秘書代行を選ぶコツ。コールセンター代行との違い

2019.11.21秘書代行
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不思議なことに、これだけ携帯電話やメールが普及している現代でも企業との連絡ツールといえば固定電話が一般的です。相手の反応がじかに感じられる固定電話に安心感を覚える方は多いと考えられます。しかし、固定電話にすると電話の相手に安心感を持ってもらえる反面、オフィスを留守にできない、電話対応に追われて仕事に集中できないといったデメリットもあるでしょう。そんな時におすすめなのが秘書代行サービスですが、会社によってサービスにどの様な違いがあるのでしょうか。秘書代行会社を選ぶ際にチェックしたいポイントや、コールセンター代行との違いなどをご紹介します。

秘書代行サービスを選びをする男性

 

秘書代行サービスとは?メリットをご紹介

秘書代行サービスとは、企業の方に代わってかかってきた電話に対応するサービスです。今では多くの企業に利用されていますが、1970年代からスタートしたとされている歴史あるサービスです。

携帯電話やメールに対して、「すぐにつながらないかもしれない」「返信がいつになるか分からない」といったマイナスイメージを持っている方は多いものです。そのため、会社の電話番号が固定電話番号でない場合はお客様に不信感を与えてしまう恐れがあります。起業するなら固定電話を引くべきといえますが、人手不足などが理由で電話対応が難しい場合は秘書代行サービスがおすすめです。企業が秘書代行サービスを導入することで得られるメリットをいくつかご紹介します。

 

人件費削減

人手不足に悩む企業にとって、常に電話に出られるスタッフをひとり確保しなければならないというのはかなりの痛手になるのではないでしょうか。さらに、お客様に失礼のないように電話対応してもらうためには、企業知識や電話対応スキルが必要となるため、それ相応の時間も必要になるでしょう。秘書代行を利用すれば、電話対応をしっかりと学んだオペレーターが、企業の一員として依頼に沿った対応をしてくれます。

 

業務に専念できる

人件費削減のために、電話番を社員に任せている企業も多いのではないでしょうか。電話が頻繁にかかってくるとなると、対応に追われてしまって業務に集中できません。電話対応を秘書代行に任せれば、電話対応に割いていた時間を有効に活用することができます。社員の負担を減らすことにもなるため、生産性やモチベーションの向上にもつながるでしょう。

 

注文を逃さない

会社を留守中に仕事の依頼や問い合わせの電話があった場合、大切なお客様が他社に流れてしまう可能性があります。固定電話があったとしても、なかなかつながらないようでは意味がありません。かえってお客様に不信感を与えてしまう可能性もあります。秘書代行なら企業に代わってしっかり電話番を果たすため、かかってきた依頼や注文の電話も逃しません。

 

信頼性がアップする

企業に電話をかけた時に、なかなかつながらなかったり電話の対応に問題があったりする場合、不信感を覚える方は多いようです。秘書代行を利用すれば、外出時や商談中にかかってきた電話でも対応することが可能です。電話対応のレベルも高いため、お客様の満足度もアップするでしょう。確実に電話に出ることと安定した電話対応スキルは、信頼性アップにつながるのです。

 

秘書代行サービスはこんな企業におすすめ

秘書代行サービスは、豊富な実績を積んだ専門知識のあるオペレーターが担当します。そのため、業界ならではの専門用語を含む高度な受け答えが求められる電話対応も可能です。質の高い応対を求めている弁護士や公認会計士などの専門職におすすめです。

また、秘書代行サービスは問い合わせや注文の電話が多く、電話窓口の設置が必要不可欠な業種にもおすすめできます。土日や夜間も関係なく24時間対応が求められる小売業やネット通販事業、緊急時の対応が求められる住宅設備会社などで導入すれば、コスト削減や顧客満足度アップにつながるでしょう。

起業したての頃は、ビジネスを軌道に乗せるための重要な時期です。電話対応のために人手を割く余裕もないほど忙しくなるでしょう。しかし、そんな時期だからこそ電話を取り逃して、お客様の信頼を失ってはいけません。起業したてで営業や商談などでオフィスを留守にする機会が多い方は、ぜひ導入をご検討下さい。

ほかにも、働き方改革の一環として、リモートワークやテレワークを取り入れたいと考えている企業にもおすすめです。オフィスを留守にしていても電話を取り逃すことがないため、従業員の働ける場所の選択肢が広がります。

 

 

秘書代行会社を選ぶ際、チェックしたいポイントは?

秘書代行会社は数多くありますが、サービスの質や内容は会社によって異なります。自社の希望に合ったサービスを選ぶために、チェックしておきたいポイントをご紹介します。

 

料金

秘書代行サービスを利用する際、重要なポイントとなるのが料金でしょう。多くの場合、プランによって料金が変わり、料金によって対応できる電話の件数などが定められています。超過した分は別途料金がかかるため、依頼する前に月平均何回くらい電話がかかってくるか調べておきましょう。

 

サービスの範囲

プランによって、伝言を受け付けるだけのものから質問の受け答えを行うものまで、サービス内容に大きく差が出ます。なるべく費用を抑えたいと考えている方は多いでしょうが、料金の安さだけを重視して選ぶと希望のサービスが受けられない可能性もあります。料金だけにこだわらず、サービス内容もしっかりチェックしておきましょう。

 

対応可能な時間帯

例えば、ネット販売業者の様に24時間365日の電話対応が求められる企業の場合は、土日や夜間でも対応可能かどうかをチェックしておきましょう。営業時間外だけでも秘書代行サービスを利用することで、大幅なコスト削減につながります。

 

 

コールセンター代行との違いとは?

コールセンター代行とは、さまざまな電話の受信業務を代行するサービスです。秘書代行とコールセンター代行の違いを踏まえつつ、それぞれどの様な場面での利用が適しているのかをご紹介します。

 

秘書代行とコールセンター代行の違い

秘書代行サービスは、依頼を受けた企業のスタッフとして電話対応業務にあたります。対応の仕方はプランや希望によって変わりますが、きめ細かで丁寧な対応が特徴です。そのため、秘書代行は比較的小規模な用件に適しているといえます。

一方、コールセンター代行は、主に大量受電が見込まれる場合に利用されることの多いサービスです。マニュアルに沿って質問に答えたり注文を承ったり、希望に合わせた対応が可能なため、キャンペーンの応募や予約受付などに適しています。

 

コールセンター代行が選ばれるケース

コールセンター代行は、案件に合わせて幅広い電話受信業務に対応可能です。特に、キャンペーンやアルバイト求人の応募受付や問い合わせ対応、通信販売の受注など、大量受電が見込まれる場合コールセンター代行が選ばれます。自社に電話対応の体制が整っていない企業や、アルバイト集めやマニュアルの作成が負担になってしまう場合はコールセンター代行の利用が便利でしょう。

 

企業にとって、電話の対応は信頼度アップのために非常に大切な要素となります。電話対応の負担やコストの削減に悩んでいる方には、秘書代行サービスがおすすめです。オペレーターがどの程度の対応をしてくれるかは、各社のサービス内容やプランによって異なります。自社の希望に合ったサービスを選びましょう。

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