電話代行サービスの案内書を刷新しました

2013.10.31秘書代行
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サービス案内や料金表を取り揃えております

「そろそろサービス案内書を作り直しませんか？」ということを営業担当者が発したことが事の発端でした。

「サービス案内書」というのは、弊社、電話代行サービス（株）が新規のお客様へとお渡しする会社案内や、サービス詳細資料、料金表などを取り揃えたパンフレットとなっています。

当然ですが、これまでも「サービス案内書」は提供しておりました。ですが、まだ郵送が主流だった頃に制作された「サービス案内書」だったこともあり、今では利用する機会はあまり多くありませんでした。

今の時代はインターネット接続が発達しており、企業間の問い合わせはインターネットを介して行われることが一般的です。その後のやりとりも、メールなどを用いることが一般化しております。

メールやお問い合わせフォームで見積もりの依頼を受けると、メールにて見積もりを返します。それ以外の方法としては、旧来から行っている電話による見積もりが挙げられます。皆様は、日数のかかる郵送よりも、その場でおおよその金額がわかる電話や、数時間以内で詳細な金額がわかるメール問い合わせをご利用されています。

そのため近年では、サービス案内書を用いずに、電話やメールによる見積もりがメインになっていました。そういう意味では、サービス案内書を刷新することは急務ではなかったのかもしれません。

グラフとにらめっこのビジネスマン

電話代行サービス（株）のサービス案内書

しかし、時として「郵送でサービス案内書と共に見積もりを下さい」という問い合わせをいただくことがあります。この時は、見積もりと一緒に昔からあるサービス案内書を発送しておりましたが、内容に関しては不満を抱いていました。それほど最近に制作された内容ではないので、書かれている解説が不十分、あるいは不親切であったり、今提供しているサービスがすべて掲載されていないなどの問題を抱えていました。

そこで営業担当者が「サービス案内書の刷新」を提案したということです。サービス案内書の刷新作業としては、まずは現在提供しているサービス項目の追加です。

以前には取り扱っていなかったサービスが増えると共に、オプションサービスに関しても充実してきましたので、それらの追加を行いました。

それとは別に、これまであったサービスの説明文を見直し、必要なものと、必要ない項目を洗い出し、新しい記述に書きなおしたり、記述そのものを削除してしまうなど、サービス案内書の多くを刷新対象として修正を行いました。

サービスの開発や改善は、今後も継続して行います。つまり、新しいサービスができ、変化していくと、サービス案内書は時代遅れになっていくことになります。しかし、案内書が時代遅れになることは悪いことではありません。その都度改善すれば良く、サービス内容の改善と、時代に合わせた変化を行っている証なのですから。

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