現場での業務が多い職場こそ秘書代行がおすすめ

2021.01.27秘書代行

現場での業務が多い職場の場合、いつでも速やかに電話を受けるのは難しくなります。そんな問題を解決するには、秘書代行がおすすめです。このサービスを利用すれば電話がつながりやすくなり、着信の取りこぼしを減らせるでしょう。そこで今回は、現場での業務が多い仕事の例をご紹介し、秘書代行がもたらすメリットについて解説いたします。

現場での業務が多い仕事の例をいくつか紹介

現場での業務が多い仕事は接客業、イベント運営や教育関連などです。

接客業

接客業は来店客の接待が重視されています。なかなか電話対応まで手が回らないところも少なくありません。

飲食店やアパレル関係の店舗に限らず、接客業のメイン業務は来店者の接待です。来店者への接待の良し悪しは売り上げに直結する場合が多く、ほとんどの職場ではレベルの高い接客態度が求められています。

実際に接客する際、店員の態度や言葉遣いが来店者から不快に思われ、店の信頼や売り上げが落ちると大きな損失です。接客している時、店員はなかなか気を抜けません。

店舗に電話がかかってきた際、接客中に着信を受ければトラブルにつながることもあります。来店者に気を配りながら電話に出て、落ち着いて対応することは難しいといえます。

イベント運営

イベント運営は現場の状況確認が重要です。関係者は、安易に会場から目を離して電話に出るわけにはいきません。

イベントを運営する際には、スムーズなプログラム進行が大切です。現場では、会場を設営している時からイベントの開催中、さらに撤収するまで問題が起きていないか、常に注意を払います。

とくに配慮が求められるイベントとして、結婚式が挙げられます。花嫁や花婿、親族、参列者に喜んでもらうためには、最高の演出を心がけ、十分に気を配りながらイベントを進める必要があります。

小さなミスも式典を台無しにする恐れがあるため、しっかり準備してから本番に臨むことが望まれます。式の関係者と打ち合わせしている時に気軽に電話を受けるわけにはいきません。

教育関連

通常、塾や家庭教師の現場では授業が最優先です。生徒の指導中に電話するのは原則的に禁止とされているところも多く見られます。

塾や家庭教師は、少しでも生徒の成績を上げるため、集中して授業を進める必要があります。指導中は、余程の理由がないと電話することは許されません。

授業で誤った情報を伝えると生徒の信頼を損ねる恐れがあるため、準備の段階にも高い集中力が求められます。指導内容が簡単に思えても、細心の注意を払って準備を済ませなければいけません。

塾や家庭教師は授業で手を抜くわけにはいかないため、仕事中はなかなか電話を受ける余裕がないといえます。

着信の取りこぼしが引き起こす問題点

ビジネスにおいて、着信の取りこぼしは多少なりともマイナスポイントとなります。具体的な問題点としては、ビジネスチャンスの喪失、緊急時の対応の遅れ、信頼感やイメージの低下が挙げられます。

ビジネスチャンスの喪失

着信の取りこぼしはビジネスチャンスの喪失につながるため、軽視できません。

電話は、職場とお客様との橋渡し役となる大切な窓口です。最近は、ほかの通信手段もいろいろ選べますが、それでも電話がかかってくるケースは多く見られます。

店舗、イベント運営や教育関連の現場に寄せられる電話の用件には、新規のお客様からの商品の注文や業務依頼が含まれます。現場の仕事から手を離せず着信を取りこぼせば、新たなビジネスチャンスを喪失するでしょう。

お客様は、たいてい少ない時間のなかで機会を見つけ、電話をかけてくれます。何度も手間を惜しまずに電話をかけ直してくれるとは限らないため、できるだけ一度で電話に出ることが望まれます。

緊急時の対応の遅れ

電話の用件の緊急性が高い場合、着信の取りこぼしによる対応の遅れは大きな問題です。

職場には、時間的に余裕のある用件ばかりでなく、急を要するトラブルで連絡が入ることもあります。着信を取りこぼして対応が遅れると、トラブルが肥大化する恐れもあり、望ましくありません。

接客業でとくに対応が急がれるトラブルは、クレーム処理です。お客様を長々と待たせると、さらなるクレームを受ける場合があります。早急に解決するには、速やかな電話対応が欠かせません。

イベント運営や教育関連では、一度に複数の現場を引き受けることがあります。緊急時には目の前の現場ばかり優先していられないため、電話対応できる体制を整えておく必要があると考えられます。

信頼感やイメージの低下

信頼感やイメージの低下も、着信の取りこぼしが引き起こす放置できない問題です。

接客業では、店舗への電話がつながりにくいとお客様には不快に思われます。何度も電話をかけ直しても通じなければ、イメージ悪化につながります。

イベント運営では、関係者が現場の担当者と連絡を取れないと、信頼関係を損ねる恐れがあります。教育現場でも、生徒が電話で相談したい時に対応を怠ると、信頼感の喪失につながります。

お客様、仕事の関係者や生徒から信頼を得るには、現場が忙しくても電話対応を怠らない姿勢が大切です。

秘書代行を利用するメリット

現場での業務が多い職場で秘書代行を利用するメリットは、着信の取りこぼしが減り、ビジネスチャンスや信頼感の獲得を見込める点です。

着信の取りこぼしが減少

職場で秘書代行を利用すると、着信の取りこぼし防止に大きな効果があります。

秘書代行は、担当オペレーターが事務員としてクライアントに代わり電話を受けるサービスです。現場の業務が多く、デスクワーク中心の仕事以上に電話を受けにくい職場でも、とくにサービスのレベルは変わりません。負担の大きさに関係なく、オペレーターはいつでも速やかな電話対応に努めます。

クライアントは、自分がデスクを離れている間に重要な着信を取りこぼしていないか、心配する必要はありません。仕事の関係で現場に出ている間も、本来の業務に専念しやすくなります。

ビジネスチャンスや信頼感を獲得

秘書代行の利用により着信の取りこぼしが減ると、ビジネスチャンスや信頼感の獲得につながります。

秘書代行がもたらすメリットは、速やかな電話対応による着信の取りこぼし減少にとどまりません。オペレーターがより多く商品の注文や業務依頼の電話を受ければ、それだけビジネスチャンスは広がります。

電話のつながりやすさは、お客様から信頼を得る際にも有効です。お客様に、いつ電話しても担当者と連絡を取れると理解してもらえれば、お互いの信頼関係を築きやすくなります。

お客様との信頼関係が強まれば、新たな商品の注文や業務依頼が期待できます。さらにビジネスチャンスを獲得する機会は増えるため、収益を拡大するにも効果的です。

弊社のサービスは高品質

弊社では、品質の高い秘書代行サービスを提供しています。電話がつながりやすいだけでなく、クライアントのニーズに応じて柔軟に対応できる点も特長です。

秘書代行のサービスはさまざまな企業が行っていますが、クオリティには差が見られます。なかには、人件費を抑えるため、スキルの低いオペレーターを採用している会社もあります。

弊社では、サービスの品質を重んじる方針をとっています。オペレーターは優れたスキルの習得を目指し、定期的な研修も行っています。さまざまな状況に応じて、クライアントの要望をふまえながら臨機応変な対応が可能です。

ただ着信の取りこぼしを防ぐだけでなくサービスの品質にもこだわるなら、弊社サービスの利用をおすすめします。