電話秘書の導入のすすめ

2016.04.18秘書代行
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電話秘書の導入のすすめ

電話秘書は、あなたの代わりに電話対応やスケジュール管理などをしてくれる頼もしい味方です。しかしながら、電話秘書の導入を初めて検討している方であれば、「安心して任せられるのか」、「どこまで業務を任せられるのか」など、不安を感じることもあるのではないでしょうか。そこで今回は、電話秘書の主な業務や対応範囲、注意点などをご紹介します。

電話秘書とは

電話秘書とは、依頼者に着信した電話に専門のオペレーターが対応し、その内容を依頼者へ報告するサービスのことを言い、「電話代行」、「秘書代行」などとも呼ばれています。外出や会議などで電話に出ることができない場合に代理で対応してくれるので、大切な用件を逃し、トラブルや機会損失になることを避けることができます。

また、最近は特定の個人に対してだけでなく、会社全体の電話代行としても使われるようになってきています。事務所を留守にする場合や、繁忙期などで電話の対応件数が多くなる場合、そのほか大切な会議を電話で中断されたくない場合など、社内の従業員では電話対応が困難な時でも対応してもらえるのが魅力です。

電話秘書の対応範囲

電話秘書の特徴は、機械が自動で音声を流す留守番電話などとは違い、実際に秘書が対応しているようなサービスを受けられることです。また、以前は電話秘書と言えば、単純に用件を聞いて受付し、それを依頼者に報告するだけの業務でしたが、複雑化する現代のニーズに合わせ、より柔軟なサービスを行えるようになってきました。
現在、多くの電話秘書で行える主なサービスとしては、以下のようなものがあります。

  • 用件の受付および、依頼者への報告
  • 社長や従業員のスケジュールの把握とそれに合わせた対応
  • 頻繁に連絡のある取引先や担当者の把握や管理、それに合わせた対応
  • 「○○の代理で連絡させて頂きました」といったアウトバウンド対応

上記に加え、求人広告を出稿した際の応募受付や、簡易注文受付などのサービスにも対応が可能な場合もあります。対応してもらいたい具体的な内容がある場合は、電話秘書業者まで一度問い合わせてみると良いでしょう。

電話秘書を導入するときの注意点

一般的に電話代行と電話秘書はほとんど同じ意味ですが、業者によっては名称ごとに異なるサービス範囲を提供しているケースもあるため、申し込みの際にはサービス範囲をしっかり確認する必要があります。一般的な電話秘書の業者は、「一通りのサービスをパックとして、1カ月あたり○件まで対応」というサービス範囲になっています。

サービス範囲に関しては、業者によって大きく差があり、特に格安をうたっている業者はサービスが貧弱であったり、最初に説明されていた内容と違うといったトラブルもあるようです。そのため、単純な価格の比較だけではなく、企業の実績やサービス範囲をよく確認してから契約することをおすすめします。返金サービスを行っている業者や、お試し期間がある業者を選ぶと、自分の会社のニーズに合った対応してもらえるかどうか見極めることができるでしょう。

電話秘書は、企業の繁忙期でも柔軟に対応してくれる便利なサービスです。賢く利用すれば売上アップやトラブル防止にも役立ちますので、上記を参考に導入してみてはいかがでしょうか。

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