秘書代行の利用で変わること

2020.11.17秘書代行
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職場での電話対応は、ビジネスチャンスを獲得するうえで軽視できない大切な要素と考えられています。ただ、さまざまな事情から十分に体制が整備されていないケースは少なからず見られます。電話対応の改善を検討している場合、秘書代行を利用してみてもよいでしょう。そこで今回は秘書代行の概要を解説後、「オフィスが不在になりがち」や「マナー教育不足のまま電話応対」など、電話窓口に不備を抱えた事業者が秘書代行を利用すると何が変わるかご紹介します

秘書代行の利用で変わること

秘書代行とは?

秘書代行は、担当オペレーターが会社の事務員として職場にかかってくる電話に対応するサービスです。

一通りの着信に対応

秘書代行は、職場にかかってきた一通りの着信に対応します。

職場に舞い込む電話の用件は、お客様や取引先からのお問い合わせ、緊急連絡、クレーム電話や営業電話、さらに間違い電話やいたずら電話まで多種多様です。

オペレーターは着信内容に関係なく電話を受けるため、より多くのビジネスチャンスの獲得につながります。

親切・丁寧に受け答え

秘書代行の場合、いつでも電話の受け答えは親切・丁寧を心がけています。

職場で多くの仕事に追われていると、電話対応は粗雑になる傾向があります。時間的に余裕がないと早口になりやすく、ストレスがたまっていれば口調は荒くなりがちです。

秘書代行のオペレーターは着信が殺到しても常に親切・丁寧な受け答えを心がけ、お客様に満足してもらえる電話対応を目指します。

受信内容は適宜報告

電話代行は、受信した内容の適宜報告を怠りません。

仕事関係の電話は基本的に迅速な対応が望まれるものの、どれくらい緊急性があるかは用件によって異なります。緊急の用件と知らずに報告が遅れると、お客様や職場に迷惑をかける可能性があります。

秘書代行の多くは、どれが緊急の用件かあらかじめ確認しておく方式をとります。緊急性が高い時には電話やメールですぐ伝えるため、対処が遅れる心配はありません。

秘書代行が利用されるケース

秘書代行がよく利用されるケースは、現場仕事が多い、自分の業務に集中したい、あるいは新規の人材採用が難しい時です。

現場仕事が多い

現場での仕事が多いと席を外しがちになり、秘書代行が役立ちます。

現場仕事が多い場合、外出する機会が増えます。できるだけ電話を受けたいと思っても、なかなか職場にとどまれません。そのままでは、多くの着信を逃すことになります。

秘書代行は外出中でもオペレーターが着信を受けてくれるため、不安なく職場を離れるために利用されます。

自分の業務に集中したい

秘書代行は、自分の業務に集中したい時にも頼れるサービスです。

仕事中に自分で電話を受けると、そのたびに作業の手は止まります。さらに、いつ着信があるか気になり始めれば自分の業務になかなか集中できません。

着信を気にかけずに済むと自分の業務に意識を傾けられるため、秘書代行がよく活用されます。

新規の人材採用が難しい

新規の人材採用が難しい時には、秘書代行が経費節減につながります。

職場で人手が足りなくても、予算的に余裕がないと簡単には新しい人材を採用できません。募集広告の作成や応募者の面接に伴う手間を考えると、新規採用はためらわれます。

秘書代行では業者側が人員を手配するため人材募集の面倒がなく、予算の厳しい職場でも選ばれています。

着信を取りこぼさない

秘書代行の活用により期待される大きな変化は、着信の取りこぼしの減少です。

オペレーターが常に待機

職場で秘書代行を申し込むと、サービスの利用時間中はオペレーターが事務員として常に待機することになります。

従業員が席を外す機会の多い職場では、オフィスが留守になることもあります。全員が外出し電話を受けられないと、その間は着信の取りこぼしを避けられません。

秘書代行では勤務中のオペレーターが電話の前で待機し続けるため、事務員が常駐するオフィスと大差なくなります。

電話対応が専門業務

秘書代行のオペレーターは、電話対応業務を専門とするところが一般的な事務員との大きな違いです。

通常、事務員の業務には電話対応以外の多くの作業が含まれます。いろいろ事務処理に追われると、オフィスに常駐していても電話対応に手が回らなくなる場合があります。

秘書代行なら電話対応がメインであり、オペレーターは他の事務作業を手がける必要がありません。

着信を取りこぼさない

秘書代行のオペレーターは電話対応に専念しやすい環境にあり、一般的な事務員と比べても着信の取りこぼしを防ぎやすくなります。

秘書代行の場合、オペレーターは勤務を終えるまで着信がなくても電話の前で待機します。一般的な事務員ほどは、他の事務作業に手を取られません。

そのため、秘書代行を利用すると着信の取りこぼしを確実に減らせると期待できます。

営業や本業に注力できる

電話対応しながらの作業で本来の業務に集中できない場合、秘書代行を活用すると本業に力を注ぐのに効果的です。

業務に伴う負担が軽減

秘書代行に電話対応を一任すると、その分だけ業務に伴う負担は軽減されると考えられます。

自分の担当業務に加えて電話にも対応していると、たいてい業務負担は軽くありません。間違い電話やいたずら電話で手を止められれば、精神的なストレスも増すでしょう。

電話対応だけでも秘書代行に任せれば、負担軽減につながると期待できます。

着信が気にならない

電話対応が自分の手から離れると、いつ着信があるか気にしなくて済みます。

ビジネスシーンでは、着信があってから2~3コール以内に電話を受けるのがマナーです。迅速に対応しようと考えていれば電話が気になり、自分の業務に意識を傾けるのは難しくなります。

秘書代行を利用した場合、マナーとして素早く対応しなければとの思いから着信を気にする必要はありません。

本業に注力しやすい

秘書代行の利用により業務負担が軽減され着信を気にしなくてよくなれば、本業に注力しやすくなると考えられます。

業務負担が減った場合、その分の余力を本業に注ぎ込めます。いつ着信するか気にする必要がなくなると、さらに本業への集中力を高められるでしょう。

とくに営業で外回りが多いと自分で電話対応しにくいため、秘書代行を活用する効果は大きいと考えられます。

マナーアップで印象度もアップ

秘書代行は常に親切・丁寧な受け答えを心がけているため、電話対応のマナーアップによる会社の印象度アップを見込めます。

電話対応がマナーアップ

秘書代行の利用で職場にもたらされる大きな変化は、電話対応のマナーアップです。

一般的に秘書代行のオペレーターは、入社時の新人研修で基本的なビジネスマナーや社会人としての正しい言葉遣いを一通り学びます。日々の業務のなかでも、スキルアップを怠りません。

これまで電話対応のマナーに問題が見られた場合、秘書代行の導入により品質の向上を望めます。

会社の印象度もアップ

電話対応のマナーアップは、会社の印象度もよくする重要な要素です。

マナーがよく親切・丁寧な電話対応は、お客様に喜ばれるケースが多く見られます。会社がきちんと人材教育していると評価される可能性も高く、印象度のアップにつながります。

電話対応のマナーアップで会社の印象がよくなれば、お客様からの信頼感は増すでしょう。結果的に売上が伸びれば、会社にとっては大きなプラスの変化です。

現時点で電話対応に不備があり改善が望まれる状況であれば、この機会に秘書代行の利用を検討してみてください。

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