秘書代行選びに迷ったときは??

2018.12.18秘書代行
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Hisho-Operator

個人事業主の方や、新規事業を立ち上げた方の中には、電話対応を任せるために秘書代行の利用を検討している方もいらっしゃることでしょう。
しかし、多くの秘書代行の業者が存在するため、どの業者を選ぶべきなのか迷っている方も多いかもしれません。サービス内容も料金形態もさまざまですから、悩んでしまうのも無理はありません。
そこで今回は、秘書代行選びに迷ったときのポイントをご紹介します。

秘書代行選びに迷ったときにチェックすべきこと

秘書代行選びに迷う人

秘書代行を利用しようと思い立ち、インターネットで依頼先を探してみたものの、秘書代行業者がいくつも出てきてどこが良いのか分からなくなってしまう…なんてこともあるでしょう。そんなときは、それぞれの秘書代行の特徴などをチェックしていくことをおすすめします。
まずは秘書代行選びに迷ったときチェックすべきポイントをご紹介します。

まずは自社の状況をチェック

秘書代行は、着信数や電話対応の内容によってサービスや料金が変わることがあります。まずは、自社の電話対応や電話状況を確認しましょう。
どのくらいの着信数があり、どのような電話がかかってくるのか、改めてチェックしてください。自社の電話対応の状況を確認しておくことで、見積もりなどの相談がしやすくなります。また、業者側から、より具体的にサービスの提案をしてもらえるかもしれません。

ヒアリングから行ってくれるかどうか

自社の状況をチェックしても、どのようなサービスを利用すれば良いのか分からない場合も多いかもしれません。
そこで多くの秘書代行サービスがある中でも、まずは会社や日々の現状からしっかり聞いてくれるサービスを選ぶことが大切です。現状をきちんとヒアリングした上で分析し「こんなことがお手伝いできればお役に立てますか?」といった提案をしてくれる秘書代行を選定しましょう。

自社に合ったプランを提案してくれるかどうか

中には、明らかに不要と思われるようなサービスを提案してくる業者も存在します。必要以上に、オプションサービスの提案をしてくる場合もあるかもしれません。
どんなに素晴らしいサービスだとしても、自社にとって不要なサービスを利用することはありません。不要なオプションサービスの契約をしてしまえば、その分のコストが無駄になります。利用料金が思った以上に高額になってしまうこともあるため、不要と思われるサービスをしつこく提案してくる業者には注意しましょう。
1つ目のポイントでご説明した通り、自社に合っているプランが提案されているか確認するためにも、自社の電話状況は必ず事前にチェックしておくことをおすすめします。

利用料金の確認

コストを抑えるために、なるべく低価格な業者を選びたくなるかもしれません。
しかし、料金が安くても希望するサービスがオプションになっている場合があります。他にも何かを犠牲にして価格を落としている場合もあるかもしれません。低価格とうたっていても、実際はオプションなどにより思った以上に利用料金が高くなってしまうことがあるため、注意が必要です。
そのため、利用料金が明確になっているか、利用したいサービスの料金形態を確認すると良いでしょう。

サービスの質を確認

電話対応で会社の印象が左右されてしまうことがあります。自社の信頼につなげるためにも、サービスの質を確認しておきましょう。
在宅のオペレーターを雇用している場合は要注意です。業務管理が難しいため、サービスの質の統一ができていない可能性があります。また対応するオペレーターの数が少ない場合は、かかってきた電話を取りこぼす可能性もあります。
サービスの質をあらかじめ確認するためには、電話対応をするオペレーターの勤務形態や人数について確認しておくことをおすすめします。

お試しサービスがあるならぜひ利用を

秘書代行のお試しサービス

秘書代行選びに迷った際は、業者ごとにサービスやプラン、質を確認するのはもちろん、お試しサービスを利用してみるのも1つの手です。
お試しサービスとは、秘書代行を無料でお試しできるサービスのこと。業者ごとに期間は異なりますが、お試し期間を設けていることがあります。期間限定のキャンペーンとして実施している場合もあるので、問い合わせをする際にお試しサービスがあるかどうか尋ねてみると良いでしょう。
お試しサービスを利用することで、スムーズに電話内容が伝達されたか、クレームはなかったか、要望通りに対応してくれるかなどを確認できます。

おわりに

今回は、秘書代行の利用を検討している方が悩みがちな「秘書代行の選び方」をご紹介しました。
電話対応が多くて本来の業務に手が回らないという状況は、ビジネスを減速させてしまうことにも直結する問題です。早期に解決するために手助けを求めることは、手抜きでも怠慢でもありません。あまり深刻に考えすぎず、まずは気軽に相談してみてはいかがでしょうか。
今抱えているビジネス問題の解決に、秘書代行の活用は大きなサポートとなるはずです。

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