい。

 

【“ほどよい”と感じる通話時間(男性)】

◇1989年:2分59秒
◇2018年:5分58秒

 

【“ほどよい”と感じる通話時間(女性)】

◇1989年:3分5秒
◇2018年:4分53秒

 

ご覧の様に、男女ともにビジネス電話の通話時間が増えています。1989年当時、同僚やクライアントとのやりとりは電話が主流でした。1日に何度も電話をかけるため、1回あたりの通話時間を短縮したかったかもしれません。

一方の現代は、あらゆるやりとりをメールで済ませる時代です。それなのになぜ、ビジネス電話の通話時間は増えているのか。現代人にとってビジネス電話は、相手先と緻密なコミュニケーションが取れる貴重な機会なのでしょう。通話回数が少ないからこそ、一度の通話に多くの時間をかけていると考えられます。

 

ビジネス電話は3分以内に済ませよう

業務上必要となるビジネス電話ですが、長電話は避けましょう。理想的な通話時間は3分以内です。それ以上の長電話を続ける場合、相手の貴重な時間を奪っているかもしれません。相手によっては、「時間意識の低い人」というレッテルを貼られてしまいます。

また電話やメールなどのツールは、要件に合わせて使い分けましょう。重要要件や長文はログが残るメールに、確認程度の要件なら電話で済ませるのがベストです。なお、短時間で複数回の電話は、失礼にあたります。「電話で貴重な時間を頂いている」と捉え、迅速なやりとりを心がけましょう。

 

時代の流れとともに、ビジネスパーソンの時間意識は変化しています。その要因はさまざまですが、日本社会のIT化やデジタルデバイスの登場、昨今の「働き方改革」の影響もあるでしょう。仕事における生産性を突き詰めた結果、あらゆる面が効率化されたわけです。いずれにせよ、当時に比べて時間の価値が上がったのは確かでしょう。今回ご紹介した“ほどよい時間”を意識し、社内会議やビジネス電話の効率化を目指してみませんか?

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