企業様のお悩みを解決!秘書代行

2019.10.31秘書代行
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会社の人手が足りないと、電話が着信しても出られないことが少なくありません。事務員を雇おうと考えた場合、頭を悩ませるのが経費の問題。秘書代行を活用すれば、お悩みの解決に効果を発揮します。このサービスがもつさまざまなメリットを理解しておけば、コストカットや業務の効率化に役立てられるでしょう。そこで今回は、秘書代行がもたらす各種のメリットをご紹介します。

秘書代行

 

事務員ひとり雇うよりリーズナブル

秘書代行は新たに人を募集する手間がかからず人材育成も不要のため、事務員ひとり雇うよりリーズナブルです。

 

募集の手間がかからない

事務員として誰かを雇うとなると、避けて通れないのが募集広告の作成。いろいろとスタイルはありますが、いずれにしても広告記事の作成は欠かせません。応募があれば電話やメールで必要事項を伝え、面接日時も決める必要があります。自分で面接するなら、そこでも時間を取られます。大勢と面接すれば、自分本来の仕事は作業効率が落ちるでしょう。

これらの手間を省けるサービスが、秘書代行です。サービスを申し込めば、わざわざ自分で応募者を募らなくて済みます。貴重な業務時間を犠牲にして募集広告をつくる面倒がなくなり、何人もの応募者と面接を繰り返す必要もありません。広告作成の費用を節約できるだけでなく、空いた時間は本来の業務に専念できるので業績アップも望めます。

 

人材育成も不要

新しく事務員をひとり採用した時、すでに十分なスキルが備わっているとは限りません。業種によっては、電話対応で一定レベルの専門性を求められる可能性もあります。そんな場合には、ある程度の人材育成が不可欠です。採用後に会社が望む電話対応のスタイルや専門知識を教えるとなれば、かなりの時間がかかると予想されます。

秘書代行のオペレーターは、最初の研修で一通りのビジネスマナーや言葉使いを習得している場合が一般的です。新しい商品やサービスを案内する業務では、担当オペレーターが事前研修で専門的な商品知識を学ぶことも少なくありません。事務員を雇うのと違って会社による人材育成はほとんど不要であり、それだけ人件費を抑えられます。

 

現場仕事が多く電話に出られない!

現場仕事が多いと、事務所は留守になりがちです。なかなか電話に出られない時、秘書代行は大いに役立ちます。

 

秘書代行で着信の取りこぼしを軽減

お客様や取引先からは、事務所にスタッフがいない時でも電話がかかってきます。現場仕事が中心のため外出する機会が多ければ、留守中の着信は受けられないかもしれません。たくさんの電話を取りこぼしていると、ビジネスチャンスを逃す可能性も増えます。事務所に長くとどまれなくても、電話に出にくいままの状態が続くのは望ましくありません。

秘書代行は、そんな事態の改善に大きな効果を発揮します。事務所が留守でもオペレーターが電話を受けてくれるので、取りこぼしのリスクは減らせます。急ぎの案件や重要な契約に関して問い合わせがあった時でも、電話に出られず対応が遅れる心配はありません。留守中にビジネスチャンスを逃さないか心配せず、安心して事務所を離れられます。

 

現場仕事にも集中できる

現場仕事が多い場合、携帯電話を持ち歩くという選択肢があります。それでも、大事な打ち合わせの途中であれば即座に対応できないことが少なくありません。現場でいろいろ問題が起こり予想以上に忙しくなると、携帯電話に着信があったことを忘れる可能性もあります。携帯があるからといって、必ずしも問題が解決するとは限りません。

こんなケースでは、携帯電話をもつとともに秘書代行も活用すると現場仕事に集中しやすくなります。着信があった時にオペレーターが対応していれば、電話がつながらず不満に思われる心配はありません。時間的な余裕が生まれてから用件を確認すれば、落ち着いて折り返しの電話を入れられます。常に携帯を確認しなくて済むため、注意散漫にならず現場仕事に向き合えます。

 

分業化を推し進め、業務効率化を徹底したい

秘書代行を利用して会社の仕事を分業化すると、各業務の効率化が進むとともにいつでも丁寧な顧客対応が可能になります。

 

営業電話を回避

会社にかかってくる電話は、大切なお客様や馴染みの取引先ばかりではありません。業務とはほとんど関係ない営業電話や間違い電話、時にはいたずら電話も含まれます。社員がすべての電話を受けていると、その度に作業中の仕事は止まります。貴重な業務時間が失われるなか仕事とは無関係の電話に集中力が途切れれば、効率的とはいえません。

秘書代行を導入すると、すべての電話対応を担当オペレーターに任せられます。どれだけコール数が多くても、社員が受ける必要はありません。いつ着信があるか気にせず、自分の仕事に専念できます。仕事の手を止めて電話に出ることはなくなるため、たくさんの業務を抱えていても効率的に処理しやすくなります。集中して仕事に臨めば、業務レベルの向上も見込めるでしょう。

 

秘書代行は丁寧に対応

電話は、会社とお客様をつなぐ大切な窓口のひとつです。とはいえ、クレームの電話やいたずら電話にはストレスを感じることが少なくありません。悪気のない営業電話や間違い電話も、何度となく続けばストレスの原因になります。イライラした気持ちが蓄積すれば、大切なお客様からの電話でも、語気が荒くなってしまうかもしれません。

そんな事態を防ぐには、秘書代行が有効です。オペレーターは、電話の内容に関係なく常に丁寧な対応を心がけています。悪質なクレームないたずら電話でも、基本姿勢は変わりません。ベテランになれば気持ちを切り替える方法も心得ており、不愉快な電話であってもストレスをため込まず誰に対しても穏やかな言葉使いで受け答えします。

 

他社とはここが違う!オーダーメイド秘書代行のメリット

秘書代行は、どこの業者でも同じわけではありません。弊社のオーダーメイド秘書代行は他に見られないメリットがあります。

 

応対方法をオーダーメイド

電話を受けた時の応対方法は、会社ごとに一律ではありません。ひとつの会社でも、どんな対応が望ましいかは電話がかかってくる時間帯によって異なります。比較的に業務が落ち着いている時には、すぐ電話を取り次いでもらっても差し支えないでしょう。会議が多い時間帯には、用件だけ確認して「折り返し連絡します」と伝えてほしいところです。

オーダーメイド秘書代行は、クライアント企業のニーズに合わせて応対方法を変えられます。会社の都合をふまえ、曜日や時間帯によって「月曜日の○○時までは外出対応」「金曜日の○○時以降は退社対応」といった具合に回答できます。事前に1日の予定をお預かりした場合、スケジュールにしたがった案内も可能です。

 

電話の内容によって柔軟に対応

電話の内容によっても、応対が変わる場合はあります。お客様や取引先からの電話は、いずれも丁寧に対応しなければいけません。営業電話であれば、どんな関係の業種かによって話を聞くか断るかが決まります。間違い電話やいたずら電話なら、できれば電話を受けたくありません。

 

オーダーメイド秘書代行を利用すると、営業電話の応対を変えられます。「○○関係は折り返し対応」「△△関係はお断り対応」と区別できます。お断り対応で報告不要のセールス電話、間違い電話、いたずら電話は、コール数にカウントされません。電話の内容ごとに柔軟な応対が見込めるうえコスト面でも無駄な出費を避けられるので、このサービスは非常におすすめです。

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