信頼と安心が第一！秘書代行サービスの選び方
2016.11.16秘書代行
秘書代行を選ぶ3つのポイント
電話代行や取り次ぎ業務などで忙しい仕事をサポートしてくれる秘書代行。同じ電話代行を提供する会社によって内容も価格も品質も異なってきます。せっかく秘書代行を頼んでも対応が良くなかったり価格で損をしたらがっかりです。こちらの記事ではそんな秘書代行の利用を検討している方のために向けた公開しない秘書代行会社の選び方のポイントをご紹介いたします。
秘書代行ってどんな時に便利？
まずは秘書代行を利用すると便利になる状況について説明したいと思います。この説明を参考に、秘書代行を導入するか検討していただければと考えます。一般的な秘書代行のサービスでは、不在時や営業時間外の電話の代行や、取り次ぎや伝言などの業務を行っています。営業や外部での打ち合わせなどで会社におらず電話に出れない方や、セールス電話などの応対を省いて作業に集中したい方、起業したてで電話番を雇う余裕のない方などに秘書代行はおすすめです。
また、事務員や電話番を雇うよりも低コストなことや、基本的な業務のスキルがすでに身についているので研修の必要がなくすぐに業務をしてもらえるなど秘書代行サービスには様々なメリットがあります。
選ぶポイント1：スタッフの質を知ろう
秘書代行会社を選ぶにあたって重要なのが何といってもその会社にいるスタッフの質です。
せっかく秘書代行を利用しても担当オペレーターの質が低くお客様から指摘を受けたりしてしまったらむしろ企業のイメージダウンになってしまいます。秘書代行を行っている電話代行会社では最初の頃に研修があったのみでその後のオペレーターの教育やケアを行っていないなんていう会社も意外と少なくはありません。
また、この様な電話代行会社を行っている会社では一日に何本も電話応対を行い、時にはクレームの処理など精神的にも辛い業務も多くあります。その様な時のスタッフのモチベーション維持の対応や対策を会社できちんと行っているかどうかもスタッフの質に大きく関係してきます。なので、その会社のパンフレットやインターネットでのクチコミ情報などをチェックしてどの様なスタッフ教育や実際の対応を行っているのか確認してみましょう。
選ぶポイント2：支払い金額やプランをしっかりと確認しよう
秘書代行を雇うにあたって気になってくるのはやはりコスト面です。同じような内容の秘書代行サービスでもお値段がお得な方にもちろんお願いしたいはずです。また、料金の削減においてはサービスのプランも慎重に検討することをおすすめします。
秘書代行会社によってはコール数無制限や外国語対応のできるバイリンガル対応など様々なサービスを行っています。一見お得で便利そうなサービスに感じても今一度本当に必要なのか電話代行を提供している会社へと相談してみましょう。無駄なオプション料金を支払うことにならないように冷静に相談しましょう。
また、この様な料金設定の判断は1社だけでは価格が分かりにくいので複数の秘書代行会社で見積もりをして比較してみてはいかがでしょうか。
選ぶポイント3：代行会社の体制のを知っておこう
次に代行会社を選ぶポイントとなるのはその会社がどの様な体制で業務を行っているかです。何人体制で電話のオペレートをしているかや、基本の料金で利用できるサービス内容の詳細など詳しい会社の情報を調べてみましょう。もしも、サービスの説明や会社の体制の説明を詳細にしてもらえなかった場合は業務や体制に何かしらの不安がある可能性もあります。反対にサービスに自信にある会社は丁寧にその様な説明を行ってくれるでしょう。
秘書代行サービスを上手に活用すれば仕事が円滑に進み作業効率が大幅にアップします。秘書代行を行っている会社は全国でもたくさんあります。たくさんある中でもしっかりとサービス内容や値段設定を確認して自分が求めるサービスを提供してくれる会社を選びましょう！
電話代行サービス株式会社広報部
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