秘書代行の利用で想定されるメリットとは?

2017.07.07秘書代行
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さまざまな業種に利用される秘書代行

個人事業主や中小企業、弁護士や不動産会社などの専門業種など、さまざまな組織や団体に利用されている秘書代行。その利用目的は事業者によって異なりますが、サービスを利用するかしないかで、どんな結果が予想されるでしょうか? 今回は、「新規独立」「企業のアウトソーシング利用」という2つのケースを取り上げ、秘書代行を利用する場合のメリットをご紹介します。秘書代行の利用を検討されている事業者様は、ぜひ参考にして下さい。

新規独立!秘書代行を利用するメリットとは?

新規事業者の最大の課題は、コスト対策ではないでしょうか。いかにイニシャルコストを抑えて事業運営を軌道に乗せるかが、成功するかしないかの分かれ目と言っても言い過ぎではありません。

独立したばかりの水道事業者が秘書代行を利用するメリット

水回りトラブルを解決してくれる水道修理事業者。大手の会社もありますが、細々と個人経営でやっている事業所もあります。独立したばかりの個人事務所だと、売上も不安定で、来客対応から電話受付、営業や見積書の作成と何から何まで自分でこなさなければならず、肝心の施工や修理工事になかなか専心できない、という声もよく聞かれます。

その様な難しい状況の中、秘書代行を利用したらどうなるでしょう?まず、工事の依頼や問い合わせ、価格の相談に関する電話は、すべて代行会社のスタッフが受け付けてくれます。お客さまからの電話内容はきちんと事後報告されますので、その後の対処もスムーズです。

仮に、事務員を雇って秘書代行のスタッフに一任する業務すべてを補う場合、人件費の負担が大きくのしかかります。顧客からの問い合わせをオペレーターに任せることで大幅な業務量の軽減になるのであれば、コストパフォーマンスにすぐれた秘書代行を選択するのがベストです。

重要工事も万全!

水道修理事業者は水回りのトラブルを解決するという大切な役目を持っています。しかし、大切な作業中に、修理依頼を希望する方から問い合わせの電話がかかってこないとも限りません。集中して行いたい作業であるにも関わらず、片手間に電話対応して手元に狂いが生じたら、事故やトラブルの恐れも出てきます。秘書代行を利用していれば、その様な杞憂もありません。工事の完成という最低限のノルマを達成でき、お客さまの信頼度も勝ち取れます。

アウトソーシングで、企業が秘書代行を利用するメリットは?

「電話の受付業務はできる限り専門会社にアウトソーシングして、メイン業務に注力したい」ひとつの業務を分業化して合理化を図ることで、作業効率はアップし、現場の活性化につながります。

ブライダル会社が秘書代行を利用するメリット

結婚式の会場設営や関係者の打ち合わせ、式の進行など、結婚式や披露宴に関する業務は、持ち場を任された担当者に一任されるケースが多いです。「打ち合わせも式運営の業務も、電話対応もひとりでやらなければならない」その様な問題を解決するソリューションとして秘書代行は有効です。

電話受付をアウトソーシングするだけで、予約客との打ち合わせや式運営の業務に集中できます。研修でしっかりブライダルに関する知識をマスターしたオペレーターが対応にあたりますので、クレームなどの心配もありません。もちろん、事務員をひとり増やして電話窓口を整えるより断然コスト安です。

こんな状況にも対応できる!

結婚式は、1日に2組、3組行われるケースもあります。式の途中、次の式に参加される方から、「会場までの場所を教えて欲しい」などの問い合わせを受けることもあるでしょう。披露宴の進行中で営業担当が対応できない時でも、オペレーターが懇切丁寧に案内します。お客さまの会社や営業担当に対する信頼度もアップするでしょう。

電話代行サービス(株)の特徴

秘書代行も代行会社によってサービス内容や料金体系、サービスに対する取り組み姿勢が異なります。そこで、弊社の特長をご紹介します。

業界初のオーダーメイド型注文システム

ほかの代行会社のサービスプランを見ますと、「おまとめパック」や「標準コース」などのメニューがあります。便利なオプションサービスがパックになったプランは単体で利用するより料金的にお得かもしれませんが、オプションを必要としない場合、無駄なコスト負担となってしまいます。弊社はオーダーメイドで貴社のご都合に合わせたサービスのカスタマイズが可能です。サービスの使い勝手の良さを理由に選ばれる事業者様も多いです。

独自の教育プログラム

弊社には、6ヶ月に1度のオペレーター研修ブログラム「DS/QCプログラム」があり、オペレーターが日々の業務を行ううえで欠かせない「技術」「心構え」「知識」を高い水準で維持するための教育を行っています。これはオペレーター歴も豊富なベテランも対象です。スタッフ間にスキルのバラツキがなく、一定水準の品質レベルが維持できるのも、現場を支えるバックアップシステムが確立しているからこそ。また、スタッフのモチベーションを維持するための資格取得支援も積極的に行っています。

弊社サービスに関するご質問がありましたら、ご遠慮なくお問い合わせ下さい。

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